Zenkit Suite

Zenkit Suite | 5 Produktivitäts-Apps – eine Plattform

Was macht die deutsche Projektmanagement- und Kollaborationsplattform von Zenkit besser als z. B. Trello? Wie funktionieren Base, To Do, Hypernotes und Zenchat?

Inhaltsverzeichnis

Zenkit – ein deutsches Startup

Ziel der 2003 in Karlsruhe gegründeten Axonic Informationssysteme GmbH war und ist es, zukunftsorientierte Software-Lösungen zu entwickeln, die vor allem leicht in die täglichen Arbeitsroutinen integrierbar sind. 2014 begann das inzwischen 15-köpfige Team mit der Entwicklung von Zenkit, einer Projektmanagement-Plattform. Mit Hilfe modernster Technologien sollte ein flexibles System entstehen, das seine Stärken sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich zeigen kann.

Ein leicht zu bedienendes, nutzerfreundliches und ansprechendes System muss die Lösung sein. Eines, dem wir gerne unser Wissen anvertrauen. Eines, das nicht nur Mittel zum Zweck ist, sondern von seinen Nutzern vielmehr als allgegenwärtige Kraft wie Luft, Wasser und Elektrizität wahrgenommen wird.

Quelle: ZENKIT

Im Oktober 2016 war es dann soweit – Zenkit war geboren. Zunächst umfasste die SaaS-Projektmanagement- und Kollaborationsplattform die drei Bereiche Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Zenchat.

SaaS

Software as a Service (Software als Service) ist ein Teil des Cloud Computing. Das bedeutet, dass ein Programm nicht lokal auf dem eigenen Computer installiert ist, sondern vom Server des Anbieters online abgerufen werden kann.
Vorteile: Flexibilität, problemloser Zugriff von mehreren Geräten sowie durch mehrere Nutzer möglich, Aktualität der Software.
Nachteile: Stabile Internetverbindung notwendig, Datenspeicherung auf fremden Servern, keine 100%ige Sicherheit vor Datenverlust durch Serverausfall.

Darüber hinaus ist es möglich, die Plattform entweder direkt oder mittels Zapier, einem Web-Service zur Automatisierung von Aktionen zwischen verschiedenen Apps, mit weiteren Partnern zu verbinden. Um ein zukunftssicheres Gesamtkonzept zu schaffen, ging die Entwicklung jedoch weiter. Seit dem 11. März 2021 gehört auch der Bereich Wissensmanagement zum Angebot.

Die Zenkit Suite

Zwar können die im Folgenden beschriebenen vier Apps auch jeweils einzeln und unabhängig voneinander genutzt werden, aber ihre wahre Stärke zeigt sich gerade im Zusammenspiel mehrerer oder aller Apps.

  • Zenkit Base: Projektmanagement,
  • To Do: Aufgabenverwaltung,
  • Hypernotes: Wissensmanagement sowie
  • Zenchat: Kommunikation

Allen gemeinsam ist der logische Aufbau und die, auf einem einheitlichen „System“ beruhende, Darstellung. So arbeiten Sie immer mit derselben Grundstruktur, die je nach App um spezielle Funktionen / Optionen erweitert ist. Nach einer recht kurzen Einarbeitungszeit ermöglicht dies eine intuitive Bedienung und Dateneingabe, ohne sich in jeder App neu orientieren zu müssen.

Da in der Zenkit Suite alle Apps problemlos miteinander interagieren, können Sie Aufgaben aus To Do oder Notizen aus Hypernotes beispielsweise direkt mit Base verbinden. Wenn Sie anschließend an einem in Base angelegten Projekt arbeiten, können Sie dort auch die zugehörigen Aufgaben verwalten und/oder auf Ihre Wissensdatenbank zugreifen, ohne die App verlassen zu müssen.

Somit verlieren Sie beim Organisieren und Bearbeiten selbst von großen Projekten im Team nie die Übersicht. Außerdem erspart es Ihnen das Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Programmen. Einerseits geht das bei der Verwendung von Apps unterschiedlicher Anbieter für jeden Einzelbereich zu Lasten der Übersichtlichkeit. Andererseits stört der ständige Wechsel auch den kontinuierlichen Arbeitsablauf.

Der Einstieg

Unabhängig davon, ob Sie nur eine, mehrere oder alle Apps nutzen wollen, starten Sie am Besten auf der Seite der Zenkit Suite. Dort oder unter dem Menüpunkt Produkte wählen Sie eines der Angebote aus und klicken auf Kostenlos testen bzw. Registrieren. Anschließend geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie ein von Ihnen frei gewähltes, sicheres Passwort ein. Alternativ können Sie sich auch mit Apple, Google, Microsoft, Facebook oder Trello registrieren.

Sobald Sie auf „Kostenlos registrieren“ geklickt haben, ist Ihr Nutzerkonto erstellt. Um Ihr gewähltes Produkt in Zukunft über die Homepage zu nutzen, rufen Sie

  1. die Website im Browser auf,
  2. klicken auf Login,
  3. Ihr Produkt und
  4. geben Ihre Anmeldedaten ein.

