Zenkit Suite | 5 Produktivitäts-Apps – eine Plattform

Zenkit Suite

Was macht die deutsche Projektmanagement- und Kollaborationsplattform von Zenkit besser als z. B. Trello? Wie funktionieren Base, To Do, Hypernotes und Zenchat?

Inhaltsverzeichnis

Zenkit – ein deutsches Startup

Ziel der 2003 in Karlsruhe gegründeten Axonic Informationssysteme GmbH war und ist es, zukunftsorientierte Software-Lösungen zu entwickeln, die vor allem leicht in die täglichen Arbeitsroutinen integrierbar sind. 2014 begann das inzwischen 15-köpfige Team mit der Entwicklung von Zenkit, einer Projektmanagement-Plattform. Mit Hilfe modernster Technologien sollte ein flexibles System entstehen, das seine Stärken sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich zeigen kann.

Ein leicht zu bedienendes, nutzerfreundliches und ansprechendes System muss die Lösung sein. Eines, dem wir gerne unser Wissen anvertrauen. Eines, das nicht nur Mittel zum Zweck ist, sondern von seinen Nutzern vielmehr als allgegenwärtige Kraft wie Luft, Wasser und Elektrizität wahrgenommen wird.

Quelle: ZENKIT

Im Oktober 2016 war es dann soweit – Zenkit war geboren. Zunächst umfasste die SaaS-Projektmanagement- und Kollaborationsplattform die drei Bereiche Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Zenchat.

SaaS

Software as a Service (Software als Service) ist ein Teil des Cloud Computing. Das bedeutet, dass ein Programm nicht lokal auf dem eigenen Computer installiert ist, sondern vom Server des Anbieters online abgerufen werden kann.
Vorteile: Flexibilität, problemloser Zugriff von mehreren Geräten sowie durch mehrere Nutzer möglich, Aktualität der Software.
Nachteile: Stabile Internetverbindung notwendig, Datenspeicherung auf fremden Servern, keine 100%ige Sicherheit vor Datenverlust durch Serverausfall.

Darüber hinaus ist es möglich, die Plattform entweder direkt oder mittels Zapier, einem Web-Service zur Automatisierung von Aktionen zwischen verschiedenen Apps, mit weiteren Partnern zu verbinden. Um ein zukunftssicheres Gesamtkonzept zu schaffen, ging die Entwicklung jedoch weiter. Seit dem 11. März 2021 gehört auch der Bereich Wissensmanagement zum Angebot.

Die Zenkit Suite

Zwar können die im Folgenden beschriebenen vier Apps auch jeweils einzeln und unabhängig voneinander genutzt werden, aber ihre wahre Stärke zeigt sich gerade im Zusammenspiel mehrerer oder aller Apps.

  • Zenkit Base: Projektmanagement,
  • To Do: Aufgabenverwaltung,
  • Hypernotes: Wissensmanagement sowie
  • Zenchat: Kommunikation

Allen gemeinsam ist der logische Aufbau und die, auf einem einheitlichen „System“ beruhende, Darstellung. So arbeiten Sie immer mit derselben Grundstruktur, die je nach App um spezielle Funktionen / Optionen erweitert ist. Nach einer recht kurzen Einarbeitungszeit ermöglicht dies eine intuitive Bedienung und Dateneingabe, ohne sich in jeder App neu orientieren zu müssen.

Da in der Zenkit Suite alle Apps problemlos miteinander interagieren, können Sie Aufgaben aus To Do oder Notizen aus Hypernotes beispielsweise direkt mit Base verbinden. Wenn Sie anschließend an einem in Base angelegten Projekt arbeiten, können Sie dort auch die zugehörigen Aufgaben verwalten und/oder auf Ihre Wissensdatenbank zugreifen, ohne die App verlassen zu müssen.

Somit verlieren Sie beim Organisieren und Bearbeiten selbst von großen Projekten im Team nie die Übersicht. Außerdem erspart es Ihnen das Hin- und Herspringen zwischen unterschiedlichen Programmen. Einerseits geht das bei der Verwendung von Apps unterschiedlicher Anbieter für jeden Einzelbereich zu Lasten der Übersichtlichkeit. Andererseits stört der ständige Wechsel auch den kontinuierlichen Arbeitsablauf.

Der Einstieg

Unabhängig davon, ob Sie nur eine, mehrere oder alle Apps nutzen wollen, starten Sie am Besten auf der Seite der Zenkit Suite. Dort oder unter dem Menüpunkt Produkte wählen Sie eines der Angebote aus und klicken auf Kostenlos testen bzw. Registrieren. Anschließend geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie ein von Ihnen frei gewähltes, sicheres Passwort ein. Alternativ können Sie sich auch mit Apple, Google, Microsoft, Facebook oder Trello registrieren.

