E-Mail Postfach voll | 10 Tipps, die das Problem lösen

Was ist ein E-Mail Postfach?

Vorab einige kurze Erläuterungen zur Funktionsweise des elektronischen Postverkehrs. Ein E-Mail Postfach (Mailbox) ist ein Briefkasten im Internet. Deshalb hängt er auch nicht neben Ihrer Haustür, sondern befindet sich auf einem speziellen Server und ist folglich nur über einen Computer (ein Tablet, Smartphone) erreichbar. Auch sind keine Postangestellten für die Verteilung zuständig, sondern die Arbeit verrichten besondere Agenten.

Ein › Mailserver arbeitet mit Modulen (Agents), die E-Mails annehmen und weiterleiten (Mail Transfer Agent) und sie von anderen Servern abrufen (Mail Retrieval Agent). Anschließend sortieren sie die Nachrichten in die entsprechenden Postfächer ein (Mail Delivery Agent). Darüber hinaus verfügen Mailserver noch über Sicherheitsfunktionen für den Schutz vor Schadsoftware und über Spam-Filter.

Funktionsweise eines Mailservers

Mailserver unterteilen sich in Posteingangs- und Postausgangsserver. Ersterer empfängt die E-Mails, speichert sie und sendet sie an das E-Mail Postfach des Adressaten. Hierfür verwendet er bestimmte Protokolle, entweder POP3 (Post Office Protocol 3) oder IMAP (Internet Message Access Protocol). Beide Protokolle haben ihre Vor- und Nachteile.

POP3 lädt E-Mails von einem Server herunter und speichert eingehende Nachrichten auf einem einzigen Gerät, bis der Benutzer die Nachrichten öffnet. Sobald der Benutzer seine Mails heruntergeladen hat, löscht der Server sie automatisch, sofern dies nicht anders eingestellt wurde. – IMAP-Server ermöglichen es Benutzern, E-Mails in der Vorschau anzuzeigen, zu löschen und zu organisieren, bevor sie auf mehrere Geräte übertragen werden.

Quelle: › ComputerWeekly

Dementsprechend benötigt IMAP mehr Speicherplatz, da Kopien der E-Mails auf dem Server gespeichert bleiben, bis Sie sie in Ihrem E-Mail Postfach löschen. Zum Senden von Nachrichten arbeiten beide Eingangsserver(arten) mit einem Ausgangsserver zusammen und kommunizieren über SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

Da IMAP komfortabler ist und heutzutage die meisten Nutzer regelmäßig die unterschiedlichsten E-Mails empfangen, versenden und verwalten möchten, beziehen sich die folgenden Ausführungen auf dieses Protokoll.

Ein E-Mail Postfach anlegen

Um einen Mailserver nutzen zu können, legen Sie bei einem Hosting-Dienstleister oder einem spezialisierten Anbieter für E-Mail-Services ein Konto an. So erhalten Sie eine/mehrere E-Mail-Adresse/n, die sich aus einem, mehr oder weniger frei wählbaren, individuellen vorderen Teil, einem @-Zeichen und einer Domain zusammensetzen. Bei den meisten privaten E-Mail-Adressen handelt es sich dabei um die Domain des Service-Anbieters, z. B. web.de. Eigentümer von Geschäftsadressen haben in der Regel bei einem Hosting-Unternehmen eine Unternehmens-Domain registriert, so dass die Endung der E-Mail-Adresse ihrer eigenen Domain entspricht.

Anschließend können Sie entweder über den Browser eine spezielle Webseite des Anbieters (Webmailer) aufrufen und dort bzw. über dessen App oder einen Mail-Client auf Ihr E-Mail Postfach zugreifen. Falls Sie den Webmailer Ihres Anbieters nutzen, loggen Sie sich dort nur mit Ihrer E-Mail Adresse und Ihrem, bei der Einrichtung für dieses Konto festgelegten und hoffentlich sicheren Passwort ein.