Anschließend öffnet sich Ihr Arbeitsbereich. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Möglichkeit, die entsprechende App auf Ihr/e Gerät/e herunterzuladen. Im Unterschied zur Nutzung über die Homepage, müssen Sie sich in den lokalen Apps nur einmal anmelden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Daten in Ihrem Arbeitsbereich im Browser oder in einer App eingeben oder welches Gerät Sie dafür nutzen. Alles wird automatisch synchronisiert.

Um ein weiteres Produkt hinzufügen, melden Sie sich wieder auf der Website an, klicken auf das neue Produkt und anschließend auf Installieren.

Zenkit Base

Meine Vorstellung der einzelnen Apps beginne ich mit Zenkit Base, sozusagen dem Herz der Projektmanagement- und Kollaborationsplattform.

Zenkit Base verbindet Projektmanagement mit der Flexibilität einer kompletten Digitalisierungsplattform. Digitalisieren Sie Ihr Team und Ihr gesamtes Unternehmen – ganzheitlich.

Quelle: ZENKIT

Nachdem Sie Base geöffnet haben, sehen Sie zunächst Ihren Workspace (= Arbeitsbereich), auf dem Sie Ihre Collections anlegen können. Nach einem Klick auf Ihren Avatar rechts oben und dann auf Einstellungen, können Sie Ihren Workspace anpassen:

  • Allgemein: Ton an/aus; Anordnung der Workspaces zurücksetzen;
  • Abonnement: Übersicht über Ihren Produktplan und die Nutzung Ihres Kontos;
  • Hintergrund: Nachtmodus und/oder Transparenz ein/aus; Hintergrundfarbe oder -bild auswählen;
  • Benachrichtigungen: Welche Benachrichtigungen Sie wie und wo erhalten möchten;
  • Offline: Autosynchronisation – Ihre geöffneten Collections auf das jeweilige Gerät herunterladen bzw. heruntergeladene Collections löschen.
  • Add-ons: Anzeigen zuletzt hinzugefügter Collections; Kombinieren von Kalendern; Favoriten in einer übergreifenden Ansicht anzeigen; Team (Ansicht aller Ihnen bzw. Ihren Team-Mitgliedern zugewiesenen Elemente).

Collections erstellen

Um eine neue Collection (= Sammlung) anzulegen, klicken Sie in Ihrem Workspace auf das leere Icon mit dem Plus-Zeichen. Anschließend wählen Sie, ob Sie eine neue, leere Collection erstellen, eine aus einer anderen Quelle importieren oder eine aus dem Vorlagen-Archiv von Zenkit verwenden möchten.

COLLECTION

Eine Collection ist eine Liste von Items (= Elementen), z.B. eine Aufgabenliste, ein Projekt, eine Kundenliste, usw. Items in einer Collection haben dieselben Eigenschaften und können Aufgaben, Kunden, Dokumente, andere Objekte … sein.

Wenn Sie sich für eine neue eigene Collection entscheiden, geben Sie ihr einen Namen und fügen gegebenenfalls Mitglieder hinzu, die ebenfalls daran mitarbeiten oder darüber informiert werden sollen. Außerdem können Sie sie abonnieren, um jederzeit Aktivitäten und Kommentare zu verfolgen.

Nachdem Sie auf Erstellen geklickt haben, öffnet sich der Arbeitsbereich dieser Collection. Standardmäßig sehen Sie drei Spalten: Zu bearbeiten – In Bearbeitung – Erledigt. Rechts daneben können Sie beliebig viele Spalten hinzufügen. Oberhalb der Spalten finden Sie links Infos zu Ihrer Collection:

  • Name der Collection
  • Abonnement
  • Teilen
  • Anzahl der darin vorhandenen Elemente

Nach einem Klick auf den Namen erscheint ein Popup mit den Einstellungen für diese Collection. So können Sie den Namen ändern, das Icon für Ihren Workspace gestalten, das Archiv einsehen, die Collection drucken oder herunterladen, Add-ons verwalten und vieles mehr. Falls Sie mehrere Zenkit Produkte nutzen, erreichen Sie hier auch die Zenkit Suite (s. o.), über die Sie die Collection mit einem oder mehreren anderen Produkten verbinden.

Mit einem Klick auf das „Wellen-Symbol“ melden Sie Ihr Abonnement ab- und auch wieder an. Hinter Teilen verbirgt sich die Möglichkeit, Mitglieder hinzuzufügen sowie die Zugriffe auf die Collection zu verwalten.

Zenki Base – Bild 1: Workspace und Collections – Bild 2: Element in einer Spalte hinzufügen

Zenkit Collections
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Zenkit Items
± Zum Vergrößern auf das Bild klicken

Collection mit Inhalt füllen

Zunächst können Sie die Bezeichnung der einzelnen Spalten anpassen, indem Sie auf den Namen klicken. Außerdem bietet das Popup-Fenster u. a. die Möglichkeit festzulegen, ob neue Elemente oben oder unten hinzugefügt werden. Auch löschen Sie hier die jeweilige Spalte.

Zum Anlegen Ihrer ersten Projektplanung starten Sie sinnvollerweise links in der ersten Spalte. Wenn Sie den Cursor über die Spalte bewegen, erscheint am unteren Rand der Spalte das Eingabefeld (Add item …). Dort fügen Sie einen passenden Namen für die Aufgabe/den Arbeitsschritt ein. Anschließend klicken Sie entweder auf Erstellen oder benutzen einfach die Eingabetaste. Ihr erstes Element befindet sich nun oben in der Spalte.

