E-Mail Postfach voll | 10 Tipps, die das Problem lösen

Teil 2

INHALT

• Wie verhinderst du ein volles E-Mail Postfach?
  • 1. Nachrichten-Liste leeren
  • 2. E-Mails mit Anhängen
  • 3. Sonderfall Spams
  • 4. Ordner kontrollieren
• Wie speicherst du E-Mails lokal?
  • 1. Die drei Systemanbieter
  • 2. Webmailer
  • 3. Mail Clients
• E-Mail Postfach – Fazit
  • FAQ
  • « E-Mail Postfach voll – Teil 1

Wie verhinderst du ein volles E-Mail Postfach?

Um einer Überfüllung entgegen zu wirken, kann die Lösung nur heißen: Das E-Mail Postfach regelmäßig aufräumen! Eine erfolgreiche Organisation setzt an mehreren Punkten an.

1. Nachrichten-Liste leeren

Der erste Schritt ist das umgehende Löschen gelesener, bearbeiteter oder uninteressanter Nachrichten. Dies sollte zur Routine werden. Chat-ähnliche Verläufe, bei denen sich an die Ausgangs-E-Mail eine, über einen längeren Zeitraum verlaufende, direkte wechselseitige Kommunikation anschließt, verbleiben natürlich in der Nachrichten-Liste, bis die Kommunikation abgeschlossen ist.

E-Mails mit wichtigen Informationen, die du zeitnah noch benötigst, belässt du ebenfalls in der Liste. Solche, deren Bearbeitung zwar abgeschlossen ist, deren Inhalt aber so bedeutend ist, dass du sie aufbewahren willst, verschiebst du vielleicht zunächst in das Archiv oder in einen für den jeweiligen Zweck angelegten Ordner – siehe auch unter Punkt » 4. Ordner kontrollieren.

Entsprechend verfährst du auch mit deinen Entwürfen und gesendeten E-Mails. Nicht mehr benötigte wandern zunächst in den Papierkorb.

2. E-Mails mit Anhängen

Wenn du sicher bist, dass es sich nicht um Phishing-E-Mails handelt, öffnest du die Anhänge, sobald du die E-Mail gelesen hast. Anschließend entscheidest du, ob es sich nur um einfache Informationen handelt oder um wichtige Dokumente oder Bilder, die du behalten willst oder musst. Wenn du die Anhänge nach dem Lesen oder die Bilder nach dem Betrachten nicht mehr benötigst, löschst du auch diese E-Mails.

Solltest du die angehängten Dokumente und Bilder aufbewahren wollen, lade sie herunter und speichere sie auf deinem Gerät oder einem anderen Speichermedium. Zwar bieten insbesondere Mail Clients auch die Möglichkeit an, Anhänge vor Ort zu sichern, was sich recht praktisch anhört. Leider entlastet das aber nicht unbedingt dein E-Mail Postfach beziehungsweise deinen Speicher.

Ein Mail-Speicher ist kein echter Cloud-Speicher
Ein Mailserver ist zwar im Prinzip eine Art Cloud, sein Zweck ist jedoch ein anderer. Das bedeutet, dass er nicht für das dauerhafte Speichern größerer Datenmengen wie Bilder oder Dokumente ausgelegt ist. Auch aus Sicherheitsgründen solltest du hierfür dein Gerät, einen für das Aufbewahren von Dateien eingerichteten Cloud-Speicher Dienst oder eine externe Festplatte verwenden. Darüber hinaus ist auch das Verwalten der dort gesicherten Dateien wesentlich komfortabler.

3. Sonderfall Spams

Spams oder unerwünschte, dir unaufgefordert zugesandte Werbe-E-Mails solltest du sofort nach Erhalt als Spam markieren und in den Spam- oder Junk-Ordner verschieben. Dort können sie auch eine gewisse Zeit verbleiben, damit der Spamfilter lernt. Bei manchen Programmen kannst du einstellen, wann die Spams aus diesem Ordner automatisch gelöscht werden oder du tust dies beispielsweise nach einem Monat manuell.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, für die Absender, die Betreffs oder ähnliche Angaben immer wiederkehrender Spams eigene Filter zu erstellen. So landen die E-Mails direkt im Spam-Ordner.

Das Problem, dass deine E-Mails oder die von anderen fälschlicherweise im Spam-Ordner landen, hat manchmal auch etwas mit den unterschiedlichen Sicherheitsstufen der einzelnen Mail-Anbieter zu tun. So existiert noch nicht für alle E-Mail-Domains ein DMARC – Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance – Eintrag zur Minimierung des Missbrauchs von E-Mails. Die Kommunikation zwischen einer damit geschützten und einer ungeschützten Domain kann dann zu Missverständnissen führen.

