E-Mail Postfach voll | 10 Tipps, die das Problem lösen

Da du nicht ständig in den Briefkasten sehen wirst, kann ein sinnvoller Mail-Verkehr nur stattfinden, wenn die Nachrichten zumindest bis zum Abrufen auf dem Server aufbewahrt werden können. Bei IMAP-Konten können sie unter Umständen auch über Monate oder Jahre dort gespeichert bleiben. Allerdings steht dir nicht unendlich viel Speicherplatz zur Verfügung.

Was ist ein E-Mail Postfach?

Vorab einige kurze Erläuterungen zur Funktionsweise des elektronischen Postverkehrs. Ein E-Mail Postfach, auch Mailbox genannt, ist ein Briefkasten im Internet. Deshalb hängt er auch nicht neben deiner Haustür, sondern befindet sich auf einem speziellen Server und ist folglich nur über einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone erreichbar. Auch sind keine Angestellten eines Postdienstes für die Verteilung zuständig.

Ein › Mailserver arbeitet mit Modulen, die E-Mails annehmen und weiterleiten – Mail Transfer Agents – und sie von anderen Servern abrufen – Mail Retrieval Agents. Anschließend sortieren sie die Nachrichten in die entsprechenden Postfächer ein – Mail Delivery Agents. Darüber hinaus verfügen Mailserver noch über Sicherheitsfunktionen für den Schutz vor Schadsoftware und über Spam Filter.

Funktionsweise eines Mailservers

Mailserver unterteilen sich in Posteingangs- und Postausgangs-Server. Ersterer empfängt die E-Mails, speichert sie und sendet sie an das E-Mail Postfach des Adressaten. Hierfür verwendet er bestimmte Protokolle, entweder POP3 , das Post Office Protocol 3 oder IMAP, das Internet Message Access Protocol. Beide Protokolle haben ihre Vor- und Nachteile.

„POP3 lädt E-Mails von einem Server herunter und speichert eingehende Nachrichten auf einem einzigen Gerät, bis der Benutzer die Nachrichten öffnet. Sobald der Benutzer seine Mails heruntergeladen hat, löscht der Server sie automatisch, sofern dies nicht anders eingestellt wurde. – IMAP-Server ermöglichen es Benutzern, E-Mails in der Vorschau anzuzeigen, zu löschen und zu organisieren, bevor sie auf mehrere Geräte übertragen werden.“
Quelle: › ComputerWeekly

Dementsprechend benötigt IMAP mehr Speicherplatz, da Kopien der E-Mails auf dem Server gespeichert bleiben, bis du sie in deinem E-Mail Postfach löschst. Zum Senden von Nachrichten arbeiten beide Eingangs-Server mit einem Ausgangs-Server zusammen und kommunizieren über SMTP, das Simple Mail Transfer Protocol.

Da IMAP komfortabler ist und heutzutage die meisten Nutzer regelmäßig die unterschiedlichsten E-Mails empfangen, versenden und verwalten möchten, beziehen sich die folgenden Ausführungen auf dieses Protokoll.

Ein E-Mail Postfach anlegen

Um einen Mailserver nutzen zu können, legst du bei einem Hosting-Dienstleister oder einem spezialisierten Anbieter für E-Mail-Services ein Konto an. So erhältst du eine oder mehrere E-Mail-Adressen, die sich aus einem, mehr oder weniger frei wählbaren, individuellen vorderen Teil, einem at-Zeichen und einer Domain zusammensetzen. Bei privaten E-Mail-Adressen handelt es sich dabei in der Regel um die Domain des Service-Anbieters, wie beispielsweise WEB.DE. Eigentümer von Geschäftsadressen haben meistens bei einem Hosting-Unternehmen eine eigene Unternehmens-Domain registriert, so dass die Endung der E-Mail-Adresse ihrer eigenen Domain entspricht.

Anschließend kannst du entweder über den Browser eine spezielle Webseite des Anbieters, einen Webmailer, aufrufen und dort direkt, über dessen App oder einen Mail-Client auf dein E-Mail Postfach zugreifen. Falls du den Webmailer deines Anbieters nutzt, loggst du dich nur mit deiner E-Mail Adresse und deinem, bei der Einrichtung für dieses Konto festgelegten und hoffentlich sicheren Passwort ein.