Auf diese Weise fügen Sie weitere Elemente in dieselbe oder auch in eine beliebige andere Spalte ein. Oben neben dem Spalten-Namen sehen Sie, wie viele Elemente sich jeweils in einer Spalte befinden. Einerseits können Sie per Drag&Drop jederzeit einzelne Elemente von einer in eine andere Spalte (und zurück) bewegen. Andererseits ist es so auch möglich, die Reihenfolge der Spalten zu ändern, indem Sie oben in das Namensfeld der Spalte klicken und die Spalte vor / hinter eine andere ziehen.

Elemente bearbeiten

Nachdem Sie auf ein Element geklickt haben, öffnet sich eine Liste, in die Sie die Details zu diesem Element eingeben. Diese Eingabeliste kann entweder als Popup (s. Abbildung 2) oder als rechte Seitenleiste, die Sie auch verbreitern können, angezeigt werden.

Um weitere Einstellungen für ein bestimmtes Element vorzunehmen und z. B. die Art der Listenanzeige zu ändern, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts im Listenfenster.

  • Link teilen
  • Duplizieren
  • in Collection verschieben
  • in Collection kopieren
  • Abonnieren
  • im Sidepanel bzw. als Popup anzeigen
  • Item archivieren

Auch können Sie das Element aus der Collection entfernen, wobei es zunächst nur archiviert wird. Wie bereits unter Collection erstellen erwähnt, haben Sie, nachdem Sie auf den Namen der Collection geklickt haben, Zugriff auf das Archiv. Wenn Sie mit dem Cursor über ein dort abgelegtes Element fahren, erscheinen rechts drei Punkte. In diesem Menü können Sie das Element wieder herstellen oder endgültig löschen.

Anpassung der Eingabeliste

In der Grundeinstellung stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

  • Phase = Bezeichnung der Spalte, in der sich das Element befindet
  • Beschreibung = Textfeld zur Eingabe von Informationen zu diesem Element
  • Fälligkeitsdatum = Kalender + Eingabe-Optionen: Uhrzeit, Enddatum, Dauer und Erinnerung
  • Zugewiesen an = Eingabe eines oder mehrerer Team-Mitglieder, die die Aufgabe erledigen sollen
  • Anhänge = Datei/en vom PC, aus Dropbox, Google Drive bzw. Box oder als Link hinzufügen

Unterhalb dieser Liste befinden sich drei Buttons, über die Sie alle Aktivitäten, die Kommentare sowie Änderungen bzgl. dieses Elements ansehen können. Im darunter angezeigten Feld können Sie selbst Kommentare zu diesem Element schreiben.

Je nach Aufgabe oder Arbeitsschritt werden die Basisfelder nicht ausreichen. Deshalb können Sie die Liste beliebig erweitern und so an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu klicken Sie unterhalb der Basisfelder auf Hinzufügen. Einerseits finden Sie hier die zusätzlichen Felder Checkliste, Wiederholung (Pro-/Business-Version) sowie Erinnerung. Andererseits gelangen Sie durch einen Klick auf Benutzerdefiniertes Feld zu den individuellen Anpassungsmöglichkeiten.

Nachdem Sie dem neuen Feld einen Namen gegeben haben, können Sie es entweder als Textfeld (Reiner Text, HTML, Markdown) speichern oder Sie wählen einen anderen Typ aus. Dazu klicken Sie auf Textfeld, woraufhin sich ein neues Menü öffnet. Dieses bietet Ihnen folgende Optionen an:

  • Zahl als Ganze Zahl, Dezimalformat oder Währung (mit Auswahl der Währungseinheit)
  • Link
  • Labels[1], mit denen Sie ein Element durch einen farbig unterlegten Begriff kategorisieren können
  • Formel = Quadratwurzel, Absoluter Wert, Minimum, Maximum, Exponentialfunktion
  • Mitglieder
  • Dateien
  • Referenzen = Verbindung zu anderen Elementen
  • Subitem = Hierarchiebildung mittels Unterelementen
  • Abhängigkeiten zwischen Elementen
  • Aggregation = Zusammenfassung der Werte verbundener Elemente

[1] Bereits beim Erstellen des Label-Felds legen Sie mehrere Labels an, beispielsweise Dringend / Kunde / Extern oder ähnliches. Anschließend klicken Sie auf den vor dem Begriff angezeigten Punkt und ändern ggfs. die Farbe. Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, ordnen Sie ein Label einem Element zu, indem Sie in der Liste in das Eingabefeld unterhalb des Namens „Label“ und danach auf eines oder mehrere der angezeigten Labels klicken.

Wie schon bei den Elementen beschrieben, ist die Reihenfolge der Felder ebenfalls anpassbar, indem Sie mit dem Cursor das Feld festhalten und es nach oben oder unten verschieben. Außerdem kann jedes Feld auch nachträglich bearbeitet werden. Ein Klick auf den Namen öffnet ein kleines Fenster, in dem Sie den Namen und den Typ ändern, eine Beschreibung hinzufügen, das Feld duplizieren, als Stapel bearbeiten oder es löschen können.