Sobald Sie auf „Kostenlos registrieren“ geklickt haben, ist Ihr Nutzerkonto erstellt. Um Ihr gewähltes Produkt in Zukunft über die Homepage zu nutzen, rufen Sie

  1. die Website im Browser auf,
  2. klicken auf Login,
  3. Ihr Produkt und
  4. geben Ihre Anmeldedaten ein.

Anschließend öffnet sich Ihr Arbeitsbereich. Darüber hinaus haben Sie aber auch die Möglichkeit, die entsprechende App auf Ihr/e Gerät/e herunterzuladen. Im Unterschied zur Nutzung über die Homepage, müssen Sie sich in den lokalen Apps nur einmal anmelden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihre Daten in Ihrem Arbeitsbereich im Browser oder in einer App eingeben oder welches Gerät Sie dafür nutzen. Alles wird automatisch synchronisiert.

Um ein weiteres Produkt hinzufügen, melden Sie sich wieder auf der Website an, klicken auf das neue Produkt und anschließend auf Installieren.

Zenkit Base

Meine Vorstellung der einzelnen Apps beginne ich mit Zenkit Base, sozusagen dem Herz der Projektmanagement- und Kollaborationsplattform.

Zenkit Base verbindet Projektmanagement mit der Flexibilität einer kompletten Digitalisierungsplattform. Digitalisieren Sie Ihr Team und Ihr gesamtes Unternehmen – ganzheitlich.

Quelle: ZENKIT

Nachdem Sie Base geöffnet haben, sehen Sie zunächst Ihren Workspace (= Arbeitsbereich), auf dem Sie Ihre Collections anlegen können. Nach einem Klick auf Ihren Avatar rechts oben und dann auf Einstellungen, können Sie Ihren Workspace anpassen:

  • Allgemein: Ton an/aus; Anordnung der Workspaces zurücksetzen;
  • Abonnement: Übersicht über Ihren Produktplan und die Nutzung Ihres Kontos;
  • Hintergrund: Nachtmodus und/oder Transparenz ein/aus; Hintergrundfarbe oder -bild auswählen;
  • Benachrichtigungen: Welche Benachrichtigungen Sie wie und wo erhalten möchten;
  • Offline: Autosynchronisation – Ihre geöffneten Collections auf das jeweilige Gerät herunterladen bzw. heruntergeladene Collections löschen.
  • Add-ons: Anzeigen zuletzt hinzugefügter Collections; Kombinieren von Kalendern; Favoriten in einer übergreifenden Ansicht anzeigen; Team (Ansicht aller Ihnen bzw. Ihren Team-Mitgliedern zugewiesenen Elemente).

Collections erstellen

Um eine neue Collection (= Sammlung) anzulegen, klicken Sie in Ihrem Workspace auf das leere Icon mit dem Plus-Zeichen. Anschließend wählen Sie, ob Sie eine neue, leere Collection erstellen, eine aus einer anderen Quelle importieren oder eine aus dem Vorlagen-Archiv von Zenkit verwenden möchten.

COLLECTION

Eine Collection ist eine Liste von Items (= Elementen), z.B. eine Aufgabenliste, ein Projekt, eine Kundenliste, usw. Items in einer Collection haben dieselben Eigenschaften und können Aufgaben, Kunden, Dokumente, andere Objekte … sein.

Wenn Sie sich für eine neue eigene Collection entscheiden, geben Sie ihr einen Namen und fügen gegebenenfalls Mitglieder hinzu, die ebenfalls daran mitarbeiten oder darüber informiert werden sollen. Außerdem können Sie sie abonnieren, um jederzeit Aktivitäten und Kommentare zu verfolgen.

Nachdem Sie auf Erstellen geklickt haben, öffnet sich der Arbeitsbereich dieser Collection. Standardmäßig sehen Sie drei Spalten: Zu bearbeiten – In Bearbeitung – Erledigt. Rechts daneben können Sie beliebig viele Spalten hinzufügen. Oberhalb der Spalten finden Sie links Infos zu Ihrer Collection:

  • Name der Collection
  • Abonnement
  • Teilen
  • Anzahl der darin vorhandenen Elemente

Nach einem Klick auf den Namen erscheint ein Popup mit den Einstellungen für diese Collection. So können Sie den Namen ändern, das Icon für Ihren Workspace gestalten, das Archiv einsehen, die Collection drucken oder herunterladen, Add-ons verwalten und vieles mehr. Falls Sie mehrere Zenkit Produkte nutzen, erreichen Sie hier auch die Zenkit Suite (s. o.), über die Sie die Collection mit einem oder mehreren anderen Produkten verbinden.

