Systemspezifische E-Mail Konten
Meistens beginnt es mit einem „System-Konto“. Je nachdem, mit welchem Computer-System oder Service-Anbieter du arbeitest, sind dies E-Mail-Konten bei
- Google: @gmail.com, @googlemail.com
- Microsoft: @outlook.com, @live.de, (@hotmail.com)
- Apple: @icloud.com, @me.com
Alle diese E-Mail Konten haben eines gemeinsam. Die Server-Standorte befinden sich (auch) außerhalb der EU. Deshalb entspricht der Datenschutz nicht unbedingt dem von der EU bzw. Deutschland geforderten. Zwar hat beispielsweise Google nachgebessert und ist sicherer geworden, an der „Auslands-Problematik“ ändert das jedoch nichts. Und eine Auswertung z. B. der Anmeldedaten zur Personalisierung von Werbung ist auch nicht auszuschließen.
Darüber hinaus mangelt es gerade bei den kostenlosen Konten oft an der Sicherheit und Verschlüsselung. So ist beispielsweise Yahoo wiederholt besonders negativ aufgefallen.
Beliebteste E-Mail-Services
Wie Statistiken zeigen, liegen Google und Microsoft immer noch weit vorne. Da diese Unternehmen ihren Kunden quasi die Einrichtung eines „passenden Kontos“ aufzwingen, um ihre Services optimal nutzen zu können, ist dies nicht verwunderlich. Jedoch befinden sich andere, früher sehr beliebte internationale Anbieter auf dem Rückzug.
So war AOL der erste und bis Mitte der 2000er Jahre größte Mail-Service-Dienst (mit Niederlassungen in Deutschland). Jetzt schafft er es nur noch knapp unter die ersten 10. Wahrscheinlich liegt das nur daran, dass viele Alt-Nutzer aus Gewohnheit ihr Konto behalten. Dagegen verliert ein weiterer beliebter großer E-Mail-Anbieter, Yahoo, kontinuierlich an Kunden.
Bereits 2015 äußerten sich viele Deutsche skeptisch gegenüber den US-Anbietern.
Starkes Misstrauen gegenüber US-Anbietern
So sagen 97 Prozent der Befragten, „dass die Sicherheit und der Schutz ihrer persönlichen Daten für sie bei der Wahl des Anbieters die entscheidende Rolle spielen. Ein Großteil der Befragten (74 Prozent) hat Bedenken, seine privaten Daten US-Anbietern anzuvertrauen. Bei 61 % haben die Bedenken gegenüber dem Datenschutz seit Bekanntwerden des NSA-Skandals weiter zugenommen.“ › Newsroom GMX.net
Und dieses Misstrauen bestätigte sich 2023 in einer Umfrage. Inzwischen belegt der Anbieter United Internet (mit GMX, WEB.DE) nach Google die Plätze 2 und 3. Erst auf Platz 5 folgt mit Outlook wieder ein sogenanntes System-Konto.
Alternative E-Mail Konten
Obwohl vor allem Nutzer mit wenig E-Mail-Verkehr ihre „System-Konten“ auch für ihre private Kommunikation nutzen, nimmt ihr Anteil immer mehr ab. Die meisten eröffnen für ihre privaten oder dienstlichen E-Mails Konten bei anderen Anbietern.
Infolgedessen sind 3, 4 oder mehr E-Mail-Konten bei jeweils unterschiedlichen Anbietern heute keine Seltenheit mehr. Zwar bieten alle eine eigene Oberfläche oder App zum Verwalten ihrer E-Mails an. Mehrfach täglich mehrere Plattformen zu besuchen ist jedoch nicht nur unkomfortabel, sondern du verlierst auch schnell den Überblick.
Deshalb ist eine Lösung gefragt, die es dir ermöglicht, alle Nachrichten der E-Mail Konten sozusagen gleichzeitig abrufen zu können.
Mail Clients
Ein Mail-Client ist eine Anwendung auf dem PC oder mobilen Gerät, über die du auf mehrere Konten derselben oder unterschiedlicher Anbieter zugreifst. Einige Beispiele zu Mail-Clients findest du in meinem Beitrag E-Mail Anhänge versenden.
Zunächst meldest du alle deine E-Mail Konten einzeln an. Anschließend erfolgt das Abrufen der E-Mails in der Regel mittels IMAP, seltener mit POP3. Abhängig vom Aufbau des Mail-Clients erscheinen alle E-Mails in einer Liste untereinander. Oder du kannst sie nach Herkunfts-Konto bzw. Kategorie (Newsletter, Kontakte, …) sortiert aufrufen.
