Digitaler Nachlass – Teil 2
INHALT
- Digitaler Nachlass – wie muss ich ihn verwalten?
- Digitaler Nachlass – wie entferne ich die Daten?
- Wann ist ein digitaler Nachlass erledigt?
- Digitaler Nachlass – Fazit
- FAQ
- « Digitaler Nachlass | Teil 1 – Nachlass erstellen
- FAQ
Digitaler Nachlass – wie muss ich ihn verwalten?
Falls du den digitalen Nachlass einer/eines Anderen regeln musst, ist es zunächst wichtig, die Vorgehensweise zu planen und nicht irgendwo anzufangen. Zwar ist ein digitaler Nachlass nach einem Schema aufgebaut. Die Aufstellung kann aber nicht von oben nach unten abgearbeitet werden, da für die Verwaltung der Zugriff auf
- die Geräte, z. B. für Passkeys, Erhalt von 2FA-Codes per SMS, …
- den Passwort-Manager oder Authenticator, sofern vorhanden sowie
- die E-Mail-Konten zum Erhalten von und Antworten auf Bestätigungs-E-Mails
absolute Voraussetzung ist. Kontrolliere auch, ob du die notwendigen Dokumente vorliegen hast:
- Gültige Vollmacht, die auch über den Tod hinaus gilt
- Erbnachweis / Erbschein
- Persönliche Daten desjenigen, für den du den Nachlass regelst
- Verfügung, was mit den Konten, Dateien, etc. passieren soll
Darüber hinaus solltest du alle deine Verwaltungsvorgänge dokumentieren:
- Welche Aufgaben hast du wann und wie eingeleitet und
- wann abgeschlossen.
- Wann hast du welche Daten, Dateien und Dokumente heruntergeladen und wo sind sie gesichert.
Was muss ich generell beachten?
Die Formalitäten für die Auflösung eines Kontos können sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden. Einerseits brauchst du dich manchmal nur einzuloggen,
- die Einstellungen aufzurufen,
- das Profil / die persönlichen Daten zu öffnen,
- auf den Löschen-Button zu klicken und
- das endgültige Löschen zu bestätigen.
Andererseits findest du bei manchen Anbietern eines Dienstes spezielle Formulare oder Vorgaben, wie das Konto aufgelöst oder „vererbt“ werden kann.
Was regele ich zuerst?
Beginnen solltest du mit den Konten, für die Verträge abgeschlossen oder den Diensten, die abonniert wurden. Prüfe jeweils die Laufzeiten, Kündigungsfristen und -modalitäten von
- Abonnements im Zusammenhang mit « Systemen
- « Festnetz – Internet – Mobilfunk – Verträgen
- « Finanzen – Konten und Karten
- « Website – Hosting
- « Cloud-Dienste – Abonnements sowie
- anderer « Abonnements und « sonstiger Online-Services
Während bei manchen Verträgen oder Abonnements eine sofortige Kündigung möglich ist, sind bei anderen Kündigungsfristen einzuhalten. Selbst im Todesfall kann es sein, dass du dem Anbieter eine bestimmte Bearbeitungszeit einräumen musst. Kündige als erstes die Verträge, bei denen die Kündigung erst nach Wochen, Monaten oder beispielsweise zum Jahresende wirksam wird. Notiere dir die Anforderungen und erstelle eine Tabelle mit folgendem Inhalt:
- Dienst / Anbieter
- gekündigt am
- … zum
- vom Anbieter bestätigt am
- noch ausstehende Zahlungen
- Konto geschlossen am
- eventuelle Anmerkungen
Speichere die Bestätigungen und kontrolliere, ob die Konten nach dem Stichtag tatsächlich aufgelöst sind und alle (personenbezogenen) Daten gelöscht wurden. Unter Umständen muss du die personenbezogenen Daten nach Erlöschen des Vertrags selbst entfernen oder den Diensteanbieter noch einmal auffordern, das zu tun.