Mail Clients

Insbesondere wenn Sie mehr als ein E-Mail Postfach (u. U. bei unterschiedlichen Anbietern) besitzen, bietet sich die Verwendung eines Mail Clients an. Einerseits können Sie dafür das vorinstallierte Programm Ihres Computers / Smartphones (Apple Mail, Outlook, etc.) verwenden. Andererseits arbeiten Mail Clients von Drittanbietern (Altamail, Canary Mail, Spark, Thunderbird, u.a.m.) zuverlässiger, insbesondere wenn Sie mehrere Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen nutzen.

Darüber hinaus haben Sie über einen Mail Client im Gegensatz zu einem Webmailer auch ohne Internetverbindung Zugriff auf Ihre Nachrichten. Des weiteren ist der Funktionsumfang oft größer, denn Sie können nicht nur Nachrichten erstellen, versenden und empfangen, sondern auch Ihre Kontakte und Termine (Kalender) verwalten sowie

• Nachrichten filtern (z. B. Intelligente Postfächer) und an andere Mailserver weiterleiten,
• Kopien (CC = Carbon Copy) oder Blindkopien (BCC = Blind Carbon Copy) an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden
• und Dateianhänge in unterschiedlichen Formaten hinzufügen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit Empfangsbestätigungen anzufordern sowie Kurzantworten oder eine Abwesentheitsnachricht automatisch versenden zu lassen. Bei den meisten Webmailern fehlen zumindest einige dieser Funktionen, die aber gerade im Geschäftsleben sehr nützlich sind.

Um Ihr E-Mail Postfach im Mail Client anzumelden, reicht es bei den gängigen Anbieter wie Gmail, Outlook, GMX, usw. in der Regel, auf den bereits im Client vorgegeben Anbieter zu klicken und Ihre E-Mail Adresse plus Passwort einzugeben. Sollten Sie einen nicht dort aufgeführten Dienst nutzen, müssen Sie unter Umständen nicht nur Ihre Adresse plus Passwort, sondern auch noch die Server-URL für IMAP und SMTP (evtl. auch den Port) angeben. Die genauen Daten für Ihr E-Mail Postfach erhalten Sie bei Ihrem E-Mail Anbieter.

E-Mail Postfach und Speicher

Da Sie nicht ständig in den Briefkasten sehen werden, kann ein sinnvoller Mail-Verkehr nur stattfinden, wenn die Nachrichten zumindest bis zum Abrufen auf dem Server aufbewahrt werden können. Bei IMAP-Konten können sie unter Umständen auch über Monate oder Jahre dort gespeichert bleiben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Ordner anzulegen, in denen Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder zu speziellen Themen längerfristig sichern. Dafür benötigen Sie, je nach Höhe des E-Mail-Aufkommens, einen entsprechenden Speicherplatz.

Die Größe des Ihnen zur Verfügung stehenden Speichers hängt zunächst davon ab, ob Sie sich für ein kostenloses Konto entscheiden oder ob Sie dafür bezahlen möchten. Unabhängig von der ersten Einrichtung haben Sie bei vielen Anbietern auch später noch die Möglichkeit, das Speichervolumen zu erhöhen. Dafür müssen Sie jedoch bezahlen bzw. in einen anderen/teureren Tarif wechseln.

Manche Dienstleister bieten eine Aufstockung um jeweils einzelne GB an, was relativ preisgünstig ist. Bei anderen müssen Sie ein größeres Gesamt-Paket buchen, das vielleicht für Ihre Bedürfnisse wiederum zu groß und recht teuer sein kann.

Beispiele für Speicherkapazitäten

Viele Anbieter kostenloser Konten finanzieren den Service mittels, in Ihrem E-Mail Postfach angezeigter, Werbung. Diese Werbe-Nachrichten sehen Sie jedoch nicht, wenn Sie Ihr E-Mail Postfach über einen Mail Client abrufen. Dennoch belegen sie ebenfalls Speicherplatz.