Mit einem Klick auf das „Wellen-Symbol“ melden Sie Ihr Abonnement ab- und auch wieder an. Hinter Teilen verbirgt sich die Möglichkeit, Mitglieder hinzuzufügen sowie die Zugriffe auf die Collection zu verwalten.

Zenkit - Base Collections
Zenkit Collections

Collection mit Inhalt füllen

Zunächst können Sie die Bezeichnung der einzelnen Spalten anpassen, indem Sie auf den Namen klicken. Außerdem bietet das Popup-Fenster u. a. die Möglichkeit festzulegen, ob neue Elemente oben oder unten hinzugefügt werden. Auch löschen Sie hier die jeweilige Spalte.

Zum Anlegen Ihrer ersten Projektplanung starten Sie sinnvollerweise links in der ersten Spalte. Wenn Sie den Cursor über die Spalte bewegen, erscheint am unteren Rand der Spalte das Eingabefeld (Add item …). Dort fügen Sie einen passenden Namen für die Aufgabe/den Arbeitsschritt ein. Anschließend klicken Sie entweder auf Erstellen oder benutzen einfach die Eingabetaste. Ihr erstes Element befindet sich nun oben in der Spalte.

Auf diese Weise fügen Sie weitere Elemente in dieselbe oder auch in eine beliebige andere Spalte ein. Oben neben dem Spalten-Namen sehen Sie, wie viele Elemente sich jeweils in einer Spalte befinden. Einerseits können Sie per Drag&Drop jederzeit einzelne Elemente von einer in eine andere Spalte (und zurück) bewegen. Andererseits ist es so auch möglich, die Reihenfolge der Spalten zu ändern, indem Sie oben in das Namensfeld der Spalte klicken und die Spalte vor / hinter eine andere ziehen.

Elemente bearbeiten

Nachdem Sie auf ein Element geklickt haben, öffnet sich eine Liste, in die Sie die Details zu diesem Element eingeben. Diese Eingabeliste kann entweder als Popup oder als rechte Seitenleiste, die Sie auch verbreitern können, angezeigt werden.

Um weitere Einstellungen für ein bestimmtes Element vorzunehmen und z. B. die Art der Listenanzeige zu ändern, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts im Listenfenster.

  • Link teilen
  • Duplizieren
  • in Collection verschieben
  • in Collection kopieren
  • Abonnieren
  • im Sidepanel bzw. als Popup anzeigen
  • Item archivieren

Auch können Sie das Element aus der Collection entfernen, wobei es zunächst nur archiviert wird. Wie bereits unter Collection erstellen erwähnt, haben Sie, nachdem Sie auf den Namen der Collection geklickt haben, Zugriff auf das Archiv. Wenn Sie mit dem Cursor über ein dort abgelegtes Element fahren, erscheinen rechts drei Punkte. In diesem Menü können Sie das Element wieder herstellen oder endgültig löschen.

Zenkit - Base Collections Eingabe
Zenkit Collections: Item erstellen

Anpassung der Eingabeliste

In der Grundeinstellung stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

  • Phase = Bezeichnung der Spalte, in der sich das Element befindet
  • Beschreibung = Textfeld zur Eingabe von Informationen zu diesem Element
  • Fälligkeitsdatum = Kalender + Eingabe-Optionen: Uhrzeit, Enddatum, Dauer und Erinnerung
  • Zugewiesen an = Eingabe eines oder mehrerer Team-Mitglieder, die die Aufgabe erledigen sollen
  • Anhänge = Datei/en vom PC, aus Dropbox, Google Drive bzw. Box oder als Link hinzufügen

Unterhalb dieser Liste befinden sich drei Buttons, über die Sie alle Aktivitäten, die Kommentare sowie Änderungen bzgl. dieses Elements ansehen können. Im darunter angezeigten Feld können Sie selbst Kommentare zu diesem Element schreiben.

Je nach Aufgabe oder Arbeitsschritt werden die Basisfelder nicht ausreichen. Deshalb können Sie die Liste beliebig erweitern und so an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu klicken Sie unterhalb der Basisfelder auf Hinzufügen. Einerseits finden Sie hier die zusätzlichen Felder Checkliste, Wiederholung (Pro-/Business-Version) sowie Erinnerung. Andererseits gelangen Sie durch einen Klick auf Benutzerdefiniertes Feld zu den individuellen Anpassungsmöglichkeiten.