Mail Clients

Insbesondere wenn du mehr als ein E-Mail Postfach, eventuell auch bei unterschiedlichen Anbietern, besitzt, bietet sich die Verwendung eines Mail Clients an. Einerseits kannst du dafür das vorinstallierte Programm deines Computers oder Smartphones wie Apple Mail oder Outlook verwenden. Andererseits arbeiten Mail Clients von Drittanbietern wie Altamail, Canary Mail, Spark, Thunderbird und andere, zuverlässiger, insbesondere wenn du mehrere Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen nutzt.

Darüber hinaus hast du über einen Mail Client im Gegensatz zu einem Webmailer auch ohne Internetverbindung zumindest auf die Nachrichten Zugriff, die bereits eingegangen sind. Des Weiteren ist der Funktionsumfang oft größer, denn du kannst nicht nur Nachrichten erstellen, versenden und empfangen, sondern auch deine Kontakte und Termine in einem Kalender verwalten sowie

• Nachrichten filtern mittels Intelligenter Postfächer und an andere Mailserver weiterleiten,
• Kopien oder Blindkopien als CC beziehungsweise BC an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden
• und Dateianhänge in unterschiedlichen Formaten hinzufügen.

Außerdem hast du die Möglichkeit, Empfangsbestätigungen anzufordern sowie Kurzantworten oder eine Abwesendheitsnachricht automatisch versenden zu lassen. Bei den meisten Webmailern fehlen zumindest einige dieser Funktionen, die aber gerade im Geschäftsleben sehr nützlich sind.

Um dein E-Mail Postfach im Mail Client anzumelden, reicht es bei den gängigen Anbieter wie beispielsweise Gmail, Outlook oder GMX in der Regel, auf den bereits im Client vorgegeben Anbieter zu klicken und deine E-Mail Adresse plus Passwort einzugeben. Solltest du einen nicht dort aufgeführten Dienst nutzen, musst du unter Umständen nicht nur deine E-Mail Adresse plus Passwort, sondern auch noch die Server-URL für IMAP und SMTP sowie den Port und die Art der Verschlüsselung angeben. Die genauen Daten für dein E-Mail Postfach erhältst du bei deinem E-Mail Anbieter.

E-Mail Postfach und Speicher

Neben der normalen Inbox, die alle nicht gelöschten E-Mails enthält hast du auch die Möglichkeit, unterschiedliche Ordner anzulegen, in denen du E-Mails von bestimmten Absendern oder zu speziellen Themen längerfristig sicherst. Dafür benötigst du, je nach Höhe des E-Mail-Aufkommens, einen entsprechend großen Speicherplatz.

Die Größe des dir zur Verfügung stehenden Speichers hängt zunächst davon ab, ob du dich für ein kostenloses Konto entscheidest oder ob du dafür bezahlen möchtest. Unabhängig von der ersten Einrichtung hast du bei vielen Anbietern auch später noch die Möglichkeit, das Speichervolumen zu erhöhen. Dafür musst du jedoch bezahlen oder in einen anderen Tarif wechseln.

Manche Dienstleister bieten eine Aufstockung um jeweils einzelne GB an, was relativ preisgünstig ist. Bei anderen musst du ein größeres Gesamt-Paket buchen, das vielleicht für deine Bedürfnisse wiederum zu groß und recht teuer sein kann.

Beispiele für Speicherkapazitäten

Viele Anbieter kostenloser Konten finanzieren ihren Service mittels, in deinem E-Mail Postfach angezeigter, Werbung. Diese Werbe-Nachrichten siehst du jedoch nicht, wenn du dein E-Mail Postfach über einen Mail Client abrufst. Dennoch belegen sie ebenfalls Speicherplatz.

Der erste Wert in den folgenden Listen bezieht sich jeweils auf die kostenlose oder Einstiegs-Variante, die Werte hinter dem Schrägstrich auf mögliche Speichererweiterungen gegen Bezahlung. Da die Preise sich jeder Zeit ändern können, mache ich dazu keine Angaben. Diese Informationen kannst du den Websites der jeweiligen Unternehmen entnehmen.

1. Die Dienste der drei großen Betriebssystem-Anbieter:

• Apple – icloud.com [1]: 5 GB / 50 GB, 200 GB, 2 TB
• Microsoft – outlook.com: 15 GB / 50 GB [2]
• Google – gmail.com [3]: 15 GB / 100 GB, 200 GB, 2 TB, 5 TB, 10 TB, 20 TB, 30 TB

[1] Hierbei handelt es sich um den gesamten, dir zur Verfügung stehenden iCloud-Speicher, in dem du unter anderem auch deine Fotos, Dokumente und Backups sicherst.
[2] Erweiterungen sind nur in Verbindung mit einem umfangreicheren Microsoft 365-Abonnement möglich.
[3] Wie bei Apple wird der Speicherplatz auch für One Drive und Fotos genutzt. Für eine Erweiterung musst du ein Monats- oder Jahres-Abonnement von Google One abschließen.