Der erste Wert in den folgenden Listen bezieht sich jeweils auf die kostenlose bzw. Einstiegs-Variante, die weiteren Werte auf mögliche Speichererweiterungen gegen Bezahlung. Da die Preise sich jeder Zeit ändern können, mache ich dazu keine Angaben. Diese Informationen können Sie den Websites der Unternehmen entnehmen.

1. Die Dienste der drei großen „Betriebssysteme“:

• Apple (icloud.com)^[1]: 5 GB / 50 GB, 200 GB, 2 TB
• Microsoft (outlook.com): 15 GB / 50 GB^[2]
• Google (gmail.com)^[3]: 15 GB / 100 GB, 200 GB, 2 TB, 5 TB, 10 TB, 20 TB, 30 TB

[1] Hierbei handelt es sich um den gesamten, Ihnen zur Verfügung stehenden iCloud-Speicher, in dem Sie auch Ihre Fotos, Dokumente, Backups, etc. sichern.
[2] Erweiterungen sind nur in Verbindung mit einem umfangreicheren Office 365-Abonnement möglich.
[3] Wie bei Apple wird der Speicherplatz auch für One Drive und Fotos genutzt. Für eine Erweiterung müssen Sie ein Monats- oder Jahres-Abonnement von Google One abschließen.

2. Beliebte deutsche E-Mail Services mit kostenlosen Konten sowie ein Dienstleister, der nur bezahlte Konten anbietet:

• 1&1 Mail & Medien GmbH (gmx.de): 1 GB / 5 GB, 10 GB
• Wie oben (web.de): 1 GB / 500.000 E-Mails
• Telekom (t-online.de; magenta.de): 1 GB / 15 GB, monatlich um jeweils 1 GB erweiterbar
• mail.de (mail.de): 2 GB / 5 GB, 15 GB, unbegrenzt
• eclipso: 2 GB / 20 GB, 40 GB, 75 GB
• POSTEO (posteo.de): Nicht im Angebot / 2 GB, gegen Aufpreis bis auf 20 GB erweiterbar.

Sonstige Beschränkungen

Doch nicht nur der Speicherplatz hat Einfluss darauf, ob Ihr E-Mail Postfach auf Dauer Ihren Bedürfnissen gerecht wird. Um ihre Server vor Überlastung und dem Missbrauch durch Spammer zu schützen, limitieren viele Anbieter auch den E-Mail Versand. So legen die Dienste Maximalwerte für die Anzahl der pro Tag versendeten Nachrichten (erster), der Empfänger derselben Nachricht (zweiter) sowie die Größe einer E-Mail einschließlich Anhang/Anhängen (dritter Wert) fest. Wiederum dienen die bereits oben aufgeführten Anbieter als Beispiele (die Werte in Klammern beziehen sich auf bezahlte Konten):

• Apple: 1000 / 500 / 20 MB
• Microsoft: 1000 neue oder 5000 bekannte Empfänger / 500 / 34 MB
• Google: 500 / 500 / 25 MB

• GMX und WEB.DE: die ersten beiden Werte werden dynamisch festgelegt^[4] / 20 MB (50 MB, 100 MB)
• Telekom: 100^[5] (5000) / k. A. / 32 MB
• mail.de: 50 (500, 2500, 5000) / k. A. / 60 MB (100 MB)
• eclipso: k. A. / k. A. / 30 MB (35 MB, 50 MB)
• POSTEO: 2 in 2 Stunden / k. A. / 50 MB

[4] Bei diesen beiden Anbietern ist das Risiko, durch das Versenden (zu) vieler E-Mails innerhalb kurzer Zeit, auf einer Blacklist zu landen, erhöht. So wird Ihre Adresse unter Umständen schon blockiert, auch wenn Sie gar keine Spams, sondern nur Weihnachtsgrüße an Ihre vielen Verwandten und Freunde versendet haben.
[5] … oder 1000 pro Monat.