Nachdem Sie dem neuen Feld einen Namen gegeben haben, können Sie es entweder als Textfeld (Reiner Text, HTML, Markdown) speichern oder Sie wählen einen anderen Typ aus. Dazu klicken Sie auf Textfeld, woraufhin sich ein neues Menü öffnet. Dieses bietet Ihnen folgende Optionen an:

  • Zahl als Ganze Zahl, Dezimalformat oder Währung (mit Auswahl der Währungseinheit)
  • Link
  • Labels[1], mit denen Sie ein Element durch einen farbig unterlegten Begriff kategorisieren können
  • Formel = Quadratwurzel, Absoluter Wert, Minimum, Maximum, Exponentialfunktion
  • Mitglieder
  • Dateien
  • Referenzen = Verbindung zu anderen Elementen
  • Subitem = Hierarchiebildung mittels Unterelementen
  • Abhängigkeiten zwischen Elementen
  • Aggregation = Zusammenfassung der Werte verbundener Elemente

[1] Bereits beim Erstellen des Label-Felds legen Sie mehrere Labels an, beispielsweise Dringend / Kunde / Extern oder ähnliches. Anschließend klicken Sie auf den vor dem Begriff angezeigten Punkt und ändern ggfs. die Farbe. Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, ordnen Sie ein Label einem Element zu, indem Sie in der Liste in das Eingabefeld unterhalb des Namens „Label“ und danach auf eines oder mehrere der angezeigten Labels klicken.

Wie schon bei den Elementen beschrieben, ist die Reihenfolge der Felder ebenfalls anpassbar, indem Sie mit dem Cursor das Feld festhalten und es nach oben oder unten verschieben. Außerdem kann jedes Feld auch nachträglich bearbeitet werden. Ein Klick auf den Namen öffnet ein kleines Fenster, in dem Sie den Namen und den Typ ändern, eine Beschreibung hinzufügen, das Feld duplizieren, als Stapel bearbeiten oder es löschen können.

Die fertige Collection

Sobald Sie Ihre Collection mit Inhalt gefüllt haben, zeigen Ihnen die einzelnen Elemente neben dem Namen einige wichtige Informationen wie Labels, Fälligkeit, Erinnerung (Wecker-Symbol), Anhänge (Büroklammer), etc. Die Detail-Informationen sehen Sie wiederum nach dem Klick auf das Element, wo Sie in der Eingabeliste auch entsprechende Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Je nach Art der Phasen befindet sich vor dem Namen jedes Elements ein „Check-Listen“-Feld, dass das Element nach dem Abhaken automatisch in die letzte (Erledigt-) Spalte verschiebt. Nach Entfernen des Hakens bewegt sich das Element wieder zurück in die erste Spalte.

Falls Sie ein Element mit einem Fälligkeitsdatum versehen haben, erscheint zu dem angegebenen Zeitpunkt unten rechts im Fenster der Collection ein entsprechender Hinweis. Sie können die Erinnerung bei der Datumseingabe mit folgenden Optionen auch weiter spezifizieren:

  • Zeit berücksichtigen = bestimmte Uhrzeit
  • Enddatum
  • Dauer = Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Jahre
  • Erinnerung = Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Jahre im Voraus / später

Darstellung der Collection

Ein (meiner Meinung nach) echtes Highlight von Zenkit Base ist der problemlose Wechsel der Darstellung der Collection. Alle oben gemachten Angaben bezogen sich auf die Darstellung auf einem Kanban Board. Dieses eignet sich auch am Besten, wenn es um die Überwachung von Arbeitsprozessen geht. Je nach Art des Projektes oder der Information, die Sie benötigen, ist eine andere Darstellung jedoch u. U. nützlicher.

Zenkit - Base Kanban
Zenkit Collections: Kanban

Nach einem Klick auf Kanban öffnet sich ein Menü, in dem Sie zu folgenden Darstellungen wechseln können:

  • Liste,
  • Tabelle,
  • Kalender,
  • Hierarchie,
  • Mind Map,
  • Gantt (Balkenplan) oder
  • Wiki.

Selbstverständlich können Sie auf demselben Wege auch wieder zu Ihrer Ausgangsansicht zurückkehren, ohne dass sich die ursprüngliche Organisation der Elemente verändert.

Zenkit - Base Tabelle Liste
Zenkit Collections: Tabelle / Liste

Hinter Phase verbirgt sich ein Menü das es Ihnen erlaubt, die Darstellung dahingehend zu ändern, dass die Elemente nicht nach Arbeitsphasen sortiert sind, sondern nach den Team-Mitgliedern, denen sie zugewiesen wurden. Darüber hinaus werden Ihnen nach dem Klicken auf die beiden Pfeile rechts daneben weitere Arten der Sortierung angeboten, so dass Sie Ihre Collection schnell nach einem anderen Kriterium ordnen und anschließend auch wieder zur Ausgangssortierung zurückkehren können.

Außerdem können Sie über das Menü ganz rechts in der Kopfleiste die horizontale und vertikale Gruppierung der Elemente, die Aggregation sowie die Sortierung und die Größe der einzelnen Elemente anpassen. Letzteres bestimmt, wie viele Informationen bei einem Element, ohne es zu öffnen, angezeigt werden.

Zenkit – Teil 2 und 3

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