Zenkit Suite | 6 Produktivitäts-Apps – eine Plattform

Auf der deutsche Plattform Zenkit mit Base, To Do, Zenchat, Hypernotes, Projects und Zenforms lässt sich besser arbeiten als z. B. mit Trello – warum?

Ellena

Zenkit Suite – Teil 2: To Do, Hypernotes

Zenkit Suite
Inhalt

To Do von Zenkit

Mit Zenkit To Do verwalten Sie schnell und einfach Einkaufszettel, kurze Telefonnotizen, sammeln neue Ideen, organisieren Veranstaltungen, planen Reisen und anderes mehr. Wenn Sie To Do öffnen, erscheint im rechten Teil des Fensters der Posteingang, wo Sie jede beliebige neue Aufgabe oder Erinnerungsnotiz in das „Add task…“-Feld eingeben können. Außerdem finden Sie in der linken Seitenleiste die folgenden Sortierungslisten:

  • Heute,
  • Woche,
  • Alle,
  • Erledigt sowie
  • Suche

Nachdem Sie eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen haben, ordnet diese sich automatisch zusätzlich in die entsprechende/n Listen ein. Darüber hinaus sehen Sie neben dem Namen der Liste immer, wie viele Aufgaben darin enthalten sind. Über die Suchfunktion haben Sie zudem die Möglichkeit, gezielt nach einer bestimmten Aufgabe zu suchen.

Zenkit - To Do
Zenkit To Do (Screenshot: eb)

Darüber hinaus können Sie über das Feld + Liste erstellen auch eigene Listen, z. B. eine Einkaufsliste, anlegen oder importieren sowie die Liste per E-Mail versenden oder ausdrucken. Anschließend fügen Sie neue Aufgaben direkt in die passende Liste ein. Außerdem ist es möglich, Aufgaben oder Listen anderen zuzuweisen. Insoweit unterscheidet sich Zenkit To Do nicht all zu sehr von anderen Programmen dieser Art. Womit sich Zenkit aber von anderen abhebt, ist die Möglichkeit, eine oder mehrere Listen über die Zenkit Suite direkt mit einem oder mehreren anderen Zenkit Produkten zu verknüpfen.

  1. Rechtsklick auf eine Ihrer Listen
  2. Einstellungen
  3. Zenkit Suite
  4. z. B. Base
  5. verbinden

Anschließend erscheint diese Liste auch in Ihren Collections (s. 1. Abbildung oben). Einerseits haben Sie so direkten Zugriff auf Ihre Aufgaben und können sie erledigen, löschen oder neue hinzufügen. Andererseits ist es aber auch möglich, einzelne Aufgaben in Ihren Projektplan zu integrieren, ohne ein neues Element anlegen zu müssen.

Zenkit - To Do Eingabe
Zenkit To Do: Aufgabe erstellen (Screenshot: eb)

Aufgaben erstellen

Im Wesentlichen entsprechen der Aufbau, die Grundfunktionen und die Nutzungsweise von To Do den bereits unter Base beschriebenen. Um eine Aufgabe mit Details zu versehen, klicken Sie auf die Aufgabe. Im sich daraufhin öffnenden Popup sind folgende Felder vorgegeben:

  • Fälligkeitsdatum
  • Erinnerung
  • Teilaufgaben hinzufügen
  • Notizen als Reiner Text, HTML oder Markdown
  • Anhänge

Darüber hinaus können Sie Aufgaben auch kommentieren und favorisieren. Sobald eine Aufgabe fällig ist, erscheint ein Hinweis rechts unten im To Do Fenster. Zusätzlich ist es, wie auch bei Base, möglich, sich allgemein, über Erinnerungen, Erwähnungen, Aktivitäten und Kommentare per E-Mail oder Popup auf einem/mehreren Gerät/en benachrichtigen zu lassen. Um dies festzulegen, klicken Sie auf Ihren Avatar rechts oben im Fenster > Einstellungen > Benachrichtigungen.

