E-Mail Postfach voll | 10 Tipps, die das Problem lösen

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E-Mail Postfach

Ihr E-Mail Postfach tut nicht mehr was es soll? Welche Ursache das haben kann und wie Sie es verwalten, um das Problem in Zukunft zu vermeiden.

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein E-Mail Postfach?

Vorab einige kurze Erläuterungen zur Funktionsweise des elektronischen Postverkehrs. Ein E-Mail Postfach (Mailbox) ist ein Briefkasten im Internet. Deshalb hängt er auch nicht neben Ihrer Haustür, sondern befindet sich auf einem speziellen Server und ist folglich nur über einen Computer (ein Tablet, Smartphone) erreichbar. Auch sind keine Postangestellten für die Verteilung zuständig, sondern die Arbeit verrichten besondere Agenten.

Ein › Mailserver arbeitet mit Modulen (Agents), die E-Mails annehmen und weiterleiten (Mail Transfer Agent) und sie von anderen Servern abrufen (Mail Retrieval Agent). Anschließend sortieren sie die Nachrichten in die entsprechenden Postfächer ein (Mail Delivery Agent). Darüber hinaus verfügen Mailserver noch über Sicherheitsfunktionen für den Schutz vor Schadsoftware und über Spam-Filter.

Funktionsweise eines Mailservers

Mailserver unterteilen sich in Posteingangs- und Postausgangsserver. Ersterer empfängt die E-Mails, speichert sie und sendet sie an das E-Mail Postfach des Adressaten. Hierfür verwendet er bestimmte Protokolle, entweder POP3 (Post Office Protocol 3) oder IMAP (Internet Message Access Protocol). Beide Protokolle haben ihre Vor- und Nachteile.

POP3 lädt E-Mails von einem Server herunter und speichert eingehende Nachrichten auf einem einzigen Gerät, bis der Benutzer die Nachrichten öffnet. Sobald der Benutzer seine Mails heruntergeladen hat, löscht der Server sie automatisch, sofern dies nicht anders eingestellt wurde. – IMAP-Server ermöglichen es Benutzern, E-Mails in der Vorschau anzuzeigen, zu löschen und zu organisieren, bevor sie auf mehrere Geräte übertragen werden.

Quelle: › ComputerWeekly

Dementsprechend benötigt IMAP mehr Speicherplatz, da Kopien der E-Mails auf dem Server gespeichert bleiben, bis Sie sie in Ihrem E-Mail Postfach löschen. Zum Senden von Nachrichten arbeiten beide Eingangsserver(arten) mit einem Ausgangsserver zusammen und kommunizieren über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

Da IMAP komfortabler ist und heutzutage die meisten Nutzer regelmäßig die unterschiedlichsten E-Mails empfangen, versenden und verwalten möchten, beziehen sich die folgenden Ausführungen auf dieses Protokoll.

Ein E-Mail Postfach anlegen

Um einen Mailserver nutzen zu können, legen Sie bei einem Hosting-Dienstleister oder einem spezialisierten Anbieter für E-Mail-Services ein Konto an. So erhalten Sie eine/mehrere E-Mail-Adresse/n, die sich aus einem, mehr oder weniger frei wählbaren, individuellen vorderen Teil, einem @-Zeichen und einer Domain zusammensetzen. Bei den meisten privaten E-Mail-Adressen handelt es sich dabei um die Domain des Service-Anbieters, z. B. web.de. Eigentümer von Geschäftsadressen haben in der Regel bei einem Hosting-Unternehmen eine Unternehmens-Domain registriert, so dass die Endung der E-Mail-Adresse ihrer eigenen Domain entspricht.

Anschließend können Sie entweder über den Browser eine spezielle Webseite des Anbieters (Webmailer) aufrufen und dort bzw. über dessen App oder einen Mail-Client auf Ihr E-Mail Postfach zugreifen. Falls Sie den Webmailer Ihres Anbieters nutzen, loggen Sie sich dort nur mit Ihrer E-Mail Adresse und Ihrem, bei der Einrichtung für dieses Konto festgelegten und hoffentlich sicheren Passwort ein.

Mail Clients

Insbesondere wenn Sie mehr als ein E-Mail Postfach (u. U. bei unterschiedlichen Anbietern) besitzen, bietet sich die Verwendung eines Mail Clients an. Einerseits können Sie dafür das vorinstallierte Programm Ihres Computers / Smartphones (Apple Mail, Outlook, etc.) verwenden. Andererseits arbeiten Mail Clients von Drittanbietern (Altamail, Spark, Thunderbird, u.a.m.) zuverlässiger, insbesondere wenn Sie mehrere Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen nutzen.

Mail Client

Hierbei handelt es sich um ein Programm, das direkt mit einem oder mehreren Mailservern in Kontakt tritt. So ist es möglich, auch E-Mail Konten unterschiedlicher Anbieter an einem Ort zu verwalten. Diese werden dann gesammelt in der Inbox angezeigt.

