E-Mail Postfach voll | 10 Tipps, die das Problem lösen

Was ist ein E-Mail Postfach?

Vorab einige kurze Erläuterungen zur Funktionsweise des elektronischen Postverkehrs. Ein E-Mail Postfach (Mailbox) ist ein Briefkasten im Internet. Deshalb hängt er auch nicht neben Ihrer Haustür, sondern befindet sich auf einem speziellen Server und ist folglich nur über einen Computer (ein Tablet, Smartphone) erreichbar. Auch sind keine Angestellten eines Postdienstes für die Verteilung zuständig.

Ein › Mailserver arbeitet mit Modulen (Agents), die E-Mails annehmen und weiterleiten (Mail Transfer Agent) und sie von anderen Servern abrufen (Mail Retrieval Agent). Anschließend sortieren sie die Nachrichten in die entsprechenden Postfächer ein (Mail Delivery Agent). Darüber hinaus verfügen Mailserver noch über Sicherheitsfunktionen für den Schutz vor Schadsoftware und über Spam Filter.

Funktionsweise eines Mailservers

Mailserver unterteilen sich in Posteingangs- und Postausgangsserver. Ersterer empfängt die E-Mails, speichert sie und sendet sie an das E-Mail Postfach des Adressaten. Hierfür verwendet er bestimmte Protokolle, entweder POP3 (Post Office Protocol 3) oder IMAP (Internet Message Access Protocol). Beide Protokolle haben ihre Vor- und Nachteile.

POP3 lädt E-Mails von einem Server herunter und speichert eingehende Nachrichten auf einem einzigen Gerät, bis der Benutzer die Nachrichten öffnet. Sobald der Benutzer seine Mails heruntergeladen hat, löscht der Server sie automatisch, sofern dies nicht anders eingestellt wurde. – IMAP-Server ermöglichen es Benutzern, E-Mails in der Vorschau anzuzeigen, zu löschen und zu organisieren, bevor sie auf mehrere Geräte übertragen werden.
Quelle: ComputerWeekly

Dementsprechend benötigt IMAP mehr Speicherplatz, da Kopien der E-Mails auf dem Server gespeichert bleiben, bis du sie in deinem E-Mail Postfach löschst. Zum Senden von Nachrichten arbeiten beide Eingangsserver(arten) mit einem Ausgangsserver zusammen und kommunizieren über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

Da IMAP komfortabler ist und heutzutage die meisten Nutzer regelmäßig die unterschiedlichsten E-Mails empfangen, versenden und verwalten möchten, beziehen sich die folgenden Ausführungen auf dieses Protokoll.

Ein E-Mail Postfach anlegen

Um einen Mailserver nutzen zu können, legst du bei einem Hosting-Dienstleister oder einem spezialisierten Anbieter für E-Mail-Services ein Konto an. So erhältst du eine/mehrere E-Mail-Adresse/n, die sich aus einem, mehr oder weniger frei wählbaren, individuellen vorderen Teil, einem @-Zeichen und einer Domain zusammensetzen. Bei privaten E-Mail-Adressen handelt es sich dabei in der Regel um die Domain des Service-Anbieters, z. B. web.de. Eigentümer von Geschäftsadressen haben meistens bei einem Hosting-Unternehmen eine eigene Unternehmens-Domain registriert, so dass die Endung der E-Mail-Adresse ihrer eigenen Domain entspricht.

Anschließend kannst du entweder über den Browser eine spezielle Webseite des Anbieters (Webmailer) aufrufen und dort bzw. über dessen App oder einen Mail-Client auf dein E-Mail Postfach zugreifen. Falls du den Webmailer deines Anbieters nutzt, loggst du dich dort nur mit deiner E-Mail Adresse und deinem, bei der Einrichtung für dieses Konto festgelegten und hoffentlich sicheren Passwort ein.