Um Aufgaben als „Erledigt“ zu markieren, klicken Sie auf das Kreissymbol links vom Namen. Die Aufgabe wird in die Erledigt-Liste verschoben, von wo Sie sie durch einen erneuten Klick auf dasselbe Symbol wieder zurück in die ursprüngliche Liste befördern können. Wenn Sie eine Aufgabe archivieren oder endgültig löschen möchten, klicken Sie auf die Aufgabe und öffnen das Drei-Punkte-Menü oben rechts.

Zenkit To Do – Website

Hypernotes

Das jüngste Produkt der Zenkit Suite ist Hypernotes. Auch diese App kann weit mehr als die herkömmlichen Notiz-Apps, in denen Sie vielleicht bisher Ihre Ideen festgehalten haben. Vielmehr dient diese Plattform sowohl Einzelpersonen als auch Teams dem Wissensmanagement. Das bedeutet, dass die Informationen nicht nur einfach notiert, sondern auch miteinander verknüpft werden können. Martin Welker, CEO von Zenkit, beschreibt es so:

Die Erweiterung der Zenkit-Suite um Hypernotes zielt darauf ab, das Bedürfnis zu erfüllen, das Wissen aller Mitglieder des Unternehmens effektiv in einer wertvollen, gemeinsamen Ressource zu bündeln. Hypernotes hilft den Mitarbeitern, ihre Ideen, Recherchen und ihr Wissen intuitiv zu dokumentieren und zu organisieren, Verbindungen zu verwandten Konzepten herzustellen und ermöglicht es Teams letztendlich, ihre Ziele schneller und konsequenter zu erreichen.

Quelle: ZENKIT Pressemitteilung

Wie auch bei den beiden zuvor beschriebenen Produkten bleibt Zenkit seinem System treu. So ist Hypernotes genauso intuitiv bedienbar und Sie können jedes Ihrer Bücher ebenfalls über die Zenkit Suite in eines oder mehrere andere Zenkit Produkte integrieren.

Zenkit - Hypernotes
Zenkit Hypernotes (Screenshot: eb)

Notizbücher erstellen

Wenn Sie die App öffnen und sich angemeldet haben, sehen Sie zunächst ein leeres Notiz- sowie ein Tutorial-Buch, welches Sie, wenn Sie es nicht mehr benötigen, natürlich löschen können. Um ein neues Notizbuch anzulegen, klicken Sie in der Kopfleiste auf Neues Notizbuch. Nachdem Sie ihm einen Namen gegeben und eventuell Mitglieder hinzugefügt haben, erscheint es ebenfalls im Übersichtsfenster.

Sobald Sie auf ein Buch klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Seiten erstellen. Vielleicht möchten Sie jedoch zunächst Ihr Buch anpassen. Dazu klicken Sie in diesem Fenster auf das Buch in der linken Seitenleiste und haben die Möglichkeit, folgende Einstellungen vorzunehmen:

  • Name des Buches, Autor und Untertitel
  • Icon
  • eigenes Hintergrundbild, Icon- und Hintergrundfarbe
  • Titel- und Titelhintergrundfarbe
  • Öffentlich machen
  • De-/Aktivierung von täglichen Notizen (Tagebuch), Aufgaben, Graph (werden dann in der linken Seitenleiste angezeigt)
  • Nummerierung de-/aktivieren
  • Notizbuch duplizieren oder löschen

Des Weiteren verwalten Sie hier auch die Zugriffe und Aktivitäten sowie die Verbindung mit anderen Zenkit Produkten.

Zenkit - Hypernotes Eingabe
Zenkit Hypernotes: Inhalt erstellen (Screenshot: eb)

Seiten bearbeiten

Wenn Sie oben in der Kopfleiste auf Seite hinzufügen geklickt haben, erscheint eine neue Seite. Auf diese Weise können Sie beliebig viele Seiten erstellen. Auf jeder Seite sehen Sie oben den Titel des Notizbuches, in dem Sie die Seite angelegt haben. Darunter geben Sie Ihrer Seite einen Namen.