Unabhängig davon, für welche Spam-Filter-Methode du dich entscheidest und welches die Ursache für einen übereifrigen Spam-Filter ist, sieh ab und zu in den Spam-Ordner. Kennzeichne erwünschte E-Mails dann als Keine Spam beziehungsweise verschiebe sie in deine Inbox, damit sie beim nächsten Mal korrekt einsortiert werden.

Zu viele Spams?
Wenn du mit Spams überhäuft wirst, solltest du versuchen, der Ursache auf den Grund zu gehen. Teste zum Beispiel auf der Website › Have I been pwnd?, ob deine E-Mail Adresse gehackt oder auf irgendwelchen Listen im Internet zum Kauf angeboten wurde und kontaktiere diesbezüglich deinen E-Mail Anbieter.

4. Ordner kontrollieren

Nachdem du nun regelmäßig für Ordnung in deiner Nachrichten-Liste sorgst und auch anschließend den Papierkorb leerst, sollte vorerst alles gut sein. Dennoch kann dein E-Mail Postfach irgendwann wieder voll sein. Spätestens dann ist es an der Zeit, sich noch einmal die als wichtig eingestuften und in Ordner verschobenen oder archivierten Nachrichten anzusehen. Besser ist es natürlich, nicht so lange zu warten, sondern dies beispielsweise ein Mal pro Monat oder Vierteljahr – je nach E-Mail Aufkommen – zu tun.

Obwohl du nun weißt, dass ein Mailserver nicht als Dauerspeicher gedacht ist, hatte es ja einen Grund, warum du die Nachrichten bisher dort aufbewahrt hast. Wenn du die Ordner nach längerer Zeit durchsiehst, wirst du vielleicht die eine oder andere Nachricht finden, die sich in der Zwischenzeit erledigt hat – also ab damit in den Papierkorb. Schwieriger wird es mit E-Mails und deren Anhängen, die du tatsächlich langfristig sichern musst.

Ordner und Archive aufräumen
Überlege bei deinen, in Ordnern gespeicherten E-Mails, ob du mit dem Absender eventuell in absehbarer Zeit zum selben Thema wieder kommunizieren möchtest. Dann sollten sie im Ordner verbleiben. Wenn sie jedoch nur aus Informationsgründen dort aufbewahrt wurden, lade sie herunter und speichere sie lokal in einem entsprechenden Ordner.

Wie speicherst du E-Mails lokal?

Die Vorgehensweise unterscheidet sich etwas von Anbieter zu Anbieter. Auch das Format, in dem deine E-Mails gespeichert werden, hängt vom E-Mail Programm und deinem Betriebssystem ab. Im Folgenden zeige ich den Weg wieder am Beispiel der eingangs genannten Anbieter.

1. Die drei Systemanbieter

Apple Mail – siehe in der linken Spalte auf der Abbildung unten

1. Öffne dein E-Mail Postfach in Apple Mail,
2. klick auf die zu sichernde E-Mail,
3. geh dann in der Task-Leiste auf Ablage
4. Sichern unter …
5. ein neues Fenster öffnet sich.
6. Gib dem Dokument einen eindeutigen Namen,
7. leg den Speicherort fest,
8. wähle das Format und
9. klick auf Sichern

Outlook

1. Öffne Outlook,
2. klick auf die zu sichernde E-Mail,
3. geh dann im Menü auf Speichern unter
4. Sichern unter …
5. ein neues Fenster öffnet sich.
6. Lass den Namen am besten wie er ist,
7. lege den Speicherort fest,
8. wähle das Format und
9. klick auf Speichern

Gmail – siehe in der rechten Spalte auf der Abbildung unten

1. Öffne Gmail im Browser,
2. klick auf die zu sichernde E-Mail,
3. das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Antworten-Pfeil
4. Nachricht herunterladen
5. ein neues Fenster öffnet sich.
6. Gib dem Dokument einen eindeutigen Namen,
7. leg den Speicherort fest und
8. klick auf Sichern

Nicht nur zur Entlastung deines Speichers, sondern damit deine wirklich wichtigen Nachrichten nicht verloren gehen, solltest du sie nicht auf Dauer in deinem E-Mail Postfach belassen. Deshalb bieten zwar nicht alle Webmailer, aber zumindest die meisten Mail Clients eine recht einfache Möglichkeit an, die Nachrichten auf dein Gerät herunterzuladen.

2. Webmailer

WEB.DE [7]

1. Öffne WEB.DE im Browser,
2. klick auf die zu sichernde E-Mail,
3. Aktionen
4. Exportieren

Telekom

1. Logge dich in dein E-Mail Postfach ein,
2. Markiere die zu sichernde E-Mail,
3. Mehr …
4. Wähle Auf Computer oder In MagentaCLOUD aus

mail.de

1. Logge dich bei mail.de ein,
2. wähle die zu sichernde E-Mail aus,
3. Aktionen/Herunterladen
4. Du erhältst eine zip-Datei.

eclipso

1. Logge dich in dein eclipso E-Mail Postfach ein,
2. setze einen Haken in die Checkbox der zu sichernden E-Mail,
3. Aktionsmenü
4. Herunterladen
5. OK
6. Du erhältst eine zip-Datei.