Direkte Kündigung
Falls eine Kündigung sofort in Kraft tritt, versichere dich vorher, dass du die betreffenden Konten nicht mehr für andere Zwecke benötigst.
Berücksichtige auch, dass manche Anbieter auf einer schriftlichen Kündigung per Post bestehen, obwohl es sich um (reine) Online-Services handelte.
Welche Dienste müssen bis zum Schluss erhalten bleiben?
Als letztes entfernst du die E-Mail-Konten, den Passwort-Manager und die System-Konten. Danach setzt du die Geräte auf Werkseinstellungen zurück. Anschließend kannst du sie selbst nutzen, in dem du dich dort mit deinen eigenen Daten einloggst, sie verschenken oder verkaufen beziehungsweise recyceln lassen.
Letzte Kontrolle
Bevor du diese finalen Schritte vornimmst, kontrolliere noch einmal, ob auch wirklich alle Konten, Abonnements und Verträge beendet sind und keinerlei wichtige Kommunikation (z. B. Endabrechnung, erneute Bestätigung der Löschung, etc.) mehr mit den jeweiligen Anbietern zu erwarten ist!
Digitaler Nachlass – wie entferne ich die Daten?
Nachdem du die oben beschriebenen Vertragskündigungen vorgenommen hast, startest du mit den Profilen „reiner“ Online-Services sowie Apps. Anschließend nimmst du dir die Abonnements von Software sowie Streaming-, Gaming- und Cloud-Diensten vor. Es folgen die Login-Daten von Messengern, die Profile in sozialen Netzwerken und Verkaufs- oder Buchungspotalen.
Aufgrund der großen Anzahl würde eine Beschreibung des Vorgehens für jeden einzelnen Dienst diesen Beitrag sprengen. Deshalb zeigen die Abbildungen nur einzelne Beispiele für das Prinzip, aber keine individuellen Details.
Wie lösche ich „einfache“ Anmeldedaten?
Du öffnest das Programm oder die App oder loggst dich auf der jeweiligen Website ein. Anschließend gehst du zu
- Einstellungen,
- Mein Konto,
- Konto löschen
und folgst den Angaben des Anbieters. Je nach Anwendung vergewisserst du dich vorher, ob noch Inhalte heruntergeladen werden sollen oder ob alles verschwinden soll.
Falls es sich um Apps ohne Abonnements oder Ähnlichem auf Smartphones oder Tablets handelt, kannst du die App auch einfach löschen. Normalerweise verschwinden dann auch alle Daten (s. Abbildung 3, unten links).
Was ist bei Abonnements anders?
Bei Anwendungen und Portalen, die mit einem Abonnement verknüpft sind, loggst du dich auch zuerst ein. Danach suchst du in den Einstellungen zunächst nach der Seite, auf der du Abonnements bearbeiten kannst. Stelle sicher, dass das Abonnement gekündigt ist beziehungsweise sich nicht mehr automatisch verlängert. In manchen Fällen kannst du hier auch direkt die Angaben zur Zahlungsart löschen (s. Abbildung 3, oben links).
Erst wenn das erledigt ist, « löschst du das Konto wie oben beschrieben.
Abonnements finden
Je nach Anbieter variieren die Bezeichnungen in den Einstellungen und heißen nicht immer „Abonnements“. Unter Umständen musst du auf mehrere Menüpunkte, die eventuell in Frage kommen könnten, klicken.
Bei Streaming-, Gaming- und Cloud-Diensten kontrollierst du zuerst, ob nicht nur ein Abonnement existiert, sondern ob auch noch gekaufte oder hochgeladene Inhalte vorhanden / gespeichert sind. Verfahre dann damit, wie im digitalen Nachlass verfügt wurde und lösche das Konto erst, wenn alles andere geregelt ist.
Wie sieht es bei Messenger-Diensten aus?