Darüber hinaus haben Sie über einen Mail Client im Gegensatz zu einem Webmailer auch ohne Internetverbindung Zugriff auf Ihre Nachrichten. Des weiteren ist der Funktionsumfang oft größer, denn Sie können nicht nur Nachrichten erstellen, versenden und empfangen, sondern auch Ihre Kontakte und Termine (Kalender) verwalten sowie

  • Nachrichten filtern (z. B. Intelligente Postfächer) und an andere Mailserver weiterleiten,
  • Kopien (CC = Carbon Copy) oder Blindkopien (BCC = Blind Carbon Copy) an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden
  • und Dateianhänge in unterschiedlichen Formaten hinzufügen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit Empfangsbestätigungen anzufordern sowie Kurzantworten oder eine Abwesentheitsnachricht automatisch versenden zu lassen. Bei den meisten Webmailern fehlen zumindest einige dieser Funktionen, die aber gerade im Geschäftsleben sehr nützlich sind.

Um Ihr E-Mail Postfach im Mail Client anzumelden, reicht es bei den gängigen Anbieter wie Gmail, Outlook, GMX, usw. in der Regel, auf den bereits im Client vorgegeben Anbieter zu klicken und Ihre E-Mail Adresse plus Passwort einzugeben. Sollten Sie einen nicht dort aufgeführten Dienst nutzen, müssen Sie unter Umständen nicht nur Ihre Adresse plus Passwort, sondern auch noch die Server-URL für IMAP und SMTP (evtl. auch den Port) angeben. Die genauen Daten für Ihr E-Mail Postfach erhalten Sie bei Ihrem E-Mail Anbieter.

E-Mail Postfach und Speicher

Da Sie nicht ständig in den Briefkasten sehen werden, kann ein sinnvoller Mail-Verkehr nur stattfinden, wenn die Nachrichten zumindest bis zum Abrufen auf dem Server aufbewahrt werden können. Bei IMAP-Konten können sie unter Umständen auch über Monate oder Jahre dort gespeichert bleiben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Ordner anzulegen, in denen Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder zu speziellen Themen längerfristig sichern. Dafür benötigen Sie, je nach Höhe des E-Mail-Aufkommens, einen entsprechenden Speicherplatz.

Die Größe des Ihnen zur Verfügung stehenden Speichers hängt zunächst davon ab, ob Sie sich für ein kostenloses Konto entscheiden oder ob Sie dafür bezahlen möchten. Unabhängig von der ersten Einrichtung haben Sie bei vielen Anbietern auch später noch die Möglichkeit, das Speichervolumen zu erhöhen. Dafür müssen Sie jedoch bezahlen bzw. in einen anderen/teureren Tarif wechseln.

Manche Dienstleister bieten eine Aufstockung um jeweils einzelne GB an, was relativ preisgünstig ist. Bei anderen müssen Sie ein größeres Gesamt-Paket buchen, das vielleicht für Ihre Bedürfnisse wiederum zu groß und recht teuer sein kann.

Beispiele für Speicherkapazitäten

Viele Anbieter kostenloser Konten finanzieren den Service mittels, in Ihrem E-Mail Postfach angezeigter, Werbung. Diese Werbe-Nachrichten sehen Sie jedoch nicht, wenn Sie Ihr E-Mail Postfach über einen Mail Client abrufen. Dennoch belegen sie ebenfalls Speicherplatz.

Der erste Wert in den folgenden Listen bezieht sich jeweils auf die kostenlose bzw. Einstiegs-Variante, die weiteren Werte auf mögliche Speichererweiterungen gegen Bezahlung. Da die Preise sich jeder Zeit ändern können, mache ich dazu keine Angaben. Diese Informationen können Sie den Websites der Unternehmen entnehmen.

1. Die Dienste der drei großen „Betriebssysteme“:

  • Apple (icloud.com)[1]: 5 GB / 50 GB, 200 GB, 2 TB
  • Microsoft (outlook.com): 15 GB / 50 GB[2]
  • Google (gmail.com)[3]: 15 GB / 100 GB, 200 GB, 2 TB, 5 TB, 10 TB, 20 TB, 30 TB

[1] Hierbei handelt es sich um den gesamten, Ihnen zur Verfügung stehenden iCloud-Speicher, in dem Sie auch Ihre Fotos, Dokumente, Backups, etc. sichern.
[2] Erweiterungen sind nur in Verbindung mit einem umfangreicheren Office 365-Abonnement möglich.
[3] Wie bei Apple wird der Speicherplatz auch für One Drive und Fotos genutzt. Für eine Erweiterung müssen Sie ein Monats- oder Jahres-Abonnement von Google One abschließen.