Die fertige Collection

Sobald Sie Ihre Collection mit Inhalt gefüllt haben, zeigen Ihnen die einzelnen Elemente neben dem Namen einige wichtige Informationen wie Labels, Fälligkeit, Erinnerung (Wecker-Symbol), Anhänge (Büroklammer), etc. Die Detail-Informationen sehen Sie wiederum nach dem Klick auf das Element, wo Sie in der Eingabeliste auch entsprechende Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Je nach Art der Phasen befindet sich vor dem Namen jedes Elements ein „Check-Listen“-Feld, dass das Element nach dem Abhaken automatisch in die letzte (Erledigt-) Spalte verschiebt. Nach Entfernen des Hakens bewegt sich das Element wieder zurück in die erste Spalte.

Falls Sie ein Element mit einem Fälligkeitsdatum versehen haben, erscheint zu dem angegebenen Zeitpunkt unten rechts im Fenster der Collection ein entsprechender Hinweis. Sie können die Erinnerung bei der Datumseingabe mit folgenden Optionen auch weiter spezifizieren:

  • Zeit berücksichtigen = bestimmte Uhrzeit
  • Enddatum
  • Dauer = Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Jahre
  • Erinnerung = Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Jahre im Voraus / später

Darstellung der Collection

Ein (meiner Meinung nach) echtes Highlight von Zenkit Base ist der problemlose Wechsel der Darstellung der Collection. Alle oben gemachten Angaben bezogen sich auf die Darstellung auf einem Kanban Board. Dieses eignet sich auch am Besten, wenn es um die Überwachung von Arbeitsprozessen geht. Je nach Art des Projektes oder der Information, die Sie benötigen, ist eine andere Darstellung jedoch u. U. nützlicher.

Nach einem Klick auf Kanban öffnet sich ein Menü, in dem Sie zu folgenden Darstellungen wechseln können:

  • Liste,
  • Tabelle,
  • Kalender,
  • Hierarchie,
  • Mind Map,
  • Gantt (Balkenplan) oder
  • Wiki.

Selbstverständlich können Sie auf demselben Wege auch wieder zu Ihrer Ausgangsansicht zurückkehren, ohne dass sich die ursprüngliche Organisation der Elemente verändert.

Zenkit Base – Bild 3: Kanban-Ansicht – Bild: 4 Darstellung als Tabelle – Bild 5: Kalender-Ansicht – Bild 6: Darstellung als Liste

Zenkit Kanban
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Zenkit Tabelle
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Zenkit Kalender
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Zenkit Liste
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Hinter Phase verbirgt sich ein Menü das es Ihnen erlaubt, die Darstellung dahingehend zu ändern, dass die Elemente nicht nach Arbeitsphasen sortiert sind, sondern nach den Team-Mitgliedern, denen sie zugewiesen wurden. Darüber hinaus werden Ihnen nach dem Klicken auf die beiden Pfeile rechts daneben weitere Arten der Sortierung angeboten, so dass Sie Ihre Collection schnell nach einem anderen Kriterium ordnen und anschließend auch wieder zur Ausgangssortierung zurückkehren können.

Außerdem können Sie über das Menü ganz rechts in der Kopfleiste die horizontale und vertikale Gruppierung der Elemente, die Aggregation sowie die Sortierung und die Größe der einzelnen Elemente anpassen. Letzteres bestimmt, wie viele Informationen bei einem Element, ohne es zu öffnen, angezeigt werden.

To Do von Zenkit

Mit Zenkit To Do verwalten Sie schnell und einfach Einkaufszettel, kurze Telefonnotizen, sammeln neue Ideen, organisieren Veranstaltungen, planen Reisen und anderes mehr. Wenn Sie To Do öffnen, erscheint im rechten Teil des Fensters der Posteingang, wo Sie jede beliebige neue Aufgabe oder Erinnerungsnotiz in das „Add task…“-Feld eingeben können. Außerdem finden Sie in der linken Seitenleiste die folgenden Sortierungslisten:

  • Heute,
  • Woche,
  • Alle,
  • Erledigt sowie
  • Suche

Nachdem Sie eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum versehen haben, ordnet diese sich automatisch zusätzlich in die entsprechende/n Listen ein. Darüber hinaus sehen Sie neben dem Namen der Liste immer, wie viele Aufgaben darin enthalten sind. Über die Suchfunktion haben Sie zudem die Möglichkeit, gezielt nach einer bestimmten Aufgabe zu suchen.

Darüber hinaus können Sie über das Feld + Liste erstellen auch eigene Listen, z. B. eine Einkaufsliste, anlegen oder importieren sowie die Liste per E-Mail versenden oder ausdrucken. Anschließend fügen Sie neue Aufgaben direkt in die passende Liste ein. Außerdem ist es möglich, Aufgaben oder Listen anderen zuzuweisen. Insoweit unterscheidet sich Zenkit To Do nicht all zu sehr von anderen Programmen dieser Art. Womit sich Zenkit aber von anderen abhebt, ist die Möglichkeit, eine oder mehrere Listen über die Zenkit Suite direkt mit einem oder mehreren anderen Zenkit Produkten zu verknüpfen.

  1. Rechtsklick auf eine Ihrer Listen
  2. Einstellungen
  3. Zenkit Suite
  4. z. B. Base
  5. verbinden

Anschließend erscheint diese Liste auch in Ihren Collections (s. Abbildung 1). Einerseits haben Sie so direkten Zugriff auf Ihre Aufgaben und können sie erledigen, löschen oder neue hinzufügen. Andererseits ist es aber auch möglich, einzelne Aufgaben in Ihren Projektplan zu integrieren, ohne ein neues Element anlegen zu müssen.