Ähnlich wie bei zuvor genannten Diensten löscht du nicht nur einfach das Profil. Vorher solltest du nachsehen, ob es ein Backup gibt, eine Premium-Version verwendet wird und ob derjenige Administrator einer oder mehrerer Gruppen ist. Hinsichtlich der Inhalte und des Backups verfährst du wie im digitalen Nachlass gewünscht. Bei den Gruppen solltest du eine Nachricht in die Gruppen stellen und darum bitten, dass ein anderes Mitglied Administrator wird.
Im Prinzip ist das Löschen des Kontos vergleichbar mit der oben beschriebenen Vorgehensweise. Die 4. Abbildung zeigt als Beispiele links Signal und rechts WhatsApp. Jedoch kann es, abhängig vom Messenger, kleinere Abweichungen geben. Auch bieten manche Dienste an, dass das Konto automatisch nach einer zuvor festgelegten Dauer der Inaktivität vom Anbieter entfernt wird. Allen gemeinsam ist, dass, wenn du das Konto löschst, nicht nur die Daten und Inhalte verschwinden, sondern der Betroffene auch aus allen Gruppen entfernt wird.
Wie gehe ich bei sozialen Netzwerken vor?
Auch hier musst du dich zunächst um die Inhalte kümmern. Welche Wünsche wurden im digitalen Nachlass geäußert? Des Weiteren unterscheiden sich die Dienste darin, wie die Kontolöschung gehandhabt wird. Beispielsweise kannst du bei Facebook und Instagram das Konto in einen Gedenkzustand versetzen lassen. Dann bleibt das Profil erhalten, kann weiterhin aufgerufen werden, wird aber nicht mehr gepflegt. Bei anderen Diensten hast du nur die Möglichkeit es weiter zu betreiben oder komplett zu löschen.
Darüber hinaus verschwinden die Profile nach dem Löschen nicht sofort komplett vom Server des Anbieters. Meistens wird dir noch eine Frist von einigen Tagen oder Wochen eingeräumt, während derer du den Löschvorgang rückgängig machen kannst. Des Weiteren dauert es normalerweise einige Zeit, bis das Profil auch in den Suchmaschinen verschwunden ist. Nicht zuletzt gibt es Dienste wie beispielsweise die von Meta, bei denen zwar das Profil und die Inhalte nicht mehr aufrufbar sind, aber die Daten dem Unternehmen auf den Servern weiterhin zur Verfügung stehen.
Lies dir immer alle Optionen und deren Konsequenzen in den Einstellungen durch und folge den jeweils angegebenen Schritten.
Was ist bei Shops und Buchungsportalen wichtig?
Nach dem Einloggen solltest du prüfen, ob noch Bestellungen oder Buchungen offen sind und diese rückgängig machen. Außerdem siehst du nach, ob alle Rechnungen bezahlt sind. Auch ist es wichtig, bei Verkäufen, deren Bezahlung und Versand noch nicht erfolgt sind, den Vorgang zu stornieren und dieses dem Empfänger auch mitzuteilen. Gehe einfach alle relevanten Einstellungen durch und bearbeite sie, falls notwendig. Siehe hierzu die Einstellungsübersicht am Beispiel Amazon auf der Abbildung 3 rechts.
Verwaltung anderer Dienste
Hierunter sind alle Dienste zusammengefasst, die zwar online zugänglich sind, für die aber (oft langfristige) Verträge abgeschlossen wurden. In erster Linie sind dies Hosting, Finanzdienstleistungen, Steuern sowie Festnetz-Internet und Mobilfunk-Anbieter.
Da die Kündigungsmodalitäten je nach Dienst und Anbieter stark voneinander abweichen, kann hier auch keine allgemein gültige Vorgehensweise beschrieben werden. Setzte dich rechtzeitig mit den Unternehmen und Diensten in Verbindung und kläre, was wann und wie zu tun ist und welche Unterlagen oder Berechtigungsnachweise diese in welcher Form benötigen.
Wann ist ein digitaler Nachlass erledigt?