2. Beliebte deutsche E-Mail Services mit kostenlosen Konten sowie ein Dienstleister, der nur bezahlte Konten anbietet:

  • 1&1 Mail & Medien GmbH (gmx.de): 1 GB / 5 GB, 10 GB
  • Wie oben (web.de): 1 GB / 500.000 E-Mails
  • Telekom (t-online.de; magenta.de): 1 GB / 15 GB, monatlich um jeweils 1 GB erweiterbar
  • mail.de (mail.de): 2 GB / 5 GB, 15 GB, unbegrenzt
  • eclipso: 2 GB / 20 GB, 40 GB, 75 GB
  • POSTEO (posteo.de): Nicht im Angebot / 2 GB, gegen Aufpreis bis auf 20 GB erweiterbar.

Tipp 1
Obwohl die drei „System-Anbieter“ auf den ersten Blick am großzügigsten erscheinen, sollten Sie daran denken, dass es sich um US-Unternehmen mit Server-Standorten auch außerhalb der EU handelt. Deshalb ist der Datenschutz nicht ganz unproblematisch. Einen derzeit nicht zulässigen Datentransfer in die USA und dortigen Zugriff auf die Daten können die Anbieter, trotz gegenteiliger Bekundungen, nicht verlässlich ausschließen.

Sonstige Beschränkungen

Doch nicht nur der Speicherplatz hat Einfluss darauf, ob Ihr E-Mail Postfach auf Dauer Ihren Bedürfnissen gerecht wird. Um ihre Server vor Überlastung und dem Missbrauch durch Spammer zu schützen, limitieren viele Anbieter auch den E-Mail Versand. So legen die Dienste Maximalwerte für die Anzahl der pro Tag versendeten Nachrichten (erster), der Empfänger derselben Nachricht (zweiter) sowie die Größe einer E-Mail einschließlich Anhang/Anhängen (dritter Wert) fest. Wiederum dienen die bereits oben aufgeführten Anbieter als Beispiele (die Werte in Klammern beziehen sich auf bezahlte Konten):

  • Apple: 1000 / 500 / 20 MB
  • Microsoft: 1000 neue oder 5000 bekannte Empfänger / 500 / 34 MB
  • Google: 500 / 500 / 25 MB
  • GMX und WEB.DE: die ersten beiden Werte werden dynamisch festgelegt[4] / 20 MB (50 MB, 100 MB)
  • Telekom: 100[5] (5000) / k. A. / 32 MB
  • mail.de: 50 (500, 2500, 5000) / k. A. / 60 MB (100 MB)
  • eclipso: k. A. / k. A. / 30 MB (35 MB, 50 MB)
  • POSTEO: 2 in 2 Stunden / k. A. / 50 MB

[4] Bei diesen beiden Anbietern ist das Risiko, durch das Versenden (zu) vieler E-Mails innerhalb kurzer Zeit, auf einer Blacklist zu landen, erhöht. So wird Ihre Adresse unter Umständen schon blockiert, auch wenn Sie gar keine Spams, sondern nur Weihnachtsgrüße an Ihre vielen Verwandten und Freunde versendet haben.
[5] … oder 1000 pro Monat.

Tipp 2
Auch hinsichtlich der Beschränkungen scheinen die drei „System-Anbieter“ wieder den besseren Service zu bieten. Dennoch erreichen sie eben hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz (s. Tipp 1) nicht das Niveau der empfehlenswerten deutschen Anbieter mail.de, eclipso oder POSTEO.

Im E-Mail Postfach erscheinen Fehlermeldungen

Wenn Sie eine zeitlang mit Ihrem E-Mail Postfach arbeiten, werden Ihnen früher oder später auch Fehlermeldungen begegnen. Davor sind Sie bei keinem Anbieter gefeit. So kann es passieren, dass Sie Ihr E-Mail Postfach gar nicht aufrufen können oder Probleme beim Empfang und/oder Versenden von Nachrichten auftreten.

Technische Ursachen

Zunächst sollten Sie ausschließen, dass es sich um ein Problem bei Ihrem Gerät, Router oder um einen lokaler Ausfall des Internets handelt. Wenn diese Punkte nicht zutreffen, kommt auch eine Störung bei Ihrem Anbieter in Frage. Die Ursache größerer, überregionaler Störungen sind einerseits System-/Programmierfehler oder eine Überlastung des Servers, was jedoch meistens nur einen kurzzeitigen Ausfall zur Folge hat. Falls Ihr Anbieter / Server-Betreiber Wartungsarbeiten durchführt, erhalten Sie normalerweise einen bis mehrere Tage vorher eine entsprechende Mitteilung.

Anderseits können Server auch aus anderen, nicht vorhersehbaren Gründen über einen längeren Zeitraum komplett ausfallen. Eine Übersicht über Störungen bei häufig genutzten Diensten finden Sie auf meiner Website …

oder Sie informieren sich auf den Webseiten der Anbieter wie beispielsweise

Apple Systemstatus | Microsoft Service Status | Google App Status
GMX bzw. WEB.DE Störungen | Telekom-Hilfe / Mein Magenta App
mail.de Website > Serverstatus am Ende der Startseite | Status eclipso.de | POSTEO Status

Tipp 3
Kontaktieren Sie Ihren Anbieter, falls die Unterbrechung länger andauert, Sie keine diesbezügliche Information erhalten haben und Sie auch keinen Fehler in Ihrem „System“ finden. Am Ende bleibt Ihnen in den meisten Fällen aber leider nichts anderes übrig, als abzuwarten bis alles wieder läuft.