To Do – Bild 7: Startfenster – Bild 8: Erstellen einer Aufgabe

Zenkit To Do
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Zenkit To Do Aufgaben
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Aufgaben erstellen

Im Wesentlichen entsprechen der Aufbau, die Grundfunktionen und die Nutzungsweise von To Do den bereits unter Base beschriebenen. Um eine Aufgabe mit Details zu versehen, klicken Sie auf die Aufgabe. Im sich daraufhin öffnenden Popup sind folgende Felder vorgegeben:

  • Fälligkeitsdatum
  • Erinnerung
  • Teilaufgaben hinzufügen
  • Notizen als Reiner Text, HTML oder Markdown
  • Anhänge

Darüber hinaus können Sie Aufgaben auch kommentieren und favorisieren. Sobald eine Aufgabe fällig ist, erscheint ein Hinweis rechts unten im To Do Fenster. Zusätzlich ist es, wie auch bei Base, möglich, sich allgemein, über Erinnerungen, Erwähnungen, Aktivitäten und Kommentare per E-Mail oder Popup auf einem/mehreren Gerät/en benachrichtigen zu lassen. Um dies festzulegen, klicken Sie auf Ihren Avatar rechts oben im Fenster > Einstellungen > Benachrichtigungen.

Um Aufgaben als „Erledigt“ zu markieren, klicken Sie auf das Kreissymbol links vom Namen. Die Aufgabe wird in die Erledigt-Liste verschoben, von wo Sie sie durch einen erneuten Klick auf dasselbe Symbol wieder zurück in die ursprüngliche Liste befördern können. Wenn Sie eine Aufgabe archivieren oder endgültig löschen möchten, klicken Sie auf die Aufgabe und öffnen das Drei-Punkte-Menü oben rechts.

Hypernotes

Das jüngste Produkt der Zenkit Suite ist Hypernotes. Auch diese App kann weit mehr als die herkömmlichen Notiz-Apps, in denen Sie vielleicht bisher Ihre Ideen festgehalten haben. Vielmehr dient diese Plattform sowohl Einzelpersonen als auch Teams dem Wissensmanagement. Das bedeutet, dass die Informationen nicht nur einfach notiert, sondern auch miteinander verknüpft werden können. Martin Welker, CEO von Zenkit, beschreibt es so:

Die Erweiterung der Zenkit-Suite um Hypernotes zielt darauf ab, das Bedürfnis zu erfüllen, das Wissen aller Mitglieder des Unternehmens effektiv in einer wertvollen, gemeinsamen Ressource zu bündeln. Hypernotes hilft den Mitarbeitern, ihre Ideen, Recherchen und ihr Wissen intuitiv zu dokumentieren und zu organisieren, Verbindungen zu verwandten Konzepten herzustellen und ermöglicht es Teams letztendlich, ihre Ziele schneller und konsequenter zu erreichen.

Quelle: ZENKIT Pressemitteilung

Wie auch bei den beiden zuvor beschriebenen Produkten bleibt Zenkit seinem System treu. So ist Hypernotes genauso intuitiv bedienbar und Sie können jedes Ihrer Bücher ebenfalls über die Zenkit Suite in eines oder mehrere andere Zenkit Produkte integrieren.

Notizbücher erstellen

Wenn Sie die App öffnen und sich angemeldet haben, sehen Sie zunächst ein leeres Notiz- sowie ein Tutorial-Buch, welches Sie, wenn Sie es nicht mehr benötigen, natürlich löschen können. Um ein neues Notizbuch anzulegen, klicken Sie in der Kopfleiste auf Neues Notizbuch. Nachdem Sie ihm einen Namen gegeben und eventuell Mitglieder hinzugefügt haben, erscheint es ebenfalls im Übersichtsfenster.

Sobald Sie auf ein Buch klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Seiten erstellen. Vielleicht möchten Sie jedoch zunächst Ihr Buch anpassen. Dazu klicken Sie in diesem Fenster auf das Buch in der linken Seitenleiste und haben die Möglichkeit, folgende Einstellungen vorzunehmen:

  • Name des Buches, Autor und Untertitel
  • Icon
  • eigenes Hintergrundbild, Icon- und Hintergrundfarbe
  • Titel- und Titelhintergrundfarbe
  • Öffentlich machen
  • De-/Aktivierung von täglichen Notizen (Tagebuch), Aufgaben, Graph (werden dann in der linken Seitenleiste angezeigt)
  • Nummerierung de-/aktivieren
  • Notizbuch duplizieren oder löschen

Des Weiteren verwalten Sie hier auch die Zugriffe und Aktivitäten sowie die Verbindung mit anderen Zenkit Produkten.

Hypernotes – Bild 9: Startfenster – Bild 10: Anlegen von Seiten

Zenkit Hypernotes
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Zenkit Hypernotes Seiten
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Seiten bearbeiten

Wenn Sie oben in der Kopfleiste auf Seite hinzufügen geklickt haben, erscheint eine neue Seite. Auf diese Weise können Sie beliebig viele Seiten erstellen. Auf jeder Seite sehen Sie oben den Titel des Notizbuches, in dem Sie die Seite angelegt haben. Darunter geben Sie Ihrer Seite einen Namen.