Mail Clients

Insbesondere wenn du mehr als ein E-Mail Postfach (u. U. bei unterschiedlichen Anbietern) besitzt, bietet sich die Verwendung eines Mail Clients an. Einerseits kannst du dafür das vorinstallierte Programm deines Computers / Smartphones (Apple Mail, Outlook, etc.) verwenden. Andererseits arbeiten Mail Clients von Drittanbietern (Altamail, Canary Mail, Spark, Thunderbird, u.a.m.) zuverlässiger, insbesondere wenn du mehrere Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen nutzt.

Darüber hinaus hast du über einen Mail Client im Gegensatz zu einem Webmailer auch ohne Internetverbindung Zugriff auf deine Nachrichten. Des weiteren ist der Funktionsumfang oft größer, denn du kannst nicht nur Nachrichten erstellen, versenden und empfangen, sondern auch deine Kontakte und Termine (Kalender) verwalten sowie

• Nachrichten filtern (z. B. Intelligente Postfächer) und an andere Mailserver weiterleiten,
• Kopien (CC = Carbon Copy) oder Blindkopien (BCC = Blind Carbon Copy) an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden
• und Dateianhänge in unterschiedlichen Formaten hinzufügen.

Außerdem hast du die Möglichkeit, Empfangsbestätigungen anzufordern sowie Kurzantworten oder eine Abwesendheitsnachricht automatisch versenden zu lassen. Bei den meisten Webmailern fehlen zumindest einige dieser Funktionen, die aber gerade im Geschäftsleben sehr nützlich sind.

Um dein E-Mail Postfach im Mail Client anzumelden, reicht es bei den gängigen Anbieter wie Gmail, Outlook, GMX, usw. in der Regel, auf den bereits im Client vorgegeben Anbieter zu klicken und deine E-Mail Adresse plus Passwort einzugeben. Solltest du einen nicht dort aufgeführten Dienst nutzen, musst du unter Umständen nicht nur deine Adresse plus Passwort, sondern auch noch die Server-URL für IMAP und SMTP (evtl. auch den Port) angeben. Die genauen Daten für dein E-Mail Postfach erhältst du bei deinem E-Mail Anbieter.

E-Mail Postfach und Speicher

Da du nicht ständig in den Briefkasten sehen wirst, kann ein sinnvoller Mail-Verkehr nur stattfinden, wenn die Nachrichten zumindest bis zum Abrufen auf dem Server aufbewahrt werden können. Bei IMAP-Konten können sie unter Umständen auch über Monate oder Jahre dort gespeichert bleiben. Außerdem hast du die Möglichkeit, unterschiedliche Ordner anzulegen, in denen du E-Mails von bestimmten Absendern oder zu speziellen Themen längerfristig sicherst. Dafür benötigst du, je nach Höhe des E-Mail-Aufkommens, einen entsprechenden Speicherplatz.

Die Größe des dir zur Verfügung stehenden Speichers hängt zunächst davon ab, ob du dich für ein kostenloses Konto entscheidest oder ob du dafür bezahlen möchtest. Unabhängig von der ersten Einrichtung hast du bei vielen Anbietern auch später noch die Möglichkeit, das Speichervolumen zu erhöhen. Dafür musst du jedoch bezahlen bzw. in einen anderen/teureren Tarif wechseln.

Manche Dienstleister bieten eine Aufstockung um jeweils einzelne GB an, was relativ preisgünstig ist. Bei anderen musst du ein größeres Gesamt-Paket buchen, das vielleicht für deine Bedürfnisse wiederum zu groß und recht teuer sein kann.

Beispiele für Speicherkapazitäten

Viele Anbieter kostenloser Konten finanzieren den Service mittels, in deinem E-Mail Postfach angezeigter, Werbung. Diese Werbe-Nachrichten siehst du jedoch nicht, wenn du dein E-Mail Postfach über einen Mail Client abrufst. Dennoch belegen sie ebenfalls Speicherplatz.