Das Senden von E-Mails schlägt fehl

Relativ harmlos sind bereits während des Schreibens einer Nachricht oder beim Absenden eingeblendete Warnhinweise. In der Regel haben Sie dann entweder die Empfänger-Adresse falsch bzw. gar nicht eingegeben oder das Betreff-Feld nicht ausgefüllt. Diese Probleme lassen sich schnell und unkompliziert beheben.

Schwieriger wird es, wenn Ihr E-Mail Postfach Ihnen mitteilt, dass diese E-Mail nicht versendet werden kann, obwohl Sie korrekt verfasst wurde. Wenn keines der oben genannten technischen Probleme vorliegt, kann diese Fehlermeldung vor allem folgende Ursachen haben:

1. Kontingent erschöpft

Die meisten Anbieter stellen Ihnen für Ihr E-Mail Postfach nur ein bestimmtes Kontingent pro Tag/Monat zur Verfügung. Je nach dem, wofür Sie Ihr E-Mail Postfach nutzen, kann es dann schon einmal eng werden. Daran können Sie normalerweise kurzfristig nichts ändern.

Falls Sie jedoch regelmäßig an die Grenzen stoßen, haben Sie theoretisch zwei Optionen. Entweder Sie wechseln zu einem Anbieter wie mail.de, bei dem Sie Ihr Kontingent gegen Zuzahlung aufstocken können oder zu einem der „Systemanbieter“, deren Grenzen nicht ganz so eng gesteckt sind. Allerdings ist letzteres für Versender sensibler Informationen nicht uneingeschränkt zu empfehlen.

Die zweite Option wäre, dass Sie eine eigene Domain erwerben und mit dem Hoster über spezielle Kondition für ein Geschäftskonto verhandeln. Diese Lösung dürfte vor allem für Privatpersonen wohl schon allein aus Kostengründen keine echte Alternative sein.

2. Eine E-Mail – viele Empfänger

Insbesondere um ihre Server vor Überlastung zu schützen und zu verhindern, dass ihre Domain als Quelle für Spamming auf irgendwelchen Sperrlisten landet, schieben viele Anbieter Massensendungen einen Riegel vor. Das bedeutet, dass Sie eine E-Mail nicht gleichzeitig an unendlich viele Empfänger (direkt oder als CC- / BCC) versenden können. Wie aus der Übersicht unter „Sonstige Beschränkungen“ hervorgeht, halten sich die Anbieter hinsichtlich der genauen Limitierung jedoch recht bedeckt.

Falls sich somit eine E-Mail mit vielen Adressaten nicht versenden lässt, bleibt Ihnen nur, die Empfänger-Gruppe zu verkleinern. Sie müssten somit dieselbe Nachricht mehrfach an jeweils wenige(r) Adressen verschicken.

3. E-Mail zu groß

Auch die Größe einer Nachricht unterliegt einer Beschränkung, die in diesem Fall nicht nur Ihr E-Mail Postfach, sondern auch das des jeweiligen Empfängers betreffen kann. Selbst wenn die Nachricht bei Ihnen rausgeht, kann die Datenmenge für das E-Mail Postfach des Empfängers zu groß sein (s. „Empfang von E-Mails verweigert“).

Die Größe einer reinen Text-Nachricht ist normalerweise zu vernachlässigen. Die Ursache für die Probleme sind Anhänge. Einerseits können es (zu) viele kleine sein, die sich aber zu einem großen Datenvolumen summieren. Andererseits kann aber auch schon ein einziger Anhang das Limit überschreiten. Besonders häufig ist dies bei Bildern oder Dokumenten mit vielen Abbildungen der Fall. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das Bild / die Bilder als echten Anhang oder eingebettet in die E-Mail (wie bei Apple üblich) versenden.

Auch für dieses Problem gibt es Lösungen. Bei den meisten Webmailer und Mail Clients lässt sich die Qualität des ausgewählten Bildes in Ihrem Postfach auf hoch, mittel oder niedrig einstellen, bevor es angehängt wird. Dies kann bei einem oder wenigen Bildern helfen, hat aber den Nachteil, dass Sie mit einem Qualitätsverlust rechnen müssen. Je nach anschließendem Verwendungszweck ist diese Vorgehensweise deshalb nicht nicht optimal.