Anschließend können Sie in der darunter befindlichen Zeile direkt mit der Eingabe Ihrer ersten Notizen beginnen. Vor jeder neuen Zeile (= Block) erscheint zunächst ein Punkt (•). Mittels der „Tabulator-Taste“ rücken Sie die Zeilen ein, um Unterpunkte zu erstellen und mittels „Shift+Tabulator“ setzen Sie sie wieder zurück. Jedoch ist das Erstellen einer einfachen Liste nicht alles.

Hypernotes – Bild 11: Erstellen von Notizen

Zenkit Hypernotes Notizen
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Über den Info-Button in der Kopfleiste erreichen Sie die Optionen zur Bearbeitung Ihrer Notizen. Einerseits können Sie Ihre Texte z. B. mit Überschriften versehen, Links, Bilder und Codes einfügen sowie auf andere Blöcke verlinken oder Referenzen zu anderen Seiten erstellen. Andererseits ermöglichen es Ihnen die Schaltflächen für Task und Kommentar direkt eine Aufgabe hinzufügen oder die Seite zu kommentieren. Die Zahl neben den Schaltflächen zeigt Ihnen, wie viele Aufgaben bzw. Kommentare dieser Seite zugeordnet sind.

Nachdem Sie auf die Seiten-Übersicht Ihres Buches zurückgekehrt sind, sehen Sie unterhalb jeder Seite farblich hervorgehoben, ob und wie viele Kommentare (blau), offene Aufgaben (grün) oder neue Benachrichtigungen (rot) es gibt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, über das Menü in der linken Seitenleiste Ihre Aufgaben (s. Abbildung 12) anzusehen oder die Seiten Ihres Buchs als Tabelle oder Graph (s. Abbildung 13) anzuzeigen. Einerseits ergeben sich die Verbindungen zwischen einzelnen Notizen aus den von Ihnen festgelegten Referenzen, a,ndererseits können Sie innerhalb des Graphs auch neue Verbindungen erstellen bzw. nicht sinnvolle entfernen.

Hypernotes – Bild 12: Liste der Aufgaben – Bild 13: Darstellung als Graph

Zenkit Hypernotes Tasks
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Zenkit Hypernotes Graph
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Wenn Sie ein oder mehrere Notizbücher gefüllt haben, erscheint im „Buch-Fenster“ unter jedem Buch die Anzahl der vorhandenen Seiten, wann die letzte Aktivität stattfand sowie die Anzahl der offenen Aufgaben. Als kleines Gimmick können Sie das Buch aufklappen und dessen Inhaltsverzeichnis sehen, indem Sie das Cover mit dem Cursor nach links ziehen.

Anwendungsbereiche und Vorteile

Obwohl bei Hypernotes das Wissensmanagement innerhalb von Unternehmen im Vordergrund steht, leistet die App auch gute Dienste bei Rechercheprojekten, Produktdokumentationen und anderem mehr. In der Presserklärung vom 11. März 2021 fasst Zenkit die Vorteile so zusammen:

Bi-direktionale Verlinkung zwischen verwandten Notizen , Gliederung von großen Themen in kleinere Unterthemen, automatische Vorschläge zur Verknüpfung verwandter, aber noch nicht verbundener Notizen , Einbettung von Textblöcken zur Reduzierung von doppeltem Inhalt, Wissensgraphen zum besseren Auffinden, Mobile Apps auf allen Plattformen und Offline-Zugriff [sowie] umfassende Zusammenarbeit auf Aufgaben-, Notiz- und Notizbuch-Ebene.

Quelle: ZENKIT

Jedoch können davon nicht nur Teams und Unternehmen, sondern auch Einzel-/Privatpersonen profitieren. So eignet sich Hypernotes nicht nur als Zettelkasten, sondern u. a. auch zum Schreiben von Tage- und anderen Büchern.

Zenchat

Insbesondere für Unternehmen und Mitglieder von Teams bietet Zenchat eine sinnvolle Ergänzung. Einerseits hat der „interne“ Messenger den Vorteil, dass sich die Mitglieder nicht mehr über die Verwendung mehr oder weniger sicherer Messenger von Drittanbietern einigen müssen.

Andererseits ermöglicht es eine unterbrechungsfreie Zusammenarbeit, da nicht mehr zwischen unterschiedlichen Apps hin und her gewechselt werden muss. Des Weiteren können Sie in jedem Chat Mini-Chats zu bestimmten Einzelaufgaben einrichten. So müssen Sie wichtige Informationen nicht in endlosen Chat-Verläufen suchen, sondern diese sind je nach Thema gebündelt. Nachdem Sie ein Konto in Zenchat angelegt haben, können Sie mit den Mitgliedern Ihres Teams oder Unternehmens schnell und einfach kommunizieren.

In einem Chat fällt es Ihnen mit Zenchat wesentlich leichter, den Überblick zu behalten. Allgemeine Nachrichten und themenbezogene Nachrichten sind klar voneinander abgrenzbar. Für jedes Einzelthema (also etwa Aufgaben) wird die Unterhaltung als Kommentar abgelegt und ist so dauerhaft mit dem Thema verbunden.

