E-Mail Postfach voll | 10 Tipps, die das Problem lösen

Ihr E-Mail Postfach tut nicht mehr was es soll? Welche Ursache das haben kann und wie Sie es verwalten, um das Problem in Zukunft zu vermeiden.

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E-Mail Postfach voll – Teil 2

Inhalt

E-Mail Postfach verwalten

Vorausgesetzt Sie wollen (oder können) Ihren Speicherplatz nicht regelmäßig erweitern, kann die Lösung gegen eine Überfüllung nur heißen: Das E-Mail Postfach aufräumen! Eine erfolgreiche Organisation setzt an mehreren Punkten an.

1. Nachrichten-Liste leeren

Der erste Schritt ist das umgehende Löschen gelesener, bearbeiteter oder uninteressanter Nachrichten. Dies sollte zur Routine werden. Chat-ähnliche Verläufe, bei denen sich an die Ausgangs-E-Mail eine, über einen längeren Zeitraum verlaufende, direkte Kommunikation anschließt, verbleiben natürlich in der Nachrichten-Liste, bis die Kommunikation abgeschlossen ist.

E-Mails mit wichtigen Informationen, die Sie zeitnah noch benötigen, belassen Sie ebenfalls in der Liste. Solche, deren Bearbeitung zwar abgeschlossen ist, deren Inhalt aber so bedeutend ist, dass Sie sie aufbewahren wollen, verschieben Sie vielleicht zunächst in das Archiv bzw. in einen für den jeweiligen Zweck angelegten Ordner (s. auch nachfolgenden Punkt 4.).

Entsprechend verfahren Sie auch mit Ihren Entwürfen und gesendeten E-Mails. Nicht mehr benötigte wandern in den Papierkorb.

2. E-Mails mit Anhängen

Wenn Sie sicher sind, dass es sich nicht um Phishing-E-Mails handelt, öffnen Sie die Anhänge, sobald Sie die E-Mail gelesen haben. Anschließend entscheiden Sie, ob es sich nur um einfache Informationen handelt oder um wichtige Dokumente / Bilder, die Sie behalten wollen/müssen. Wenn Sie die Anhänge nach dem Lesen oder die Bilder nach dem Betrachten nicht mehr benötigen, löschen Sie auch diese E-Mails.

Sollte Sie die angehängten Dokumente und Bilder aufbewahren wollen, laden Sie sie herunter und speichern Sie sie auf Ihrem Gerät oder einem anderen Speichermedium. Zwar bieten insbesondere Mail Clients auch die Möglichkeit, Anhänge „vor Ort“ zu sichern an, was sich recht praktisch anhört. Leider entlastet das aber nicht unbedingt Ihr E-Mail Postfach bzw. Ihren Speicher.

Mailserver ≠ Cloud-Speicher

Ein Mailserver ist zwar im Prinzip eine Art Cloud, sein Zweck ist jedoch ein anderer. Das bedeutet, dass er nicht für das dauerhafte Speichern größerer Datenmengen wie Bilder oder Dokumente ausgelegt ist. Auch aus Sicherheitsgründen sollten Sie hierfür Ihr Gerät oder einen für das Aufbewahren von Dateien eingerichteten Cloud-Speicher Dienst verwenden. Darüber hinaus ist auch das Verwalten der dort gesicherten Dateien wesentlich komfortabler.

3. Sonderfall Spams

Spams oder unerwünschte, Ihnen unaufgefordert zugesandte Werbe-E-Mails sollten Sie sofort nach Erhalt als Spam markieren bzw. in den Spam-/Junk-Ordner verschieben. Dort können sie auch verbleiben, damit der Spamfilter „lernt“. Alternativ besteht die Möglichkeit, für die Absender / Betreffs o. ä. immer wiederkehrender Spams auch eigene Filter zu erstellen. So landen die E-Mails direkt im Spam-Ordner. Falls sehr viele Spams in Ihrem E-Mail Postfach eingehen, müssten Sie jedoch auch diesen Ordner von Zeit zu Zeit leeren.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, sehen Sie ab und zu in den Spam-Ordner. Manchmal sind Spam-Filter auch übereifrig und es landen dort Nachrichten, die zumindest für Sie keine Spams sind. Kennzeichnen Sie diese dann als „Keine Spam“, damit Sie beim nächsten Mal korrekt einsortiert werden.

Zu viele Spams?