2. Beliebte deutsche E-Mail Services mit kostenlosen Konten sowie der Service von POSTEO, der nur kostenpflichtige Konten anbietet:

• 1&1 Mail & Medien GmbH – gmx.de: 1 GB / 5 GB, 10 GB
• Wie oben – web.de: 1 GB / 500.000 E-Mails [4]
• Telekom – t-online.de; magenta.de: 1 GB / 15 GB, monatlich um jeweils 1 GB erweiterbar
• mail.de – mail.de: 2 GB / 5 GB, 15 GB, unbegrenzt
• eclipso: 2 GB / 20 GB, 40 GB, 75 GB
• POSTEO – posteo.de: Nicht im Angebot / 2 GB, gegen Aufpreis bis auf 20 GB erweiterbar.

[4] Der Service von WEB.DE stellt dir nur in der kostenlosen Variante eine bestimmte Speichergröße zur Verfügung. Bei einem bezahlten Konto begrenzt der Anbieter die Anzahl der dort speicherbaren E-Mails.

Datenschutz bei US-Anbietern
Obwohl die drei System-Anbieter auf den ersten Blick am großzügigsten erscheinen, solltest du daran denken, dass es sich um US-Unternehmen mit Server-Standorten auch außerhalb der EU handelt. Deshalb ist der Datenschutz nicht ganz unproblematisch. Derzeit ist der Datentransfer in die USA zwar aufgrund des Data Privacy Frameworks DPF, bei dem zumindest Apple, Google und Microsoft registriert sind, zulässig, einen Zugriff auf die Daten durch US-Regierungsbehörden können die Anbieter jedoch aufgrund des Cloud Acts nicht komplett ausschließen.

Sonstige Beschränkungen

Doch nicht nur der Speicherplatz hat Einfluss darauf, ob dein E-Mail Postfach auf Dauer deinen Bedürfnissen gerecht wird. Um ihre Server vor Überlastung und dem Missbrauch durch Spammer zu schützen, limitieren viele Anbieter auch den E-Mail Versand. So legen die Dienste Maximalwerte für die Anzahl der pro Tag versendeten Nachrichten, erster Wert in der Liste, der Empfänger derselben Nachricht, zweiter Wert, sowie die Größe einer E-Mail einschließlich Anhängen, dritter Wert, fest. Wiederum dienen die bereits oben aufgeführten Anbieter als Beispiele. In Klammern gesetzte Werte beziehen sich auf kostenpflichtige Konten:

• Apple: 1000 / 500 / 20 MB
• Microsoft: 1000 neue oder 5000 bekannte Empfänger / 500 / 34 MB
• Google: 500 / 500 / 25 MB

• GMX und WEB.DE: die ersten beiden Werte werden dynamisch festgelegt [5] / 20 MB (50 MB, 100 MB)
• Telekom: 100 [6] (5000) / k. A. / 32 MB
• mail.de: 50 (500, 2500, 5000) / k. A. / 60 MB (100 MB)
• eclipso: k. A. / k. A. / 30 MB (35 MB, 50 MB)
• POSTEO: 2 in 2 Stunden / k. A. / 50 MB

[5] Bei diesen beiden Anbietern ist das Risiko, durch das Versenden zu vieler E-Mails innerhalb kurzer Zeit, auf einer Blacklist zu landen, erhöht. So wird deine Adresse unter Umständen schon blockiert, auch wenn du gar keine Spams, sondern nur Weihnachtsgrüße an deine vielen Verwandten und Freunde versendet hast.
[6] … oder 1000 pro Monat.

Nutzungseinschränkungen
Auch hinsichtlich der Beschränkungen scheinen die drei System-Anbieter wieder den besseren Service zu bieten. Dennoch erreichen sie eben hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz nicht das Niveau der empfehlenswerten deutschen E-Mail Dienste mail.de, Posteo oder eclipso.

Im E-Mail Postfach erscheinen Fehlermeldungen

Wenn du eine zeitlang mit deinem E-Mail Postfach arbeitest, werden dir früher oder später auch Fehlermeldungen begegnen. Davor bist du bei keinem Anbieter gefeit. So kann es passieren, dass du dein E-Mail Postfach gar nicht aufrufen kannst oder Probleme beim Empfangen oder Versenden von Nachrichten auftreten.