Anschließend können Sie in der darunter befindlichen Zeile direkt mit der Eingabe Ihrer ersten Notizen beginnen. Vor jeder neuen Zeile (= Block) erscheint zunächst ein Punkt (•). Mittels der „Tabulator-Taste“ rücken Sie die Zeilen ein, um Unterpunkte zu erstellen und mittels „Shift+Tabulator“ setzen Sie sie wieder zurück. Jedoch ist das Erstellen einer einfachen Liste nicht alles.

Über den Info-Button in der Kopfleiste erreichen Sie die Optionen zur Bearbeitung Ihrer Notizen. Einerseits können Sie Ihre Texte z. B. mit Überschriften versehen, Links, Bilder und Codes einfügen sowie auf andere Blöcke verlinken oder Referenzen zu anderen Seiten erstellen. Andererseits ermöglichen es Ihnen die Schaltflächen für Task und Kommentar direkt eine Aufgabe hinzufügen oder die Seite zu kommentieren. Die Zahl neben den Schaltflächen zeigt Ihnen, wie viele Aufgaben bzw. Kommentare dieser Seite zugeordnet sind.

Nachdem Sie auf die Seiten-Übersicht Ihres Buches zurückgekehrt sind, sehen Sie unterhalb jeder Seite farblich hervorgehoben, ob und wie viele Kommentare (blau), offene Aufgaben (grün) oder neue Benachrichtigungen (rot) es gibt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, über das Menü in der linken Seitenleiste Ihre Aufgaben anzusehen oder die Seiten Ihres Buchs als Tabelle oder Graph anzuzeigen. Einerseits ergeben sich die Verbindungen zwischen einzelnen Notizen aus den von Ihnen festgelegten Referenzen, a,ndererseits können Sie innerhalb des Graphs auch neue Verbindungen erstellen bzw. nicht sinnvolle entfernen.

Zenkit - Hypernotes Graph
Zenkit Hypernotes: Graph (Screenshot: Zenkit/eb)

Wenn Sie ein oder mehrere Notizbücher gefüllt haben, erscheint im „Buch-Fenster“ unter jedem Buch die Anzahl der vorhandenen Seiten, wann die letzte Aktivität stattfand sowie die Anzahl der offenen Aufgaben. Als kleines Gimmick können Sie das Buch aufklappen und dessen Inhaltsverzeichnis sehen, indem Sie das Cover mit dem Cursor nach links ziehen.

Anwendungsbereiche und Vorteile

Obwohl bei Hypernotes das Wissensmanagement innerhalb von Unternehmen im Vordergrund steht, leistet die App auch gute Dienste bei Rechercheprojekten, Produktdokumentationen und anderem mehr. In der Presserklärung vom 11. März 2021 fasst Zenkit die Vorteile so zusammen:

Bi-direktionale Verlinkung zwischen verwandten Notizen , Gliederung von großen Themen in kleinere Unterthemen, automatische Vorschläge zur Verknüpfung verwandter, aber noch nicht verbundener Notizen , Einbettung von Textblöcken zur Reduzierung von doppeltem Inhalt, Wissensgraphen zum besseren Auffinden, Mobile Apps auf allen Plattformen und Offline-Zugriff [sowie] umfassende Zusammenarbeit auf Aufgaben-, Notiz- und Notizbuch-Ebene.

Quelle: ZENKIT

Jedoch können davon nicht nur Teams und Unternehmen, sondern auch Einzel-/Privatpersonen profitieren. So eignet sich Hypernotes nicht nur als Zettelkasten, sondern u. a. auch zum Schreiben von Tage- und anderen Büchern.

Hypernotes – Website

Zenkit – Teil 3 und 4