Wie unkompliziert die Anmeldung eines Kontos ist, hängt vom jeweiligen E-Mail-Dienst ab. Während bei einigen die Eingabe der Adresse und des Passworts ausreicht, musst du bei anderen neben deiner Adresse und deinem Passwort auch noch Server-Daten sowie Verschlüsselung manuell hinzufügen. Die dafür notwendigen Angaben findest du auf der Website des Anbieters des jeweiligen E-Mail-Konten.
Mehrere E-Mail Konten an einem Ort
Wenn du mehrere E-Mail Konten mit vielen Ordnern aktiv parallel nutzt, ist die Verwendung eines Mail Clients die beste Wahl.
Weiterleitung von E-Mail Konten
Vor allem für E-Mail Konten,
- auf denen nur relativ wenige E-Mails eingehen,
- über die du keine eigenen E-Mails versendest,
- die du z. B. nur als Anmelde-Konto für Online-Dienste
- oder gar nicht nutzt, aber auch nicht kündigen möchtest,
bietet sich eine E-Mail-Weiterleitung an.
Somit wäre diese Methode ideal für „System-Konten“, die du zwar behalten musst, über die du aber nicht aktiv kommunizierst, sondern höchstens Mitteilungen des „Systems“ erhältst.
Sammelkonto
Nachdem du eine Weiterleitung eingerichtet hast, landen beispielsweise alle deine Google- oder Outlook-Mails auf deinem bevorzugten E-Mail Konto. Somit kannst du alle diese E-Mails bequem über ein einziges Konto verwalten. Allerdings unterscheiden sich die für eine Weiterleitung notwendigen Schritte u. U. von Dienst zu Dienst.
Einrichtung der Weiterleitung
Zuerst loggst du dich beispielsweise bei Google- oder Yahoo-Mail ein. Anschließend gehst du auf
- Einstellungen
- Weiterleitung und POP/IMAP
- E-Mail-Adresse des Kontos, auf das du weiterleiten möchtest, eingeben
Außerdem kannst du noch einige zusätzliche Einstellungen vornehmen. So zum Beispiel, ob die weitergeleiteten E-Mails als Kopie auf dem Ausgangs-Server (z. B. Google/Yahoo) verbleiben sollen. Oder ob sie automatisch gelöscht werden, sobald du sie auf dem Ziel-Server (in deinem Sammelkonto) löschst.
Mail-Speicher im Auge behalten
Falls du deine Weiterleitung so eingestellt hast, dass Kopien auf dem Ausgangs-Server gespeichert bleiben, darfst du diesen nicht völlig aus dem Auge verlieren. Denn der E-Mail-Speicherplatz ist normalerweise begrenzt. Deshalb solltest du die Kopien von Zeit zu Zeit manuell vom Ausgangs-Server löschen.
Vor- und Nachteile
Vor allem für E-Mail Konten über die du selbst normalerweise keine E-Mails versendest, überwiegen die Vorteile. Du musst nicht regelmäßig mehrere Webseiten oder Apps aufrufen. Um keine E-Mail mehr zu verpassen, reicht ein Blick auf dein bevorzugtes E-Mail-Konto. Dort findest du alle deine E-Mails gleichberechtigt an einem Ort. Und du kannst auch die weitergeleiteten E-Mails dort lesen, archivieren, löschen etc.
Doch es gibt auch zwei kleine Nachteile. Wenn du eine von einem anderen Konto weitergeleitete E-Mail beantwortest oder an Dritte weiterleitest, zeigt diese anschließend als Absender die E-Mail-Adresse deines Sammelkontos an.
- A schickt dir eine E-Mail auf dein Google-Konto
- diese wird automatisch an dein GMX-Konto weitergeleitet
- dort öffnest und beantwortest du sie
- A erhält deine Antwort mit …@gmx.de als Absende-Adresse
E-Mail Konten – Zusammenfassung
Hinsichtlich Leistungsumfang und Zuverlässigkeit sind die US-amerikanischen System-Konten sicherlich nicht schlecht. Aber was Sicherheit, Datenschutz und Verschlüsselung angeht, musst du immer noch Abstriche machen.
Nutze insbesondere für deine berufliche Kommunikation E-Mail Konten deutscher Anbieter und verwende einen vertrauenswürdigen Mail Client, um die einzelnen Konten an einem Ort abrufen zu können. Und/oder leite die E-Mails von den System-Konten auf ein vertrauenswürdigeres Konto weiter. Nicht zuletzt verringerst du so auch das Risiko, eine vielleicht doch wichtige E-Mail zu verpassen.
Fazit
Letzten Endes ist es deine Entscheidung, welchen Stellenwert Datensicherheit für dich hat und wie persönlich/vertraulich die Inhalte deiner E-Mails sind. Ist eh da reicht meiner Meinung nach heutzutage als alleiniger Entscheidungsfaktor bei der Wahl der E-Mail Konten nicht aus und insbesondere für vertrauliche oder wirklich private E-Mails sind die „System-Konten“ nicht die beste Wahl.
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