Eine andere Möglichkeit wäre, Bilder bereits vorher auf Ihrem Gerät mittels einer speziellen Software oder im Browser (z. B. mit › tinypng) zu komprimieren. Eine Verkleinerung des Bildes (Breite/Höhe) verändert hingegen die Datenmenge kaum bis gar nicht! Bei der Bearbeitung auf Ihrem Gerät haben Sie zumindest eine gewisse Kontrolle über die Qualität des Bildes. Manchmal erfüllt auch das Umwandeln in eine zip-Datei den Zweck.

Tipp 4
Wenn Sie mehrere Bilder verlustfrei per E-Mail teilen möchten, können Sie entweder mehrere Nachrichten mit nur einem oder zwei Bildern senden. Die bessere Methode wäre, die Original-Bilder in einen Cloud-Speicher Ihres Vertrauens hochzuladen und dem Empfänger anschließend eine Nachricht mit dem Link zu schicken.

Empfang von E-Mails verweigert

Eine Mitteilung dieser Art erscheint, wenn entweder die Nachricht plus Anhang zu groß oder das E-Mail Postfach voll ist. Sollten Sie diesen Hinweis erhalten, so liegt das Problem beim Empfänger. Denn dann übersteigt die Datenmenge das serverseitige Limit des Empfängers bzw. die Kapazität dessen E-Mail Postfachs ist erschöpft. Im ersten Fall können Sie versuchen, die Datenmenge Ihrer E-Mail zu verkleinern (s. oben) und Sie dann erneut zu senden. Im zweiten Fall sollten Sie den Empfänger darüber informieren.

Wenn hingegen der Speicherplatz des eigenen E-Mail Postfachs erschöpft ist, wird dies oft zunächst nicht bemerkt. Eine diesbezügliche Fehlermeldung sendet der Mailserver eben an diejenigen, die dem vollen Speicher eine neue Nachricht hinzufügen woll(t)en und nicht dem Inhaber des E-Mail Postfachs. Die Information lautet dann in etwa wie folgt:

E-Mail Postfach voll - Mitteilung
Hinweis des Mailservers auf ein volles E-Mail Postfach

Übersetzung: „[Anhang: Textdatei] Nicht ausgelieferte E-Mail (wurde) zum Absender zurückgeschickt. Von: (Mail-Auslieferungs-System) [Mail-Rücksender Server-Adresse] Dies ist das Mail-System beim Host [Adresse des Anbieters]. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihre Nachricht an einen oder mehrere Empfänger nicht ausgeliefert werden konnte. Sie ist unten angehängt. Für weitere Hilfe, senden Sie die E-Mail bitte an den Postmaster. Wenn Sie dies tun, fügen Sie bitte diesen Bericht bei. Sie können Ihren eigenen Text aus der angehängten Rücknachricht entfernen. Das Mail-System [Empfänger-Adresse]: Host … sagt: 552 5.2.2 [Empfänger-Adresse] Es tut uns leid, die Mailbox von [Empfänger-Adresse] hat Ihr Limit überschritten. Bitte ziehen das Löschen von E-Mail(s) in Betracht (als Antwort auf das Ende der DATA Anweisung)“

Fehler 552 5.2.2 – over quota

Im Internet / IT-Bereich werden Fehler mit eindeutigen Ziffern-Codes versehen, so dass deren Ursache auch ohne lange Erläuterung verständlich ist. In diesem Fall bedeutet der Code im Klartext: over (über) quota / quota exceeded (überschritten). Als Quota (Anteil) wird die Speicherplatzbegrenzung von Servern, in diesem Fall eines Mailservers bezeichnet.

Ein volles E-Mail Postfach erkennen

Wenn Sie Ihr E-Mail Postfach regelmäßig besuchen und keine neuen Nachrichten sehen, muss das nicht zwangsläufig auf ein Speicherproblem zurückzuführen sein. Denn ob Sie in einem bestimmten Zeitraum überhaupt Nachrichten erhalten hätten und wie viele, wissen Sie nicht. Auch das Versenden einfacher E-Mails funktioniert meistens noch für eine gewisse Zeit.

Häufig erfahren Sie erst, dass Ihr E-Mail Postfach seine Aufnahmekapazität erreicht hat, wenn einer Ihrer Kontakte Sie über die bei ihm/ihr eingehende Fehlermeldung informiert. Zwar wissen Sie dann, dass keine E-Mails mehr angenommen werden, aber nicht seit wann das so ist. Infolgedessen könnten Sie bereits eine Reihe, unter Umständen wichtige Nachrichten nicht erhalten haben, ohne dass die Absender Sie darauf aufmerksam gemacht hätten.

Deshalb ist es sinnvoller, von Zeit zu Zeit in Ihrem E-Mail Postfach nachzusehen, wie viel Prozent des Speichers belegt sind. Manche Anbieter zeigen die aktuelle Speicherbelegung in Form eines Kreises oder Balkens und/oder einer Prozentangabe unterhalb Ihrer Nachrichten-Liste an, andere in der Bearbeitungsleiste oberhalb des E-Mail-Fensters. Leider gibt es aber auch Webmailer, bei denen Sie erst danach suchen müssen. Dann verbirgt sich die Angabe entweder in den Einstellungen, in Ihrem Profil oder in den Informationen zu Ihrem Vertrag.