Der erste Wert in den folgenden Listen bezieht sich jeweils auf die kostenlose bzw. Einstiegs-Variante, die Werte hinter dem Schrägstrich auf mögliche Speichererweiterungen gegen Bezahlung. Da die Preise sich jeder Zeit ändern können, mache ich dazu keine Angaben. Diese Informationen kannst du den Websites der jeweiligen Unternehmen entnehmen.

1. Die Dienste der drei großen „Betriebssysteme“:

• Apple (icloud.com)^[1]: 5 GB / 50 GB, 200 GB, 2 TB
• Microsoft (outlook.com): 15 GB / 50 GB^[2]
• Google (gmail.com)^[3]: 15 GB / 100 GB, 200 GB, 2 TB, 5 TB, 10 TB, 20 TB, 30 TB

[1] Hierbei handelt es sich um den gesamten, dir zur Verfügung stehenden iCloud-Speicher, in dem du auch deine Fotos, Dokumente, Backups, etc. sicherst.
[2] Erweiterungen sind nur in Verbindung mit einem umfangreicheren Microsoft 365-Abonnement möglich.
[3] Wie bei Apple wird der Speicherplatz auch für One Drive und Fotos genutzt. Für eine Erweiterung musst du ein Monats- oder Jahres-Abonnement von Google One abschließen.

2. Beliebte deutsche E-Mail Services mit kostenlosen Konten sowie ein Dienstleister, der nur kostenpflichtige Konten anbietet:

• 1&1 Mail & Medien GmbH (gmx.de): 1 GB / 5 GB, 10 GB
• Wie oben (web.de): 1 GB / 500.000 E-Mails
• Telekom (t-online.de; magenta.de): 1 GB / 15 GB, monatlich um jeweils 1 GB erweiterbar
• mail.de (mail.de): 2 GB / 5 GB, 15 GB, unbegrenzt
• eclipso: 2 GB / 20 GB, 40 GB, 75 GB
• POSTEO (posteo.de): Nicht im Angebot / 2 GB, gegen Aufpreis bis auf 20 GB erweiterbar.

Sonstige Beschränkungen

Doch nicht nur der Speicherplatz hat Einfluss darauf, ob dein E-Mail Postfach auf Dauer deinen Bedürfnissen gerecht wird. Um ihre Server vor Überlastung und dem Missbrauch durch Spammer zu schützen, limitieren viele Anbieter auch den E-Mail Versand. So legen die Dienste Maximalwerte für die Anzahl der pro Tag versendeten Nachrichten (erster), der Empfänger derselben Nachricht (zweiter) sowie die Größe einer E-Mail einschließlich Anhang/Anhängen (dritter Wert) fest. Wiederum dienen die bereits oben aufgeführten Anbieter als Beispiele (die Werte in Klammern beziehen sich auf bezahlte Konten):

• Apple: 1000 / 500 / 20 MB
• Microsoft: 1000 neue oder 5000 bekannte Empfänger / 500 / 34 MB
• Google: 500 / 500 / 25 MB

• GMX und WEB.DE: die ersten beiden Werte werden dynamisch festgelegt^[4] / 20 MB (50 MB, 100 MB)
• Telekom: 100^[5] (5000) / k. A. / 32 MB
• mail.de: 50 (500, 2500, 5000) / k. A. / 60 MB (100 MB)
• eclipso: k. A. / k. A. / 30 MB (35 MB, 50 MB)
• POSTEO: 2 in 2 Stunden / k. A. / 50 MB

[4] Bei diesen beiden Anbietern ist das Risiko, durch das Versenden (zu) vieler E-Mails innerhalb kurzer Zeit, auf einer Blacklist zu landen, erhöht. So wird deine Adresse unter Umständen schon blockiert, auch wenn du gar keine Spams, sondern nur Weihnachtsgrüße an deine vielen Verwandten und Freunde versendet hast.
[5] … oder 1000 pro Monat.