Technische Ursachen

Zunächst solltest du ausschließen, dass es sich um ein Problem mit deinem Gerät, Router oder um einen lokaler Ausfall des Internets handelt. Wenn diese Punkte nicht zutreffen, kommt auch eine Störung bei deinem Anbieter in Frage. Die Ursache größerer, überregionaler Störungen sind einerseits System- und Programmierfehler oder eine Überlastung des Servers, was jedoch meistens nur einen kurzzeitigen Ausfall zur Folge hat. Falls dein Anbieter und Server-Betreiber Wartungsarbeiten durchführt, erhältst du normalerweise einen bis mehrere Tage vorher eine entsprechende Mitteilung.

Anderseits können Server auch aus anderen, nicht vorhersehbaren Gründen über einen längeren Zeitraum komplett ausfallen. Eine Übersicht über aktuelle Störungen bei häufig genutzten Diensten findest du auf meiner Website oder du informierst dich auf den entsprechenden Webseiten der Anbieter wie beispielsweise

Apple Systemstatus, Microsoft Service Status, Google App Status
GMX oder WEB.DE Störungen, Telekom-Hilfe oder die Mein Magenta App
Serverstatus am Ende der Startseite der mail.de Website, Status eclipso.de, Posteo Status

Was tun bei einem Server-Ausfall?
Kontaktiere deinen Anbieter, falls die Unterbrechung länger andauert, du keine diesbezügliche Vorab-Information erhalten hast und du auch keinen Fehler in deinem Umfeld findest. Am Ende bleibt dir in den meisten Fällen aber leider nichts anderes übrig, als abzuwarten bis alles wieder läuft.

Das Senden von E-Mails schlägt fehl

Relativ harmlos sind bereits während des Schreibens einer Nachricht oder beim Absenden eingeblendete Warnhinweise. In der Regel hast du dann entweder die Empfänger-Adresse falsch oder gar nicht eingegeben oder das Betreff-Feld nicht ausgefüllt. Diese Probleme lassen sich schnell und unkompliziert beheben.

Schwieriger wird es, wenn dein E-Mail Postfach dir mitteilt, dass diese E-Mail nicht versendet werden kann, obwohl sie korrekt verfasst wurde. Wenn keines der oben genannten Server-Probleme vorliegt, kann diese Fehlermeldung vor allem folgende Ursachen haben:

1. Kontingent erschöpft

Die meisten Anbieter stellen dir für dein E-Mail Postfach nur ein bestimmtes Kontingent pro Tag oder Monat zur Verfügung. Je nach dem, wofür du dein E-Mail Postfach nutzt, kann es dann schon einmal eng werden. Daran kannst du normalerweise kurzfristig nichts ändern.

Falls du jedoch regelmäßig an die Grenzen stößt, hast du theoretisch zwei Optionen. Entweder du wechselst zu einem Anbieter wie mail.de, bei dem du dein Kontingent gegen Zuzahlung aufstocken kannst oder zu einem der Systemanbieter, deren Grenzen nicht ganz so eng gesteckt sind. Allerdings ist letzteres für Versender sensibler Informationen nicht uneingeschränkt zu empfehlen.

Die zweite Option wäre, dass du eine eigene Domain erwirbst und mit dem Hoster über spezielle Kondition für ein Geschäftskonto verhandelst. Diese Lösung dürfte vor allem für Privatpersonen wohl schon allein aus Kostengründen keine echte Alternative sein.

2. Eine E-Mail – viele Empfänger

Insbesondere um ihre Server vor Überlastung zu schützen und zu verhindern, dass ihre Domain als Quelle für Spamming auf irgendwelchen Sperrlisten landet, schieben viele Anbieter Massensendungen einen Riegel vor. Das bedeutet, dass du eine E-Mail nicht gleichzeitig an unendlich viele Empfänger, weder direkt noch als CC oder BC versenden kannst. Wie aus der Übersicht unter « Sonstige Beschränkungen hervorgeht, halten sich die Anbieter hinsichtlich der genauen Limitierung jedoch recht bedeckt.

Falls sich somit eine E-Mail mit vielen Adressaten nicht versenden lässt, bleibt dir nur, die Empfänger-Gruppe zu verkleinern. Du müsstest somit dieselbe Nachricht in mehreren Paketen zeitversetzt an jeweils wenige Adressen verschicken.