Tipp 5
Falls Sie Ihr E-Mail Postfach über einen Mail Client aufrufen, sollten Sie in regelmäßigen Abständen auch die Websites der jeweiligen Anbieter besuchen. Einerseits finden Sie dort die Informationen über die Speicherbelegung. Andererseits können Sie auch nur dort die zuvor erwähnten Werbe-Nachrichten sehen und löschen.

Gründe für ein volles E-Mail Postfach

Die einfachste Antwort auf die Frage nach den Gründen ist, dass dort zu viele E-Mails, möglicherweise auch solche mit großen Anhängen gespeichert sind. Nicht selten werden Sie überrascht sein, denn der Blick auf Ihre eigentlich gar nicht so lange Nachrichten-Liste kann täuschen. Den Speicherplatz füllen eben nicht nur die nicht gelesenen, noch zu bearbeitenden oder nicht gelöschten E-Mails, sondern auch

  • Entwürfe,
  • gesendete sowie
  • in Ordner verschobene Nachrichten (eventuell mit Anhängen),
  • Spams und
  • vermeintlich gelöschte E-Mails im Papierkorb.

Diese Ablageorte werden oft übersehen. Bedenken Sie auch, dass eine gelesene, in den Papierkorb beförderte E-Mail, nicht wirklich gelöscht ist. Sie befindet sich weiterhin solange auf dem Mailserver, bis Sie sie auch aus dem Papierkorb entfernen.

Tipp 6
Denken Sie bei der Nutzung eines Mail Clients und/oder bei einer automatischen Weiterleitung der E-Mails von einem zu einem anderen Konto daran, in die Einstellungen des Ausgangskontos und/oder des Mail Clients zu sehen. In der Regeln können Sie dort festlegen, ob woanders gelöschte Nachrichten trotzdem auf dem „Ausgangs-Server“ gespeichert bleiben oder tatsächlich auch dort verschwinden.

E-Mail Postfach verwalten

Vorausgesetzt Sie wollen (oder können) Ihren Speicherplatz nicht regelmäßig erweitern, kann die Lösung gegen eine Überfüllung nur heißen: Das E-Mail Postfach aufräumen! Eine erfolgreiche Organisation setzt an mehreren Punkten an.

1. Nachrichten-Liste leeren

Der erste Schritt ist das umgehende Löschen gelesener, bearbeiteter oder uninteressanter Nachrichten. Dies sollte zur Routine werden. Chat-ähnliche Verläufe, bei denen sich an die Ausgangs-E-Mail eine, über einen längeren Zeitraum verlaufende, direkte Kommunikation anschließt, verbleiben natürlich in der Nachrichten-Liste, bis die Kommunikation abgeschlossen ist.

E-Mails mit wichtigen Informationen, die Sie zeitnah noch benötigen, belassen Sie ebenfalls in der Liste. Solche, deren Bearbeitung zwar abgeschlossen ist, deren Inhalt aber so bedeutend ist, dass Sie sie aufbewahren wollen, verschieben Sie vielleicht zunächst in das Archiv bzw. in einen für den jeweiligen Zweck angelegten Ordner (s. auch nachfolgenden Punkt 4.).

Entsprechend verfahren Sie auch mit Ihren Entwürfen und gesendeten E-Mails. Nicht mehr benötigte wandern in den Papierkorb.

2. E-Mails mit Anhängen

Wenn Sie sicher sind, dass es sich nicht um Phishing-E-Mails handelt, öffnen Sie die Anhänge, sobald Sie die E-Mail gelesen haben. Anschließend entscheiden Sie, ob es sich nur um einfache Informationen handelt oder um wichtige Dokumente / Bilder, die Sie behalten wollen/müssen. Wenn Sie die Anhänge nach dem Lesen oder die Bilder nach dem Betrachten nicht mehr benötigen, löschen Sie auch diese E-Mails.

Sollte Sie die angehängten Dokumente und Bilder aufbewahren wollen, laden Sie sie herunter und speichern Sie sie auf Ihrem Gerät oder einem anderen Speichermedium. Zwar bieten insbesondere Mail Clients auch die Möglichkeit, Anhänge „vor Ort“ zu sichern an, was sich recht praktisch anhört. Leider entlastet das aber nicht unbedingt Ihr E-Mail Postfach bzw. Ihren Speicher.

Tipp 7
Ein Mailserver ist zwar im Prinzip eine Art Cloud, sein Zweck ist jedoch ein anderer. Das bedeutet, dass er nicht für das dauerhafte Speichern größerer Datenmengen wie Bilder oder Dokumente ausgelegt ist. Auch aus Sicherheitsgründen sollten Sie hierfür Ihr Gerät oder einen echten Cloud-Speicher verwenden. Darüber hinaus ist auch das Verwalten der dort gesicherten Dateien wesentlich komfortabler.