Wenn alle Punkte im digitalen Nachlass wunschgemäß abgearbeitet, alle Verträge ordnungsgemäß beendet und keine Zahlungen mehr offen sind. Für die Dauer der Verwaltungsarbeit spielen natürlich viele individuelle Faktoren eine Rolle. Jedoch kannst du davon ausgehen, dass es Monate oder, zum Beispiel bei den unter « Verwaltung anderer Dienste genannten Vorgängen, auch ein Jahr dauern kann, bis alles endgültig abgeschlossen ist.
Solange musst du unter Umständen auch noch Zugriff auf die zugehörigen Apps (z. B. für das Online-Banking) oder Programme haben. Erst dann kannst du sie deinstallieren, den Passwort-Manager und die E-Mail-Konten löschen und die Geräte zurücksetzen.
Digitaler Nachlass – Fazit
Ein digitaler Nachlass ist wichtig, heute vielleicht sogar noch wichtiger als eine Vorsorgeverfügung oder ein Testament. Die beiden letzteren könnten im Ernstfall Ärzte, Verwandte oder der Staat regeln, auch wenn du deine Wünsche nicht zuvor geäußert hast. Aber selbst wenn andere Personen wissen, auf welchen Portalen oder Plattformen du aktiv warst, können sie ohne Kenntnis deiner Zugangsdaten gar nichts tun.
Deshalb solltest du sobald du ein Smartphone oder einen Computer nutzt und im Internet aktiv bist, damit beginnen, alle damit verbundenen Daten zu notieren und diese Angaben immer aktuell halten. Ein digitaler Nachlass ist keine Frage des Alters, sondern betrifft auch oder gerade junge Menschen.
Als erstes erstellst du die Vollmacht, eine Verfügung und den eigentlichen digitalen Nachlass. Diese müssen deine persönlichen Daten, Namen und Kontaktdaten der Vertrauensperson/en, eine Auflistung aller deiner digitalen Aktivitäten und diesbezüglichen Wünsche enthalten. Auch dürfen natürlich der Hinweis, wie und wo dein digitaler Nachlass zu finden ist sowie deine Unterschrift mit Datumsangabe nicht fehlen. Diese Dokumente druckst du unbedingt aus und informierst deine Vertrauensperson/en darüber.
Ein digitaler Nachlass ist keine Frage des Alters
Je früher du damit beginnst, desto vollständiger wird die Erfassung sein und desto weniger Zeitaufwand ist nötig. Am einfachsten ist es, die Login-Daten und Besonderheiten in einem Passwort-Manager zu speichern. Falls du keinen verwenden möchtest, sollte dein digitaler Nachlass auf einer separaten Liste erstellt werden, die du sicher vor einem unbefugten, vorzeitigen Zugriff aufbewahrst.
FAQ
Wer sollte einen digitalen Nachlass erstellen?
Jeder, der mit einem oder mehreren Geräten ins Internet geht, dort Konten oder Profile anlegt und sich auf Websites, in Shops, etc. registriert.
Ab wann ist ein digitaler Nachlass notwendig?
Am besten beginnst du mit der Liste deiner digitalen Aktivitäten bereits mit deinem ersten Gerät und deinem ersten digitalen Konto.
Wo sollten sich meine Zugangsdaten befinden?
Vorzugsweise verwendest du einen Passwort-Manager. Ersatzweise kannst du auch alle Daten als Liste erstellen, die aber vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein sollte.
Wer kümmert sich später um meinen digitalen Nachlass?
Du bestimmst eine Person deines Vertrauens und eventuell noch einen Stellvertreter, der / denen du eine Vollmacht erteilst und mitteilst, wo deine Daten zu finden sind.
Wie wird ein digitaler Nachlass verwaltet?
Als Verwalter/in arbeitest du die „geerbte“ Liste ab und verfährst bei jedem Dienst so, wie im digitalen Nachlass verfügt.
Was muss ich zuerst und was zuletzt tun?
Als erstes kümmerst du dich um alle Dienste, für die Verträge oder Abonnements existieren. Als letztes löschst du die E-Mail-Konten sowie den Passwort-Manager und setzt die Geräte zurück.
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