Wenn Sie mit Spams überhäuft werden, sollten Sie versuchen, der Ursache auf den Grund zu gehen. Testen Sie (z. B. auf der Website › Have I been pwnd?), ob Ihre E-Mail Adresse gehackt wurde und/oder kontaktieren Sie diesbezüglich Ihren Anbieter.

4. Ordner kontrollieren

Nachdem Sie nun regelmäßig für Ordnung in Ihrer Nachrichten-Liste sorgen und auch anschließend den Papierkorb leeren, sollte vorerst alles gut sein. Dennoch kann Ihr E-Mail Postfach irgendwann wieder voll sein. Spätestens dann ist es an der Zeit, sich noch einmal die als „wichtig“ eingestuften und/oder in Ordner verschobenen Nachrichten anzusehen. Besser ist es natürlich, nicht so lange zu warten, sondern dies z. B. ein Mal pro Monat oder Vierteljahr (je nach E-Mail Aufkommen) zu tun.

Obwohl Sie nun wissen, dass ein Mailserver nicht als Dauerspeicher gedacht ist, hatte es ja einen Grund, warum Sie die Nachrichten bisher dort aufbewahrt haben. Wenn Sie die Ordner nach längerer Zeit durchsehen, werden Sie vielleicht die eine oder andere Nachricht finden, die sich in der Zwischenzeit erledigt hat – also ab damit in den Papierkorb. Schwieriger wird es mit E-Mails und deren Anhängen, die Sie tatsächlich langfristig sichern müssen.

Ordner / Archive aufräumen

Überlegen Sie bei Ihren in Ordnern gespeicherten E-Mails, ob Sie mit dem Absender eventuell in absehbarer Zeit zum selben Thema wieder kommunizieren möchten/müssen. Dann sollten sie im Ordner verbleiben. Wenn sie jedoch nur aus Informationsgründen dort aufbewahrt wurden, laden Sie sie herunter und speichern Sie sie lokal in einem entsprechenden Ordner.

E-Mails lokal speichern

Nicht nur zur Entlastung Ihres Speichers, sondern damit Ihre wirklich wichtigen Nachrichten nicht verloren gehen, sollten Sie sie nicht auf Dauer in Ihrem E-Mail Postfach belassen. Zwar bieten nicht alle Webmailer, aber zumindest die meisten Mail Clients eine recht einfache Möglichkeit an, die Nachrichten auf Ihr Gerät herunterzuladen.

Die Vorgehensweise unterscheidet sich etwas von Anbieter zu Anbieter. Auch das Format, in dem Ihre E-Mails gespeichert werden, hängt vom E-Mail Programm und Ihrem Betriebssystem ab. Im Folgenden zeige ich den Weg wieder am Beispiel der eingangs genannten Anbieter.

1. Die drei Systemanbieter

Apple Mail (s. Abbildung unten)

  1. Öffnen Sie Ihr E-Mail Postfach in Apple Mail,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. gehen Sie dann in der Task-Leiste auf Ablage
  4. Sichern unter …
  5. ein neues Fenster öffnet sich.
  6. Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen,
  7. legen Sie den Speicherort fest,
  8. wählen Sie das Format und
  9. klicken Sie auf Sichern

Outlook

  1. Öffnen Sie Outlook,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. gehen Sie dann Menü auf Speichern unter
  4. Sichern unter …
  5. ein neues Fenster öffnet sich.
  6. Lassen Sie den Namen am beste n wie er ist,
  7. legen Sie den Speicherort fest,
  8. wählen Sie das Format und
  9. klicken Sie auf Speichern

Gmail (s. Abbildung unten)

  1. Öffnen Sie Gmail im Browser,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Antworten-Pfeil
  4. Nachricht herunterladen
  5. ein neues Fenster öffnet sich.
  6. Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen,
  7. legen Sie den Speicherort fest und
  8. klicken Sie auf Sichern
E-Mail Postfach - E-Mails herunterladen
E-Mails herunterladen bei Apple (links) und bei Gmail (rechts) (Screenshots: Apple Inc., Google LLC/eb)

2. Webmailer

WEB.DE[6]

  1. Öffnen Sie WEB.DE im Browser,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. Aktionen
  4. Exportieren

Telekom

  1. Loggen Sie sich in Ihr E-Mail Postfach ein,
  2. Markieren Sie die zu sichernde E-Mail,
  3. Mehr …
  4. Wählen Sie Auf Computer oder In MagentaCLOUD aus

mail.de

  1. Loggen Sie sich bei mail.de ein,
  2. wählen Sie die zu sichernde E-Mail aus,
  3. Aktionen/Herunterladen
  4. Sie erhalten eine zip-Datei.

eclipso

  1. Loggen Sie sich in Ihr eclipso E-Mail Postfach ein,
  2. setzen Sie einen Haken in die Checkbox der zu sichernden E-Mail,
  3. Aktionsmenü
  4. Herunterladen
  5. OK
  6. Sie erhalten eine zip-Datei.