Im E-Mail Postfach erscheinen Fehlermeldungen

Wenn Sie eine zeitlang mit Ihrem E-Mail Postfach arbeiten, werden Ihnen früher oder später auch Fehlermeldungen begegnen. Davor sind Sie bei keinem Anbieter gefeit. So kann es passieren, dass Sie Ihr E-Mail Postfach gar nicht aufrufen können oder Probleme beim Empfang und/oder Versenden von Nachrichten auftreten.

Technische Ursachen

Zunächst sollten Sie ausschließen, dass es sich um ein Problem bei Ihrem Gerät, Router oder um einen lokaler Ausfall des Internets handelt. Wenn diese Punkte nicht zutreffen, kommt auch eine Störung bei Ihrem Anbieter in Frage. Die Ursache größerer, überregionaler Störungen sind einerseits System-/Programmierfehler oder eine Überlastung des Servers, was jedoch meistens nur einen kurzzeitigen Ausfall zur Folge hat. Falls Ihr Anbieter / Server-Betreiber Wartungsarbeiten durchführt, erhalten Sie normalerweise einen bis mehrere Tage vorher eine entsprechende Mitteilung.

Anderseits können Server auch aus anderen, nicht vorhersehbaren Gründen über einen längeren Zeitraum komplett ausfallen. Eine Übersicht über Störungen bei häufig genutzten Diensten finden Sie auf meiner Website …

oder Sie informieren sich auf den Webseiten der Anbieter wie beispielsweise

Apple Systemstatus | Microsoft Service Status | Google App Status
GMX bzw. WEB.DE Störungen | Telekom-Hilfe / Mein Magenta App
mail.de Website > Serverstatus am Ende der Startseite | Status eclipso.de | POSTEO Status

Das Senden von E-Mails schlägt fehl

Relativ harmlos sind bereits während des Schreibens einer Nachricht oder beim Absenden eingeblendete Warnhinweise. In der Regel haben Sie dann entweder die Empfänger-Adresse falsch bzw. gar nicht eingegeben oder das Betreff-Feld nicht ausgefüllt. Diese Probleme lassen sich schnell und unkompliziert beheben.

Schwieriger wird es, wenn Ihr E-Mail Postfach Ihnen mitteilt, dass diese E-Mail nicht versendet werden kann, obwohl Sie korrekt verfasst wurde. Wenn keines der oben genannten technischen Probleme vorliegt, kann diese Fehlermeldung vor allem folgende Ursachen haben:

1. Kontingent erschöpft

Die meisten Anbieter stellen Ihnen für Ihr E-Mail Postfach nur ein bestimmtes Kontingent pro Tag/Monat zur Verfügung. Je nach dem, wofür Sie Ihr E-Mail Postfach nutzen, kann es dann schon einmal eng werden. Daran können Sie normalerweise kurzfristig nichts ändern.

Falls Sie jedoch regelmäßig an die Grenzen stoßen, haben Sie theoretisch zwei Optionen. Entweder Sie wechseln zu einem Anbieter wie mail.de, bei dem Sie Ihr Kontingent gegen Zuzahlung aufstocken können oder zu einem der „Systemanbieter“, deren Grenzen nicht ganz so eng gesteckt sind. Allerdings ist letzteres für Versender sensibler Informationen nicht uneingeschränkt zu empfehlen.

Die zweite Option wäre, dass Sie eine eigene Domain erwerben und mit dem Hoster über spezielle Kondition für ein Geschäftskonto verhandeln. Diese Lösung dürfte vor allem für Privatpersonen wohl schon allein aus Kostengründen keine echte Alternative sein.