3. E-Mail zu groß

Auch die Größe einer Nachricht unterliegt einer Beschränkung, die in diesem Fall nicht nur dein E-Mail Postfach, sondern auch das des jeweiligen Empfängers betreffen kann. Selbst wenn die Nachricht bei dir rausgeht, kann die Datenmenge für das E-Mail Postfach des Empfängers zu groß sein – siehe auch » Empfang von E-Mails verweigert.

Die Größe einer reinen Text-Nachricht ist normalerweise zu vernachlässigen. Die Ursache für die Probleme sind Anhänge. Einerseits können es zu viele kleine sein, die sich aber zu einem großen Datenvolumen summieren. Andererseits kann aber auch schon ein einziger Anhang das Limit überschreiten. Besonders häufig ist dies bei Bildern oder Dokumenten mit vielen Abbildungen der Fall. Dabei spielt es keine Rolle, ob du das Bild oder die Bilder als echten Anhang oder eingebettet in die E-Mail, wie bei Apple üblich, versenden möchtest – das Absenden der betreffenden E-Mail wird verweigert.

Auch für dieses Problem gibt es Lösungen. Bei den meisten Webmailer und Mail Clients lässt sich die Qualität des ausgewählten Bildes in deinem Postfach während des Anhängvorgangs auf hoch, mittel oder niedrig einstellen. Dies kann bei einem oder wenigen Bildern helfen, hat aber den Nachteil, dass du mit einem Qualitätsverlust rechnen musst. Je nach anschließendem Verwendungszweck des Bilds ist diese Vorgehensweise deshalb nicht immer optimal.

Eine andere Möglichkeit wäre, Bilder bereits vorher auf deinem Gerät mittels einer speziellen Software oder im Browser, zum Beispiel mit › tinypng, zu komprimieren. Eine Verkleinerung des Bildes bezüglich der Breite und Höhe verändert die Datenmenge zwar kaum bis gar nicht! Jedoch hast du bei der Bearbeitung auf deinem Gerät zumindest eine gewisse Kontrolle über die Qualität des Bildes. Manchmal erfüllt auch das Umwandeln in eine zip-Datei den Zweck.

Problem mit größeren Datenmengen
Wenn du mehrere Bilder verlustfrei per E-Mail teilen möchtest, könntest du mehrere Nachrichten mit nur einem oder zwei Bildern senden. Die bessere Methode wäre jedoch, einen Cloud Service deines Vertrauens zu nutzen, die Bilder dorthin hochzuladen und dem Empfänger anschließend eine Nachricht mit dem Link zu schicken.

Empfang von E-Mails verweigert

Eine Mitteilung dieser Art erscheint, wenn entweder die Nachricht plus Anhang zu groß oder das E-Mail Postfach voll ist. Solltest du diesen Hinweis erhalten, so liegt das Problem beim Empfänger. Denn dann übersteigt die Datenmenge das serverseitige Limit des Empfängers beziehungsweise die Kapazität dessen E-Mail Postfachs. Seine Quota ist erschöpft. Im ersten Fall kannst du versuchen, die Datenmenge deiner E-Mail, wie oben beschrieben, zu verkleinern und sie dann erneut zu senden. Im zweiten Fall solltest du den Empfänger darüber informieren.

Wenn der Speicherplatz des eigenen E-Mail Postfachs erschöpft ist, wird dies oft vom Besitzer zunächst nicht bemerkt. Eine diesbezügliche Fehlermeldung sendet der Mailserver eben an diejenigen, die dem vollen Speicher eine neue Nachricht hinzufügen wollen und nicht dem Inhaber des E-Mail Postfachs. Die Information lautet dann in etwa wie folgt:

Übersetzung des Textes auf der Abbildung oben: [Anhang: Textdatei] Nicht ausgelieferte E-Mail (wurde) zum Absender zurückgeschickt. Von: (Mail-Auslieferungs-System) [Mail-Rücksender Server-Adresse] Dies ist das Mail-System beim Host [Adresse des Anbieters]. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihre Nachricht an einen oder mehrere Empfänger nicht ausgeliefert werden konnte. Sie ist unten angehängt. Für weitere Hilfe, senden Sie die E-Mail bitte an den Postmaster. Wenn Sie dies tun, fügen Sie bitte diesen Bericht bei. Sie können Ihren eigenen Text aus der angehängten Rücknachricht entfernen. Das Mail-System [Empfänger-Adresse]: Host … sagt: 552 5.2.2 [Empfänger-Adresse] Es tut uns leid, die Mailbox von [Empfänger-Adresse] hat ihr Limit überschritten. Bitte ziehen das Löschen von E-Mail(s) in Betracht (als Antwort auf das Ende der DATA Anweisung)

Fehler 552 5.2.2 – over quota:
Im Internet und IT-Bereich werden Fehler mit eindeutigen Ziffern-Codes versehen, so dass deren Ursache auch ohne lange Erläuterung verständlich ist. In diesem Fall bedeutet der Code im Klartext: over (über) quota / quota exceeded (überschritten).