3. Sonderfall Spams

Spams oder unerwünschte, Ihnen unaufgefordert zugesandte Werbe-E-Mails sollten Sie sofort nach Erhalt als Spam markieren bzw. in den Spam-/Junk-Ordner verschieben. Dort können sie auch verbleiben, damit der Spamfilter „lernt“. Alternativ besteht die Möglichkeit, für die Absender / Betreffs o. ä. immer wiederkehrender Spams auch eigene Filter zu erstellen. So landen die E-Mails direkt im Spam-Ordner. Falls sehr viele Spams in Ihrem E-Mail Postfach eingehen, müssten Sie jedoch auch diesen Ordner von Zeit zu Zeit leeren.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, sehen Sie ab und zu in den Spam-Ordner. Manchmal sind Spam-Filter auch übereifrig und es landen dort Nachrichten, die zumindest für Sie keine Spams sind. Kennzeichnen Sie diese dann als „Keine Spam“, damit Sie beim nächsten Mal korrekt einsortiert werden.

Tipp 8
Wenn Sie mit Spams überhäuft werden, sollten Sie versuchen, der Ursache auf den Grund zu gehen. Testen Sie (z. B. auf der Website › Have I been pwnd?), ob Ihre E-Mail Adresse gehackt wurde und/oder kontaktieren Sie diesbezüglich Ihren Anbieter.

4. Ordner kontrollieren

Nachdem Sie nun regelmäßig für Ordnung in Ihrer Nachrichten-Liste sorgen und auch anschließend den Papierkorb leeren, sollte vorerst alles gut sein. Dennoch kann Ihr E-Mail Postfach irgendwann wieder voll sein. Spätestens dann ist es an der Zeit, sich noch einmal die als „wichtig“ eingestuften und/oder in Ordner verschobenen Nachrichten anzusehen. Besser ist es natürlich, nicht so lange zu warten, sondern dies z. B. ein Mal pro Monat oder Vierteljahr (je nach E-Mail Aufkommen) zu tun.

Obwohl Sie nun wissen, dass ein Mailserver nicht als Dauerspeicher gedacht ist, hatte es ja einen Grund, warum Sie die Nachrichten bisher dort aufbewahrt haben. Wenn Sie die Ordner nach längerer Zeit durchsehen, werden Sie vielleicht die eine oder andere Nachricht finden, die sich in der Zwischenzeit erledigt hat – also ab damit in den Papierkorb. Schwieriger wird es mit E-Mails und deren Anhängen, die Sie tatsächlich langfristig sichern müssen.

Tipp 9
Überlegen Sie bei Ihren in Ordnern gespeicherten E-Mails, ob Sie mit dem Absender eventuell in absehbarer Zeit zum selben Thema wieder kommunizieren möchten/müssen. Dann sollten sie im Ordner verbleiben. Wenn sie jedoch nur aus Informationsgründen dort aufbewahrt wurden, laden Sie sie herunter und speichern Sie sie lokal in einem entsprechenden Ordner.

E-Mails lokal speichern

Nicht nur zur Entlastung Ihres Speichers, sondern damit Ihre wirklich wichtigen Nachrichten nicht verloren gehen, sollten Sie sie nicht auf Dauer in Ihrem E-Mail Postfach belassen. Zwar bieten nicht alle Webmailer, aber zumindest die meisten Mail Clients eine recht einfache Möglichkeit an, die Nachrichten auf Ihr Gerät herunterzuladen.

Die Vorgehensweise unterscheidet sich etwas von Anbieter zu Anbieter. Auch das Format, in dem Ihre E-Mails gespeichert werden, hängt vom E-Mail Programm und Ihrem Betriebssystem ab. Im Folgenden zeige ich den Weg wieder am Beispiel der eingangs genannten Anbieter.

1. Die drei Systemanbieter

Apple Mail (s. Abbildung unten)

  1. Öffnen Sie Ihr E-Mail Postfach in Apple Mail,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. gehen Sie dann in der Task-Leiste auf Ablage
  4. Sichern unter …
  5. ein neues Fenster öffnet sich.
  6. Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen,
  7. legen Sie den Speicherort fest,
  8. wählen Sie das Format und
  9. klicken Sie auf Sichern

Outlook

  1. Öffnen Sie Outlook,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. gehen Sie dann Menü auf Speichern unter
  4. Sichern unter …
  5. ein neues Fenster öffnet sich.
  6. Lassen Sie den Namen am beste n wie er ist,
  7. legen Sie den Speicherort fest,
  8. wählen Sie das Format und
  9. klicken Sie auf Speichern

Gmail (s. Abbildung unten)