2. Eine E-Mail – viele Empfänger

Insbesondere um ihre Server vor Überlastung zu schützen und zu verhindern, dass ihre Domain als Quelle für Spamming auf irgendwelchen Sperrlisten landet, schieben viele Anbieter Massensendungen einen Riegel vor. Das bedeutet, dass Sie eine E-Mail nicht gleichzeitig an unendlich viele Empfänger (direkt oder als CC- / BCC) versenden können. Wie aus der Übersicht unter „Sonstige Beschränkungen“ hervorgeht, halten sich die Anbieter hinsichtlich der genauen Limitierung jedoch recht bedeckt.

Falls sich somit eine E-Mail mit vielen Adressaten nicht versenden lässt, bleibt Ihnen nur, die Empfänger-Gruppe zu verkleinern. Sie müssten somit dieselbe Nachricht mehrfach an jeweils wenige(r) Adressen verschicken.

3. E-Mail zu groß

Auch die Größe einer Nachricht unterliegt einer Beschränkung, die in diesem Fall nicht nur Ihr E-Mail Postfach, sondern auch das des jeweiligen Empfängers betreffen kann. Selbst wenn die Nachricht bei Ihnen rausgeht, kann die Datenmenge für das E-Mail Postfach des Empfängers zu groß sein (s. „Empfang von E-Mails verweigert“).

Die Größe einer reinen Text-Nachricht ist normalerweise zu vernachlässigen. Die Ursache für die Probleme sind Anhänge. Einerseits können es (zu) viele kleine sein, die sich aber zu einem großen Datenvolumen summieren. Andererseits kann aber auch schon ein einziger Anhang das Limit überschreiten. Besonders häufig ist dies bei Bildern oder Dokumenten mit vielen Abbildungen der Fall. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das Bild / die Bilder als echten Anhang oder eingebettet in die E-Mail (wie bei Apple üblich) versenden.

Auch für dieses Problem gibt es Lösungen. Bei den meisten Webmailer und Mail Clients lässt sich die Qualität des ausgewählten Bildes in Ihrem Postfach auf hoch, mittel oder niedrig einstellen, bevor es angehängt wird. Dies kann bei einem oder wenigen Bildern helfen, hat aber den Nachteil, dass Sie mit einem Qualitätsverlust rechnen müssen. Je nach anschließendem Verwendungszweck ist diese Vorgehensweise deshalb nicht nicht optimal.

Eine andere Möglichkeit wäre, Bilder bereits vorher auf Ihrem Gerät mittels einer speziellen Software oder im Browser (z. B. mit › tinypng) zu komprimieren. Eine Verkleinerung des Bildes (Breite/Höhe) verändert hingegen die Datenmenge kaum bis gar nicht! Bei der Bearbeitung auf Ihrem Gerät haben Sie zumindest eine gewisse Kontrolle über die Qualität des Bildes. Manchmal erfüllt auch das Umwandeln in eine zip-Datei den Zweck.

Empfang von E-Mails verweigert

Eine Mitteilung dieser Art erscheint, wenn entweder die Nachricht plus Anhang zu groß oder das E-Mail Postfach voll ist. Sollten Sie diesen Hinweis erhalten, so liegt das Problem beim Empfänger. Denn dann übersteigt die Datenmenge das serverseitige Limit des Empfängers bzw. die Kapazität dessen E-Mail Postfachs (Quota) ist erschöpft. Im ersten Fall können Sie versuchen, die Datenmenge Ihrer E-Mail zu verkleinern (s. oben) und Sie dann erneut zu senden. Im zweiten Fall sollten Sie den Empfänger darüber informieren.