POSTEO

  1. Loggen Sie sich in Ihr E-Mail Postfach ein,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. Mehr …
  4. Lokal speichern

[6] Möglicherweise treffen die Angaben auch auf GMX zu, jedoch gibt es dazu keine eindeutigen Aussagen. Häufig wird eine besonderes Programm für diesen Zweck empfohlen.

Webmailer vs Mail Client

Wenn Sie regelmäßig per E-Mail kommunizieren, mehrere E-Mail-Konten aktiv unterhalten und entsprechend viele Nachrichten in Ihrem/n E-Mail Postfach/fächern landen, empfiehlt sich für eine effiziente Organisation immer die Verwendung eines Mail Clients – nicht nur wegen des unkomplizierteren lokalen Speicherns von E-Mails.

3. Mail Clients

Der Weg ist in etwa der gleiche wie für die Systemanbieter beschrieben. Der Vorteil ist, dass Sie bei den meisten die Wahl zwischen mehreren Formaten haben, in denen die Nachricht gespeichert werden soll. Bei Webmailern erhalten Sie immer eine EML-Datei, die Sie wiederum nur in einem Mail Client öffnen können oder mit einem speziellen Programm in eine PDF umwandeln müssten.

Mail Clients bieten in der Regel neben dem Export als E-Mail-Datei (EML) auch noch HTML, welches Sie in jedem Browser aufrufen können, oder eine txt-Datei, die Sie in z. B. in TextEdit oder Windows Notepad öffnen, an. Bei einigen haben Sie außerdem die Wahl, die Nachricht auch direkt als PDF zu speichern.

E-Mail Postfach – Zusammenfassung

Ein (über)volles E-Mail Postfach spricht nicht unbedingt für ein besonderes Interesse an Ihrer Person, sondern eher für eine schlechte Organisation. Außerdem hat es eine Reihe von Nachteilen. Einerseits wird das E-Mail Postfach immer unübersichtlicher, je länger die Nachrichten-Liste ist. Das Wiederfinden einzelner E-Mails wird zur echten Aufgabe und Ihre Kontakte müssen bisweilen lange auf Antwort warten. Schlimmstenfalls erhalten sie gar keine Antwort, da die Nachricht irgendwo im Nirwana verschwunden ist.

Andererseits verpassen Sie unter Umständen wichtige Informationen und verärgern die Absender, die mit wiederkehrenden Fehlermeldungen konfrontiert werden. Um es gar nicht erst soweit kommen zu lassen, heißt das „Zauberwort“ E-Mail Postfach verwalten:

  • Besuchen Sie ein oder mehrmals täglich (je nach E-Mail Aufkommen) Ihr E-Mail Postfach
  • Löschen Sie Nachrichten, die keiner weiteren Aktion bedürfen, sofort nach dem Lesen
  • Laden Sie Anhänge, die Sie behalten möchten, auf Ihr Gerät herunter und löschen Sie dann die E-Mail
  • Speichern Sie wichtige Nachrichten lokal
  • Kontrollieren Sie regelmäßig alle Ordner
  • Vergessen Sie dabei nicht die Entwürfe und gesendeten Nachrichten
  • Leeren Sie auch den Papierkorb

Und zu guter Letzt: Denken Sie daran, selbst wenn Sie Ihr E-Mail Postfach über einen Mail Client verwalten, sich ab und zu auch in die jeweiligen Webmailer einzuloggen. Überprüfen Sie dort, ob die gelöschten E-Mails auch wirklich verschwunden sind und wie viel Speicherplatz Ihnen (noch) zur Verfügung steht.

Fazit

Genauso wie in einen Briefkasten passt auch in ein E-Mail Postfach nicht unendlich viel Post. Doch Sie können einiges tun, um ein wiederholtes Überlaufen zu vermeiden. Damit ist in diesem Fall weniger ein regelmäßiges komplettes Leeren wie beim Briefkasten, sondern vielmehr eine durchdachte und effiziente E-Mail-Verwaltung gemeint.

Grafiken: eb | › Externe Verlinkungen: Dieser Beitrag enthält keine Affiliate-/Partner-Links.

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