Im E-Mail Postfach erscheinen Fehlermeldungen

Wenn du eine zeitlang mit deinem E-Mail Postfach arbeitest, werden dir früher oder später auch Fehlermeldungen begegnen. Davor bist du bei keinem Anbieter gefeit. So kann es passieren, dass du dein E-Mail Postfach gar nicht aufrufen kannst oder Probleme beim Empfang und/oder Versenden von Nachrichten auftreten.

Technische Ursachen

Zunächst solltest du ausschließen, dass es sich um ein Problem mit deinem Gerät, Router oder um einen lokaler Ausfall des Internets handelt. Wenn diese Punkte nicht zutreffen, kommt auch eine Störung bei deinem Anbieter in Frage. Die Ursache größerer, überregionaler Störungen sind einerseits System-/Programmierfehler oder eine Überlastung des Servers, was jedoch meistens nur einen kurzzeitigen Ausfall zur Folge hat. Falls dein Anbieter / Server-Betreiber Wartungsarbeiten durchführt, erhältst du normalerweise einen bis mehrere Tage vorher eine entsprechende Mitteilung.

Anderseits können Server auch aus anderen, nicht vorhersehbaren Gründen über einen längeren Zeitraum komplett ausfallen. Eine Übersicht über Störungen bei häufig genutzten Diensten findest du auf meiner Website …

oder du informierst dich auf den entsprechenden Webseiten der Anbieter wie beispielsweise

Apple Systemstatus | Microsoft Service Status | Google App Status
GMX bzw. WEB.DE Störungen | Telekom-Hilfe / Mein Magenta App
mail.de Website > Serverstatus am Ende der Startseite | Status eclipso.de | POSTEO Status

Das Senden von E-Mails schlägt fehl

Relativ harmlos sind bereits während des Schreibens einer Nachricht oder beim Absenden eingeblendete Warnhinweise. In der Regel hast du dann entweder die Empfänger-Adresse falsch bzw. gar nicht eingegeben oder das Betreff-Feld nicht ausgefüllt. Diese Probleme lassen sich schnell und unkompliziert beheben.

Schwieriger wird es, wenn dein E-Mail Postfach dir mitteilt, dass diese E-Mail nicht versendet werden kann, obwohl sie korrekt verfasst wurde. Wenn keines der oben genannten „server-“ technischen Probleme vorliegt, kann diese Fehlermeldung vor allem folgende Ursachen haben:

1. Kontingent erschöpft

Die meisten Anbieter stellen dir für dein E-Mail Postfach nur ein bestimmtes Kontingent pro Tag/Monat zur Verfügung. Je nach dem, wofür du dein E-Mail Postfach nutzt, kann es dann schon einmal eng werden. Daran kannst du normalerweise kurzfristig nichts ändern.

Falls du jedoch regelmäßig an die Grenzen stößt, hast du theoretisch zwei Optionen. Entweder du wechselst zu einem Anbieter wie mail.de, bei dem du dein Kontingent gegen Zuzahlung aufstocken kannst oder zu einem der „Systemanbieter“, deren Grenzen nicht ganz so eng gesteckt sind. Allerdings ist letzteres für Versender sensibler Informationen nicht uneingeschränkt zu empfehlen.

Die zweite Option wäre, dass du eine eigene Domain erwirbst und mit dem Hoster über spezielle Kondition für ein Geschäftskonto verhandelst. Diese Lösung dürfte vor allem für Privatpersonen wohl schon allein aus Kostengründen keine echte Alternative sein.

2. Eine E-Mail – viele Empfänger

Insbesondere um ihre Server vor Überlastung zu schützen und zu verhindern, dass ihre Domain als Quelle für Spamming auf irgendwelchen Sperrlisten landet, schieben viele Anbieter Massensendungen einen Riegel vor. Das bedeutet, dass du eine E-Mail nicht gleichzeitig an unendlich viele Empfänger (direkt oder als CC- / BCC) versenden kannst. Wie aus der Übersicht unter „Sonstige Beschränkungen“ hervorgeht, halten sich die Anbieter hinsichtlich der genauen Limitierung jedoch recht bedeckt.