  1. Öffnen Sie Gmail im Browser,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Antworten-Pfeil
  4. Nachricht herunterladen
  5. ein neues Fenster öffnet sich.
  6. Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen,
  7. legen Sie den Speicherort fest und
  8. klicken Sie auf Sichern
E-Mail Postfach - E-Mails herunterladen
E-Mails herunterladen bei Apple (links) und bei Gmail (rechts)

2. Webmailer

WEB.DE[6]

  1. Öffnen Sie WEB.DE im Browser,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. Aktionen
  4. Exportieren

Telekom

  1. Loggen Sie sich in Ihr E-Mail Postfach ein,
  2. Markieren Sie die zu sichernde E-Mail,
  3. Mehr …
  4. Wählen Sie Auf Computer oder In MagentaCLOUD aus

mail.de

  1. Loggen Sie sich bei mail.de ein,
  2. wählen Sie die zu sichernde E-Mail aus,
  3. Aktionen/Herunterladen
  4. Sie erhalten eine zip-Datei.

eclipso

  1. Loggen Sie sich in Ihr eclipso E-Mail Postfach ein,
  2. setzen Sie einen Haken in die Checkbox der zu sichernden E-Mail,
  3. Aktionsmenü
  4. Herunterladen
  5. OK
  6. Sie erhalten eine zip-Datei.

POSTEO

  1. Loggen Sie sich in Ihr E-Mail Postfach ein,
  2. klicken Sie auf die zu sichernde E-Mail,
  3. Mehr …
  4. Lokal speichern

[6] Möglicherweise treffen die Angaben auch auf GMX zu, jedoch gibt es dazu keine eindeutigen Aussagen. Häufig wird eine besonderes Programm für diesen Zweck empfohlen.

3. Mail Clients

Der Weg ist in etwa der gleiche wie für die Systemanbieter beschrieben. Der Vorteil ist, dass Sie bei den meisten die Wahl zwischen mehreren Formaten haben, in denen die Nachricht gespeichert werden soll. Bei Webmailern erhalten Sie immer eine EML-Datei, die Sie wiederum nur in einem Mail Client öffnen können oder mit einem speziellen Programm in eine PDF umwandeln müssten.

Mail Clients bieten in der Regel neben dem Export als E-Mail-Datei (EML) auch noch HTML, welches Sie in jedem Browser aufrufen können, oder eine txt-Datei, die Sie in z. B. in TextEdit oder Windows Notepad öffnen, an. Bei einigen haben Sie außerdem die Wahl, die Nachricht auch direkt als PDF zu speichern.

Tipp 10
Wenn Sie regelmäßig per E-Mail kommunizieren und entsprechend viele Nachrichten in Ihrem E-Mail Postfach landen, empfiehlt sich für eine effiziente Organisation immer die Verwendung eines Mail Clients – nicht nur wegen des unkomplizierteren lokalen Speicherns von E-Mails.

E-Mail Postfach – Fazit

E-Mail Postfach

Genauso wie in einen Briefkasten passt auch in ein E-Mail Postfach nicht unendlich viel Post. Doch Sie können einiges tun, um ein wiederholtes Überlaufen zu vermeiden.

Ein (über)volles E-Mail Postfach spricht nicht unbedingt für ein besonderes Interesse an Ihrer Person, sondern eher für eine schlechte Organisation. Außerdem hat es eine Reihe von Nachteilen. Einerseits wird das E-Mail Postfach immer unübersichtlicher, je länger die Nachrichten-Liste ist. Das Wiederfinden einzelner E-Mails wird zur echten Aufgabe und Ihre Kontakte müssen bisweilen lange auf Antwort warten. Schlimmstenfalls erhalten sie gar keine Antwort, da die Nachricht irgendwo im Nirwana verschwunden ist.

Andererseits verpassen Sie unter Umständen wichtige Informationen und verärgern die Absender, die mit wiederkehrenden Fehlermeldungen konfrontiert werden. Um es gar nicht erst soweit kommen zu lassen, heißt das „Zauberwort“ E-Mail Postfach verwalten:

  • Besuchen Sie ein oder mehrmals täglich (je nach E-Mail Aufkommen) Ihr E-Mail Postfach
  • Löschen Sie Nachrichten, die keiner weiteren Aktion bedürfen, sofort nach dem Lesen
  • Laden Sie Anhänge, die Sie behalten möchten, auf Ihr Gerät herunter und löschen Sie dann die E-Mail
  • Speichern Sie wichtige Nachrichten lokal
  • Kontrollieren Sie regelmäßig alle Ordner
  • Vergessen Sie dabei nicht die Entwürfe und gesendeten Nachrichten
  • Leeren Sie auch den Papierkorb

Und zu guter Letzt: Denken Sie daran, selbst wenn Sie Ihr E-Mail Postfach über einen Mail Client verwalten, sich ab und zu auch in die jeweiligen Webmailer einzuloggen. Überprüfen Sie dort, ob die gelöschten E-Mails auch wirklich verschwunden sind und wie viel Speicherplatz Ihnen (noch) zur Verfügung steht.

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