POSTEO

1. Logge dich in dein E-Mail Postfach ein,
2. klick auf die zu sichernde E-Mail,
3. Mehr …
4. Lokal speichern

[7] Möglicherweise treffen die Angaben auch auf GMX zu, jedoch gibt es dazu keine eindeutigen Aussagen. Häufig wird ein spezielles Programm für diesen Zweck empfohlen.

Webmailer versus Mail Client
Wenn du regelmäßig per E-Mail kommunizierst, mehrere E-Mail-Konten aktiv unterhältst und entsprechend viele Nachrichten in deinen E-Mail Postfächern landen, empfiehlt sich für eine effiziente Organisation immer die Verwendung eines Mail Clients – nicht nur wegen des unkomplizierteren lokalen Speicherns von E-Mails.

3. Mail Clients

Der Weg ist in etwa der gleiche wie für die Systemanbieter beschrieben. Der Vorteil ist, dass du bei den meisten die Wahl zwischen mehreren Formaten hast, in denen die Nachricht gespeichert werden soll. Bei Webmailern erhältst du immer eine EML-Datei, die du wiederum nur in einem Mail Client öffnen kannst oder mit einem speziellen Programm in eine PDF umwandeln müsstest.

Mail Clients bieten in der Regel neben dem Export als E-Mail-Datei (EML) auch noch HTML, welches du in jedem Browser aufrufen kannst, oder eine txt-Datei, die du in beispielsweise in TextEdit oder im Windows Notepad öffnest, an. Bei einigen hast du außerdem die Wahl, die Nachricht auch direkt als PDF zu speichern.

E-Mail Postfach – Fazit

Ein volles oder gar überfülltes E-Mail Postfach spricht nicht unbedingt für ein besonderes Interesse an deiner Person, sondern eher für eine schlechte Organisation. Außerdem hat es eine Reihe von Nachteilen. Einerseits wird das E-Mail Postfach immer unübersichtlicher, je länger die Nachrichten-Liste ist. Das Wiederfinden einzelner E-Mails wird zur echten Aufgabe und deine Kontakte müssen bisweilen lange auf Antwort warten. Schlimmstenfalls erhalten sie gar keine Antwort, da die Nachricht irgendwo im Nirwana verschwunden ist.

Andererseits verpasst du unter Umständen wichtige Informationen und verärgerst die Absender, die mit wiederkehrenden Fehlermeldungen konfrontiert werden. Um es gar nicht erst soweit kommen zu lassen, heißt das Zauberwort E-Mail Postfach verwalten:

• Besuche ein oder mehrmals täglich, je nach E-Mail Aufkommen, dein E-Mail Postfach
• Lösche Nachrichten, die keiner weiteren Aktion bedürfen, sofort nach dem Lesen
• Lade Anhänge, die du behalten möchtest, auf dein Gerät herunter und lösche dann die E-Mail
• Speichere wichtige Nachrichten lokal
• Kontrolliere regelmäßig alle Ordner
• Vergiss dabei nicht die Entwürfe und gesendeten Nachrichten
• Leere auch den Papierkorb

Und zu guter Letzt: Denke daran, selbst wenn du dein E-Mail Postfach über einen Mail Client verwaltest, dich ab und zu auch in die jeweiligen Webmailer einzuloggen. Überprüfe dort, ob die gelöschten E-Mails auch wirklich verschwunden sind und wie viel Speicherplatz dir noch zur Verfügung steht.

Genauso wie in einen Briefkasten passt auch in ein E-Mail Postfach nicht unendlich viel Post. Doch du kannst einiges tun, um ein wiederholtes Überlaufen zu vermeiden. Damit ist in diesem Fall weniger ein regelmäßiges komplettes Leeren wie beim Briefkasten, sondern vielmehr eine durchdachte und effiziente E-Mail-Verwaltung gemeint.

FAQ

© eb | › Externe Verlinkungen: Dieser Beitrag enthält keine Affiliate-/Partner-Links.

ERGÄNZENDE BEITRÄGE

Deutsche E-Mail Dienste | Welche sind die 3 besten?

Proton Mail | Moderner E-Mail-Dienst mit Privatsphäre

EU-Alternativen zu US-Software | Teil 3 Kommunikation

E-Mail-Konten | Eine Weiterleitung einrichten

Phishing und Spams | Informationen und Tipps

Phishing | Aktuelle Warnungen vor Identitätsdiebstahl