Falls sich somit eine E-Mail mit vielen Adressaten nicht versenden lässt, bleibt dir nur, die Empfänger-Gruppe zu verkleinern. Du müsstest somit dieselbe Nachricht in mehreren „Paketen“ zeitversetzt an jeweils wenige(r) Adressen verschicken.

3. E-Mail zu groß

Auch die Größe einer Nachricht unterliegt einer Beschränkung, die in diesem Fall nicht nur dein E-Mail Postfach, sondern auch das des jeweiligen Empfängers betreffen kann. Selbst wenn die Nachricht bei dir rausgeht, kann die Datenmenge für das E-Mail Postfach des Empfängers zu groß sein (s. „Empfang von E-Mails verweigert“).

Die Größe einer reinen Text-Nachricht ist normalerweise zu vernachlässigen. Die Ursache für die Probleme sind Anhänge. Einerseits können es (zu) viele kleine sein, die sich aber zu einem großen Datenvolumen summieren. Andererseits kann aber auch schon ein einziger Anhang das Limit überschreiten. Besonders häufig ist dies bei Bildern oder Dokumenten mit vielen Abbildungen der Fall. Dabei spielt es keine Rolle, ob du das Bild / die Bilder als echten Anhang oder eingebettet in die E-Mail (wie bei Apple üblich) versendest.

Auch für dieses Problem gibt es Lösungen. Bei den meisten Webmailer und Mail Clients lässt sich die Qualität des ausgewählten Bildes in deinem Postfach auf hoch, mittel oder niedrig einstellen, bevor es angehängt wird. Dies kann bei einem oder wenigen Bildern helfen, hat aber den Nachteil, dass du mit einem Qualitätsverlust rechnen musst. Je nach anschließendem Verwendungszweck des Bilds ist diese Vorgehensweise deshalb nicht nicht optimal.

Eine andere Möglichkeit wäre, Bilder bereits vorher auf deinem Gerät mittels einer speziellen Software oder im Browser (z. B. mit › tinypng) zu komprimieren. Eine Verkleinerung des Bildes (Breite/Höhe) verändert die Datenmenge zwar kaum bis gar nicht! Jedoch hast du bei der Bearbeitung auf deinem Gerät zumindest eine gewisse Kontrolle über die Qualität des Bildes. Manchmal erfüllt auch das Umwandeln in eine zip-Datei den Zweck.

Empfang von E-Mails verweigert

Eine Mitteilung dieser Art erscheint, wenn entweder die Nachricht plus Anhang zu groß oder das E-Mail Postfach voll ist. Solltest du diesen Hinweis erhalten, so liegt das Problem beim Empfänger. Denn dann übersteigt die Datenmenge das serverseitige Limit des Empfängers bzw. die Kapazität dessen E-Mail Postfachs (Quota) ist erschöpft. Im ersten Fall kannst du versuchen, die Datenmenge deiner E-Mail zu verkleinern (s. oben) und sie dann erneut senden. Im zweiten Fall solltest du den Empfänger darüber informieren.

Wenn hingegen der Speicherplatz des eigenen E-Mail Postfachs erschöpft ist, wird dies oft zunächst nicht bemerkt. Eine diesbezügliche Fehlermeldung sendet der Mailserver eben an diejenigen, die dem vollen Speicher eine neue Nachricht hinzufügen woll(t)en und nicht dem Inhaber des E-Mail Postfachs. Die Information lautet dann in etwa wie folgt:

