Zenkit Suite | 6 Produktivitäts-Apps – eine Plattform

Auf der deutsche Plattform Zenkit mit Base, To Do, Zenchat, Hypernotes, Projects und Zenforms lässt sich besser arbeiten als z. B. mit Trello – warum?

Ellena

Zenkit Suite – Teil 3: Zenchat, Zen Projects, Zenforms

Zenkit Suite
Inhalt

Zenchat

Insbesondere für Unternehmen und Mitglieder von Teams bietet Zenchat eine sinnvolle Ergänzung. Einerseits hat der „interne“ Messenger den Vorteil, dass sich die Mitglieder nicht mehr über die Verwendung mehr oder weniger sicherer Messenger von Drittanbietern einigen müssen.

Andererseits ermöglicht es eine unterbrechungsfreie Zusammenarbeit, da nicht mehr zwischen unterschiedlichen Apps hin und her gewechselt werden muss. Des Weiteren können Sie in jedem Chat Mini-Chats zu bestimmten Einzelaufgaben einrichten. So müssen Sie wichtige Informationen nicht in endlosen Chat-Verläufen suchen, sondern diese sind je nach Thema gebündelt. Nachdem Sie ein Konto in Zenchat angelegt haben, können Sie mit den Mitgliedern Ihres Teams oder Unternehmens schnell und einfach kommunizieren.

In einem Chat fällt es Ihnen mit Zenchat wesentlich leichter, den Überblick zu behalten. Allgemeine Nachrichten und themenbezogene Nachrichten sind klar voneinander abgrenzbar. Für jedes Einzelthema (also etwa Aufgaben) wird die Unterhaltung als Kommentar abgelegt und ist so dauerhaft mit dem Thema verbunden.

Quelle: ZENKIT

Was bereits für die drei zuvor beschriebenen Produkte galt, trifft auch auf Zenchat zu. Da es ebenfalls Teil der Zenkit Suite ist, sind themenbezogene Chats automatisch mit Base und/oder To Do verknüpft.

Zenchat – Website

Zenkit Projects

Am 5. August 2021 hat Zenkit sein Angebot um ein weiteres Produkt erweitert – Projects. Hierbei handelt es sich um eine Projektmanagement-Lösung, die weit mehr kann als viele andere.

Was macht eine ideale Projektmanagement-Lösung aus? Für uns ist es ein Ort, der alle Beteiligten zusammenführt und Raum für das Wesentliche schafft. Ein Ort, der echte Fortschritte möglich macht – egal wieviele Projekte sie gleichzeitig durchführen, egal wie groß die Herausforderungen sind.

Quelle: ZENKIT

Dementsprechend bietet das neue Programm fast unendlich viele Funktionen von klassisch bis hyper-agil:

  • Gantt-Diagramme, Globales Kanban und globaler Kalender
  • Checklisten, To-To Listen, Teil- und wiederkehrende Aufgaben
  • Team Aufgaben, Übersicht über die Verfügbarkeit sowie das Deligieren von Aufgaben (Aufgabenverantwortliche)
  • Reports über alle Projekte hinweg
  • Einfacher Wechsel zwischen unterschiedlichen Ansichten
  • Globale Suchfunktion und erweiterete Filter
  • Favoriten, Shortcuts und farbige Items
  • Richtext-Editor, Drag & Drop sowie Stapelverarbeitung
  • Datenaggregation und Formeln
  • Dateien teilen und Aufgaben per E-Mail zuweisen
  • Benachrichtigungen und Aktivitäten-Tracking
  • Referenzen, Kommentare und Erwähn-Funktion
  • Offline arbeiten, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie ebenfalls die Integration von Zapier

Darüber hinaus gibt es für größere Unternehmen noch zusätzliche Funktionen wie Nutzerrollen, erweiterete Verwaltungsrechte, SCIM-Provisionierung, und Audits. Selbstverständlich lässt sich Projects auch mit der oben beschriebenen Zenkit Suite verbinden.

Zenkit - Projects
Zenkit Projects (Screenshot: Zenkit)

Zenkit Projects – Website

Zenforms

Das Team hinter Zenkit hat seine Suite am 03. März 2022 wiederum um ein sehr nützliches Produkt erweitert – Zenforms. Formulare spielen im Internet, für Kundenbeziehungen und innerhalb von Teams eine nicht zu vernachlässigende Rolle, um in Kontakt zu treten und zu bleiben.

Bisher musste, wie bei anderen Spezialaufgaben auch, überwiegend auf datenschutzrechtlich problematische Produkte von US-Unternehmen zurückgegriffen werden. Das wird sich mit Zenforms ändern. Martin Welker, CEO von Zenkit, sagt dazu:

“Auf der Suche nach einer deutschen und DSGVO-konformen Forms-App, die wir in unsere Zenkit Suite einbinden können, haben wir keine gefunden, die unseren Ansprüchen gerecht wurde. Wir wussten also, dass wir da selber ans Werk müssen, um unseren Kund:innen eine Forms-App zu bieten, die sich wie unsere anderen Produkte so nahtlos in die Zenkit Suite integrieren lässt.”

Quelle: Pressemitteilung von Zenkit

Mit Zenforms lassen sich nicht nur einfache Informationen wie die Name, Adresse und Anliegen abfragen. Sie haben die Möglichkeit, auch wesentlich komplexere Formulare mit Subformularen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Anwendungsbereiche wären beispielsweise

  • Terminvergabe,
  • Buchung von Leistungen,
  • Abstimmungen,
  • Umfragen oder auch
  • ein Quiz
Zenkit - Zenforms erstellen
Zenforms – Formular erstellen (Screenshot: eb)

Neben der Gestaltung mit reinen Texteingabefeldern und Check-Boxen (mit Mehrfachauswahl), erlaubt das Produkt Ihnen auch, Unterschriften oder Zeichnungen in den Formularen zu nutzen sowie das Hochladen von Dateien zu ermöglichen. Darüber hinaus können Sie eine Bestätigungs-E-Mail an diejenigen versenden, die Ihr Formular ausgefüllt haben.

Nachdem Ihr Formular fertiggestellt / veröffentlicht ist, haben Sie zwei Optionen: Entweder Sie hosten es bei Zenkit und teilen es als Link oder Sie betten es auf Ihrer eigenen Seite mittels iframe ein.

Zenkit - Zenforms
Zenforms – Beispielformular (Screenshot: eb)

Wie schon bei den bisherigen Produkten von Zenkit erfolgt die Bearbeitung und Auswertung in einem übersichtlichen Fenster. Da sich Zenforms problemlos mit Zenkit Base oder Zenkit Projects verknüpfen lässt, ist auch eine Integration in ein Kanban-Board sowie eine Verbindung mit vorhandenen Daten möglich.

Zenkit - Zenforms Ergebnisse
Zenforms – Ergebisse (Quelle der Abbildung: Zenkit)

Wenn Sie Ihre Formulare im Team nutzen, entscheiden die Team-Mitglieder, ob sie sich einloggen wollen, um es auszufüllen oder ob sie anynom antworten möchten. Weitere Vorteile sind, dass Sie auch offline damit arbeiten können und vor allem, das Zenforms DSGVO-konform ist. Das bedeutet, das die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert und nach den Vorgaben der DSGVO verarbeitet werden.

Bei den ersten Tests mit dem neuen Produkt habe ich einen sehr positiven Eindruck gewonnen und denke, es wird sich auch in Praxis bewähren. Zenforms ist in der Basis-Version kostenlos.

Zenforms – Website

Zenkit – Teil 4