Ein volles E-Mail Postfach erkennen

Wenn du dein E-Mail Postfach regelmäßig besuchst und keine neuen Nachrichten siehst, muss das nicht zwangsläufig auf ein Speicherproblem zurückzuführen sein. Denn ob du in einem bestimmten Zeitraum überhaupt Nachrichten erhalten hättest und wie viele, weisst du nicht. Auch das Versenden einfacher E-Mails funktioniert meistens noch für eine gewisse Zeit.

Häufig erfährst du erst, dass dein E-Mail Postfach seine Aufnahmekapazität erreicht hat, wenn einer deiner Kontakte dich über die bei ihm oder ihr eingehende Fehlermeldung informiert. Zwar weißt du dann, dass keine E-Mails mehr angenommen werden, aber nicht seit wann das so ist. Infolgedessen könntest du bereits eine Reihe, unter Umständen wichtige Nachrichten nicht erhalten haben, ohne dass die Absender dich darauf aufmerksam gemacht hätten.

Deshalb ist es sinnvoller, von Zeit zu Zeit in deinem E-Mail Postfach nachzusehen, wie viel Prozent des Speichers belegt sind. Manche Anbieter zeigen die aktuelle Speicherbelegung in Form eines Kreises oder Balkens und einer Prozentangabe unterhalb deiner Nachrichten-Liste an, andere in der Bearbeitungsleiste oberhalb des E-Mail-Fensters. Leider gibt es aber auch Webmailer, bei denen du erst danach suchen musst. Dann verbirgt sich die Angabe entweder in den Einstellungen, in deinem Profil oder in den Informationen zu deinem Vertrag.

Webmailer des Anbieters
Falls du dein E-Mail Postfach über einen Mail Client aufrufst, solltest du trotzdem in regelmäßigen Abständen auch die Websites der jeweiligen Anbieter besuchen. Einerseits findest du nur dort die Informationen über die Speicherbelegung dieses Kontos. Andererseits kannst du auch nur dort die bereits zu Beginn des Beitrags erwähnten Werbe-Nachrichten sehen und löschen.

Gründe für ein volles E-Mail Postfach

Die einfachste Antwort auf die Frage nach den Gründen ist, dass dort zu viele E-Mails, möglicherweise auch solche mit großen Anhängen gespeichert sind. Nicht selten wirst du überrascht sein, denn der Blick auf deine eigentlich gar nicht so lange Nachrichten-Liste kann täuschen. Den Speicherplatz füllen eben nicht nur die nicht gelesenen, noch zu bearbeitenden oder nicht gelöschten E-Mails, sondern auch

• Entwürfe,
• gesendete sowie
• in Ordner verschobene Nachrichten, die eventuell Anhängen haben,
• Spams und
• vermeintlich gelöschte E-Mails im Papierkorb.

Diese Ablageorte werden oft übersehen. Bedenke auch, dass eine gelesene, in den Papierkorb beförderte E-Mail, nicht wirklich gelöscht ist. Sie befindet sich weiterhin solange auf dem Mailserver, bis du sie auch aus dem Papierkorb entfernst. Das ist vergleichbar mit dem Mülleimer zu Hause. Auch hier verschwindet der Inhalt erst endgültig, wenn du ihn in die Tonne gekippt hast und die Entsorger ihn abgeholt haben.

Papierkorb auch beim Anbieter leeren
Denke bei der Nutzung eines Mail Clients sowie bei einer automatischen Weiterleitung der E-Mails von einem zu einem anderen Konto daran, in die Einstellungen des Ausgangskontos und des Mail Clients zu sehen. In der Regeln kannst du dort festlegen, ob woanders gelöschte Nachrichten trotzdem auf dem Ausgangs-Server gespeichert bleiben oder tatsächlich auch dort verschwinden.

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E-Mail Postfach voll | Seite 2