Wenn hingegen der Speicherplatz des eigenen E-Mail Postfachs erschöpft ist, wird dies oft zunächst nicht bemerkt. Eine diesbezügliche Fehlermeldung sendet der Mailserver eben an diejenigen, die dem vollen Speicher eine neue Nachricht hinzufügen woll(t)en und nicht dem Inhaber des E-Mail Postfachs. Die Information lautet dann in etwa wie folgt:

Übersetzung: „[Anhang: Textdatei] Nicht ausgelieferte E-Mail (wurde) zum Absender zurückgeschickt. Von: (Mail-Auslieferungs-System) [Mail-Rücksender Server-Adresse] Dies ist das Mail-System beim Host [Adresse des Anbieters]. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass Ihre Nachricht an einen oder mehrere Empfänger nicht ausgeliefert werden konnte. Sie ist unten angehängt. Für weitere Hilfe, senden Sie die E-Mail bitte an den Postmaster. Wenn Sie dies tun, fügen Sie bitte diesen Bericht bei. Sie können Ihren eigenen Text aus der angehängten Rücknachricht entfernen. Das Mail-System [Empfänger-Adresse]: Host … sagt: 552 5.2.2 [Empfänger-Adresse] Es tut uns leid, die Mailbox von [Empfänger-Adresse] hat Ihr Limit überschritten. Bitte ziehen das Löschen von E-Mail(s) in Betracht (als Antwort auf das Ende der DATA Anweisung)“

Ein volles E-Mail Postfach erkennen

Wenn Sie Ihr E-Mail Postfach regelmäßig besuchen und keine neuen Nachrichten sehen, muss das nicht zwangsläufig auf ein Speicherproblem zurückzuführen sein. Denn ob Sie in einem bestimmten Zeitraum überhaupt Nachrichten erhalten hätten und wie viele, wissen Sie nicht. Auch das Versenden einfacher E-Mails funktioniert meistens noch für eine gewisse Zeit.

Häufig erfahren Sie erst, dass Ihr E-Mail Postfach seine Aufnahmekapazität erreicht hat, wenn einer Ihrer Kontakte Sie über die bei ihm/ihr eingehende Fehlermeldung informiert. Zwar wissen Sie dann, dass keine E-Mails mehr angenommen werden, aber nicht seit wann das so ist. Infolgedessen könnten Sie bereits eine Reihe, unter Umständen wichtige Nachrichten nicht erhalten haben, ohne dass die Absender Sie darauf aufmerksam gemacht hätten.

Deshalb ist es sinnvoller, von Zeit zu Zeit in Ihrem E-Mail Postfach nachzusehen, wie viel Prozent des Speichers belegt sind. Manche Anbieter zeigen die aktuelle Speicherbelegung in Form eines Kreises oder Balkens und/oder einer Prozentangabe unterhalb Ihrer Nachrichten-Liste an, andere in der Bearbeitungsleiste oberhalb des E-Mail-Fensters. Leider gibt es aber auch Webmailer, bei denen Sie erst danach suchen müssen. Dann verbirgt sich die Angabe entweder in den Einstellungen, in Ihrem Profil oder in den Informationen zu Ihrem Vertrag.

Gründe für ein volles E-Mail Postfach

Die einfachste Antwort auf die Frage nach den Gründen ist, dass dort zu viele E-Mails, möglicherweise auch solche mit großen Anhängen gespeichert sind. Nicht selten werden Sie überrascht sein, denn der Blick auf Ihre eigentlich gar nicht so lange Nachrichten-Liste kann täuschen. Den Speicherplatz füllen eben nicht nur die nicht gelesenen, noch zu bearbeitenden oder nicht gelöschten E-Mails, sondern auch

• Entwürfe,
• gesendete sowie
• in Ordner verschobene Nachrichten (eventuell mit Anhängen),
• Spams und
• vermeintlich gelöschte E-Mails im Papierkorb.

Diese Ablageorte werden oft übersehen. Bedenken Sie auch, dass eine gelesene, in den Papierkorb beförderte E-Mail, nicht wirklich gelöscht ist. Sie befindet sich weiterhin solange auf dem Mailserver, bis Sie sie auch aus dem Papierkorb entfernen.

Teil 2 – E-Mail Postfach verwalten

E-Mail Postfach voll | Teil 2