Übersetzung: [Anhang: Textdatei] Nicht ausgelieferte E-Mail (wurde) zum Absender zurückgeschickt. Von: (Mail-Auslieferungs-System) [Mail-Rücksender Server-Adresse] Dies ist das Mail-System beim Host [Adresse des Anbieters]. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihre Nachricht an einen oder mehrere Empfänger nicht ausgeliefert werden konnte. Sie ist unten angehängt. Für weitere Hilfe, senden Sie die E-Mail bitte an den Postmaster. Wenn Sie dies tun, fügen Sie bitte diesen Bericht bei. Sie können Ihren eigenen Text aus der angehängten Rücknachricht entfernen. Das Mail-System [Empfänger-Adresse]: Host … sagt: 552 5.2.2 [Empfänger-Adresse] Es tut uns leid, die Mailbox von [Empfänger-Adresse] hat ihr Limit überschritten. Bitte ziehen das Löschen von E-Mail(s) in Betracht (als Antwort auf das Ende der DATA Anweisung)

Fehler 552 5.2.2 – over quota:
Im Internet / IT-Bereich werden Fehler mit eindeutigen Ziffern-Codes versehen, so dass deren Ursache auch ohne lange Erläuterung verständlich ist. In diesem Fall bedeutet der Code im Klartext: over (über) quota / quota exceeded (überschritten).

Ein volles E-Mail Postfach erkennen

Wenn du dein E-Mail Postfach regelmäßig besuchst und keine neuen Nachrichten siehst, muss das nicht zwangsläufig auf ein Speicherproblem zurückzuführen sein. Denn ob du in einem bestimmten Zeitraum überhaupt Nachrichten erhalten hättest und wie viele, weisst du nicht. Auch das Versenden einfacher E-Mails funktioniert meistens noch für eine gewisse Zeit.

Häufig erfährst du erst, dass dein E-Mail Postfach seine Aufnahmekapazität erreicht hat, wenn einer deiner Kontakte dich über die bei ihm/ihr eingehende Fehlermeldung informiert. Zwar weisst du dann, dass keine E-Mails mehr angenommen werden, aber nicht seit wann das so ist. Infolgedessen könntest du bereits eine Reihe, unter Umständen wichtige Nachrichten nicht erhalten haben, ohne dass die Absender dich darauf aufmerksam gemacht hätten.

Deshalb ist es sinnvoller, von Zeit zu Zeit in deinem E-Mail Postfach nachzusehen, wie viel Prozent des Speichers belegt sind. Manche Anbieter zeigen die aktuelle Speicherbelegung in Form eines Kreises oder Balkens und/oder einer Prozentangabe unterhalb deiner Nachrichten-Liste an, andere in der Bearbeitungsleiste oberhalb des E-Mail-Fensters. Leider gibt es aber auch Webmailer, bei denen du erst danach suchen musst. Dann verbirgt sich die Angabe entweder in den Einstellungen, in deinem Profil oder in den Informationen zu deinem Vertrag.

Gründe für ein volles E-Mail Postfach

Die einfachste Antwort auf die Frage nach den Gründen ist, dass dort zu viele E-Mails, möglicherweise auch solche mit großen Anhängen gespeichert sind. Nicht selten wirst du überrascht sein, denn der Blick auf deine eigentlich gar nicht so lange Nachrichten-Liste kann täuschen. Den Speicherplatz füllen eben nicht nur die nicht gelesenen, noch zu bearbeitenden oder nicht gelöschten E-Mails, sondern auch

• Entwürfe,
• gesendete sowie
• in Ordner verschobene Nachrichten (eventuell mit Anhängen),
• Spams und
• vermeintlich gelöschte E-Mails im Papierkorb.

Diese Ablageorte werden oft übersehen. Bedenke auch, dass eine gelesene, in den Papierkorb beförderte E-Mail, nicht wirklich gelöscht ist. Sie befindet sich weiterhin solange auf dem Mailserver, bis du sie auch aus dem Papierkorb entfernst.

Weiterlesen – E-Mail Postfach verwalten

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