Quelle: ZENKIT

Was bereits für die drei zuvor beschriebenen Produkte galt, trifft auch auf Zenchat zu. Da es ebenfalls Teil der Zenkit Suite ist, sind themenbezogene Chats automatisch mit Base und/oder To Do verknüpft.

Zenkit Projects

Am 5. August 2021 hat Zenkit sein Angebot um ein weiteres Produkt erweitert – Projects. Hierbei handelt es sich um eine Projektmanagement-Lösung, die weit mehr kann als viele andere.

Was macht eine ideale Projektmanagement-Lösung aus? Für uns ist es ein Ort, der alle Beteiligten zusammenführt und Raum für das Wesentliche schafft. Ein Ort, der echte Fortschritte möglich macht – egal wieviele Projekte sie gleichzeitig durchführen, egal wie groß die Herausforderungen sind.

Quelle: ZENKIT

Dementsprechend bietet das neue Programm fast unendlich viele Funktionen von klassisch bis hyper-agil:

  • Gantt-Diagramme, Globales Kanban und globaler Kalender
  • Checklisten, To-To Listen, Teil- und wiederkehrende Aufgaben
  • Team Aufgaben, Übersicht über die Verfügbarkeit sowie das Deligieren von Aufgaben (Aufgabenverantwortliche)
  • Reports über alle Projekte hinweg
  • Einfacher Wechsel zwischen unterschiedlichen Ansichten
  • Globale Suchfunktion und erweiterete Filter
  • Favoriten, Shortcuts und farbige Items
  • Richtext-Editor, Drag & Drop sowie Stapelverarbeitung
  • Datenaggregation und Formeln
  • Dateien teilen und Aufgaben per E-Mail zuweisen
  • Benachrichtigungen und Aktivitäten-Tracking
  • Referenzen, Kommentare und Erwähn-Funktion
  • Offline arbeiten, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie ebenfalls die Integration von Zapier

Darüber hinaus gibt es für größere Unternehmen noch zusätzliche Funktionen wie Nutzerrollen, erweiterete Verwaltungsrechte, SCIM-Provisionierung, und Audits. Selbstverständlich lässt sich Projects auch mit der oben beschriebenen Zenkit Suite verbinden.

Projects – Bild 14: Reports

Zenkit Suite - Projects
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Preise von Zenkit

Grundsätzlich können Sie alle vier Apps von Zenkit sowohl einzeln als auch kostenlos nutzen, was für Einzelpersonen oder Familien normalerweise ausreicht. Abgesehen von einigen fehlenden Spezialfunktion gibt es folgende Einschränkungen bei den einzelnen Apps:

  • Base: Max. 500 Items, 100 Collections und 5 Workspaces – bis zu drei Nutzer – 1 GB Speicherplatz für angehängte Dateien – Max. 3 Verbindungen zur Zenkit Suite
  • To Do: Max. 10.000 Aufgaben, 100 Listen und 20 Ordner – bis zu 8 Nutzer kostenlos – 500 MB Speicherplatz
  • Hypernotes: Max. 2 Notizbücher – bis zu 2 Teilnehmer pro Notizbuch – 600 MB Speicherplatz – Max. 3 Verbindungen zur Zenkit Suite – 4 Wochen Aktivitätsverlauf
  • Zenchat: Bis zu 5 Chat-Gruppen – Max. 5 Teilnehmer pro Chat – 600 MB Speicherplatz – Max. 3 Verbindungen zur Zenkit Suite – 4 Wochen Chatverlauf
  • Projects: Max. 1000 Aufgaben, 3 Projekte und 2 Ordner – bis zu 3 Nutzer – 1 GB Speicherplatz

Vor allem Teams und Unternehmen sollten sich, je nach Größe, für Pro oder Business entscheiden, um die Funktionen, die die Plattformen bieten, auch wirklich ausschöpfen zu können. Momentan (Stand: August 2021) liegen die Preise hierfür bei

  • Base Pro / Business: 9 € / 25 € pro Mitglied und Monat
  • To Do Pro / Business: 5 € / 19 € pro Mitglied und Monat
  • Hypernotes Pro / Business: 8 € / 19 € pro Mitglied und Monat
  • Zenchat Pro / Business: 5 € / 19 € pro Mitglied und Monat
  • Projects Plus / Business: 9 € / 25 € pro Nutzer und Monat

Darüber hinaus bietet Zenkit mit Enterprise spezielle Lösungen für große Unternehmen an. Die Kosten hierfür sowie auch für das Bundle aller vier Produkte können Sie direkt bei Zenkit erfragen.

Zenkit versus Trello

Ist Zenkit nun eine echte Alternative zu Trello oder sogar besser? Wenn Sie Base und Trello öffnen, scheinen sich die beiden Plattformen zu gleichen – aber nur auf den ersten Blick. So legen Sie bei beiden Ihre Projekte oder Aufgaben in Spalten an, können einzelne Elemente verschieben und sie als Tabelle oder Kalender anzeigen lassen. Beide bieten Apps für alle Geräte an und können über den Browser genutzt werden. Aber da hören die Gemeinsamkeiten schon fast auf.

Zunächst wirkt Zenkit im Vergleich zu Trello etwas nüchtern. Aber ob die farbenfrohe Optik und die Add-ons von Trello wirklich zur Optimierung des Arbeitsablaufs beitragen, wage ich zu bezweifeln. So zeigen sich die ersten Unterschiede bereits bei der Bearbeitung der Karten (Elemente). Zwar ist das Bearbeitungsfenster auch bei Zenkit standardmäßig als rechte Seitenleiste angelegt, kann aber auch als Popup-Fenster in der Bildschirmmitte geöffnet werden (s. Abbildung 2), was ich persönlich gerade bei größeren Bildschirmen sehr praktisch finde.

Was mich jedoch bei meinen ersten Schritten mit Zenkit beeindruckt hat, ist der Aufbau des Bearbeitungsfensters. Selbst bei Nutzung vieler Informationsfelder, bleibt die Oberfläche immer übersichtlich und intuitiv bedienbar. Das ist bei Trello, insbesondere bei komplexeren Aufgaben, leider nicht der Fall. Auch hinsichtlich des schnellen Wechselns zwischen unterschiedlichen Ansichten desselben Projekts punktet Zenkit.

Trello – Bild 15: Kanban-Ansicht – Bild 16: Trello-Karten

Zenkit - Trello Kanban
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Zenkit Trello Karten
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Der wahre Trumpf in der Tasche von Zenkit ist jedoch die Zenkit Suite, also die Verknüpfung von Informationen zwischen mehreren Apps. Das verbessert nicht nur die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Arbeitsschritten, sondern erleichtert auch die direkte Kommunikation über einzelne Aufgaben innerhalb von Teams.

Nicht zuletzt steht hinter Zenkit, im Gegensatz zum inzwischen zur australischen Atlassian Gruppe gehörenden Trello, das deutsche Unternehmen Axonic Informationssysteme GmbH. Während die Server von Atlassian weltweit (u. a. auch in den USA) stehen und ein Datentransfer in nicht EU-Länder nicht auszuschließen ist, versichert Zenkit DSGVO-Konformität und die Speicherung der Daten auf EU-basierten Servern. Schon allein das sollte für alle, die den Datenschutz und die EU-DSGVO wirklich ernst nehmen, ein schlagendes Argument sein.

Hinsichtlich der Kosten gibt es zwischen Zenkit Base und Trello keinen all zu großen Unterschied. Beide bieten eine kostenlose Version mit gewissen Einschränkungen im Funktionsumfang an. Während es bei Trello für Teams bis zu 100 Mitgliedern / kleinere Unternehmen nur die Business Class gibt, unterscheidet Zenkit zwischen einer etwas günstigeren Plus-Variante für Teams und einer Business-Variante für noch im Wachstum befindliche Unternehmen. Sowohl bei Trello als auch bei Zenkit berechnen sich die Gesamtkosten jeweils nach der Anzahl der Mitglieder.

Zenkit Suite

Welche Produkte von Zenkit für Sie interessant wären, hängt natürlich maßgeblich davon ab, wofür Sie es verwenden möchten.Insbesondere im beruflichen Bereich bietet sich die Kombination von mehreren Produkten (Zenkit Suite) an, um die volle Flexibilität und den vollen Leistungsumfang der Projektmanagement- und Kollaborationsplattform ausnutzen zu können.

Wenn Sie lediglich Aufgabenlisten mit kurzen Zusatzinformationen und Erinnerungen benötigen, würde To Do vollkommen ausreichen. Falls Sie jedoch an größeren Projekten (mit)arbeiten und sowohl einzelne Arbeitsschritte im Blick behalten als auch problemlos im Team kommunizieren möchten, wäre Base als Ausgangsprodukt unbedingt zu empfehlen.

Zenkit: Fazit

Da dieser Beitrag lediglich einen ersten Einblick in die Möglichkeiten von Zenkit vermitteln kann und sollte, habe ich mich auf die beispielhafte Beschreibung der grundlegenden Funktionen beschränkt. Alles in allem ist Zenkit ein gelungenes Produktivität-Tool, dessen Gesamtkonzept sich durch produktübergreifende Funktionalität, Flexibilität und klare Strukturierung auszeichnet. Die Lernkurve ist relativ flach, da alle Produkte demselben Grundprinzip folgen. Ich benutze es täglich, organisiere die unterschiedlichsten Aufgaben und Projekte damit und möchte es nicht mehr missen.

Natürlich ist nichts absolut perfekt und so arbeitet das Entwickler-Team kontinuierlich an der Optimierung und neuen Funktionen. Echte Nachteile oder Fehler konnte ich bisher jedoch nicht feststellen. Auf jeden Fall straft Zenkit diejenigen Lügen, die behaupten, deutsche Software könnte mit der außereuropäischer Unternehmen oder US-amerikanischer Großkonzerne nicht mithalten. Wie so oft beruht diese Beurteilung wohl weniger auf echter Erfahrung als auf alten Gewohnheiten und Vorurteilen.

Nicht zuletzt aus Datenschutzgründen sollten Sie den Schritt weg von außereuropäischen Programmen einfach einmal wagen. Zenkit wäre da sicher ein guter Einstieg.

Ich bedanke mich bei Peter Oehler, COO Axonic Informationssysteme GmbH, für das Überlassen zusätzlicher Informationen zu Zenkit.

Links zur Website der erwähnten Anbieter:

Keine Affiliate Links. Ich erhalte von diesen Unternehmen keine Provision.

Beitragsbild / To Do: Design-Vorlage Logos Axomic Informationssysteme GmbH / Microsoft Corporation

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