WordPress Werkzeuge – Vorlage Datenschutz | Tutorial Teil 3

Tutorial Teil 3 – WordPress Werkzeuge

Wie bereits in Teil 1 und 2 meines WordPress Tutorials geht es im dritten Teil noch einmal um die Basis-Einstellungen des Redaktionssystems. Außerdem erläutere ich die Vor- und Nachteile der mitgelieferten Datenschutz-Vorlage.

Doch zunächst die WordPress Werkzeuge. Diese findest du natürlich wieder in der Seitenleiste der WP-Startseite. Auch hier klappt nach der Berührung des Menüpunkts Werkzeuge ein Untermenü aus:

• Daten importieren
• und exportieren
• Website-Zustand
• Personenbezogene Daten exportieren
• sowie diese löschen

Darüber hinaus können in der Liste noch weitere Tools auftauchen. Denn bei manchen Plug-ins erreichst du die Einstellungen bzw. Bearbeitungsoberfläche ebenfalls unter WordPress Werkzeuge. Mehr dazu im 4. Teil meines Tutorials über Plug-ins.

WordPress Werkzeuge – Daten importieren und exportieren

Eventuell hast du bereits einen Blog bei einem anderen Anbieter und möchtest die Inhalte weiter verwenden. Deshalb erlaubt es WordPress Daten aus anderen Blogsystemen in das Redaktionssystem zu übernehmen. Nachdem du auf Daten Importieren geklickt hast, erscheint eine Liste mit den unterstützten Systemen. Neben dem Namen des Ausgangssystems erfährst du welche Arten von Daten du wie importieren kannst.

Jedoch funktioniert das nicht „out of the box“. Falls du beispielsweise deine Beiträge und Medien aus Tumblr zu WordPress übertragen möchtest, geht das nur über die API von Tumblr.

Der Import

Um nun deine Dateien mittels der WordPress Werkzeuge zu übertragen, benötigst du zusätzlich einen speziell für das Herkunftssystem programmierten Importer. Sobald du unter dem Namen des Blog-Systems auf Details klickst, bietet dir WordPress das entsprechende Plug-in zum Herunterladen an. Leider sind viele dieser Plugins schon längere Zeit nicht mehr aktualisiert worden.

Zwar schließt dieser Umstand die Verwendung eines Plug-ins nicht grundsätzlich aus. Allerdings erfolgte deren letzte Anpassung meistens vor der Umstellung von WordPress Classic auf Gutenberg. Und zunehmend mehr ältere Plugins kommen damit offensichtlich nicht zurecht. Infolgedessen funktionieren die unter WordPress Werkzeuge Import aufgeführten Plug-ins nur noch eingeschränkt oder auch gar nicht mehr. Falls du unbedingt Daten importieren willst, kannst du es damit natürlich trotzdem versuchen.

Ansonsten ist ein sicherer Weg, zumindest die Inhalte der ursprünglichen Website selbst zu kopieren, auf dem PC zu speichern und später auf der neuen Website einzufügen. Die Programmierung der alten Website wird dabei natürlich nicht mit übertragen. Sofern es sich nicht ebenfalls um eine WordPress-Website handelte, würde ein Import der ursprünglichen Programmierung sowieso nicht viel nützen.

WordPress-Dateien exportieren

Im Gegensatz dazu ist der Export von WordPress relativ einfach, aber auch hier hapert es hinterher wieder beim Import mittels der WordPress Werkzeuge. Je nach Hosting und Größe der Datei(en) klappt es mit dem Import auch hier nicht. Unter WordPress Werkzeuge öffnest du Daten exportieren. Anschließend markierst du in dem neuen Fenster die Dateien, die du herunterladen möchtest.

Wobei alle Inhalte im Prinzip deine gesamte Website umfasst. Dazu gehören dann auch Kommentare, Kategorien, Schlagwörter, Navigationsmenüs, Benutzerdefinierte Felder sowie individuelle Inhaltstypen. Darüber hinaus kannst du noch weitere Theme-spezifische Dateien exportieren.

Nachdem du auf Herunterladen geklickt hast, erstellt WordPress eine .xml-Datei. Diese speicherst du dann auf deinem Computer. Von dort kannst du sie jederzeit wieder zu einer anderen WP-Website hochladen. Dafür verwendest du dann die Import-Funktion (s. o.).

Alternativen: Plug-ins

Falls du nicht die unter WordPress Werkzeuge angebotene Methode verwenden möchtest, gäbe es noch zwei Alternativen. Einerseits helfen dabei zahlreiche WordPress Plug-ins. Wobei du bei manchen manuell das Exportieren der Daten anstoßen musst. Andere erstellen automatisch in regelmäßigen Abständen ein Backup deiner Daten.

Abhängig von der Arbeitsweise des Plug-ins legst du dann fest, wie häufig und wo die Dateien gespeichert werden sollen. Manchmal hast du die Wahl zwischen deinem Computer oder einigen Cloud-Services. Bei anderen wird das Backup aber nur in der Cloud des Plug-in-Anbieters gespeichert. Das sowie das Speichern in einer US-Cloud wie Google Drive kann zu Problemen mit der DSGVO führen, da das Backup auch personenbezogene Daten enthalten kann, die dann auf Servern außerhalb der EU landen.

Bei Bedarf importierst du deine Dateien wieder oder lädst sie in eine andere WordPress-Installation hoch.

… oder FTP-Zugang

Andererseits kannst du deine Dateien auch manuell herunter- und hochladen. Dazu benötigst du jedoch einen FTP Zugang. Dieses Daten-Übertragungsverfahren ermöglicht es, Dateien zwischen deinem Rechner und dem Server auszutauschen. Zunächst musst du einen FTP-Client wie FileZilla von FileZilla Project oder Cyberduck von iterate aus der Schweiz herunterladen. Beide sind kostenlos.

Obwohl ich selbst Cyberduck bevorzuge, schwören viele eher auf FileZilla. Die Installation von letzterem wird jedoch u. U. auf Macs mit dem neusten Betriebssystem aus Sicherheitsgründen blockiert. Am besten selbst ausprobieren.

Anschließend besorgst du dir von deinem Hosting-Anbieter die Zugangsdaten zu deiner Datenbank, öffnest das Programm und meldest dich mit diesen Login-Daten an. Danach kannst du auf alle deine Dateien zugreifen, sie herunter- sowie neue hochladen.

Unabhängig davon, für welche Methode du dich entscheidest, wichtig ist auch hier, dass du das jeweilige Datei-Format beibehältst (s. o.).

Da du sozusagen direkt „auf dem Server arbeitest“, solltest du dir genau merken, was du getan hast. Falls etwas schief geht, kannst du dann zumindest den Ausgangszustand wieder herstellen. Infolgedessen sorge immer für ein Backup der Original-Dateien, bevor du Änderungen vornimmst. Auch wenn du etwas innerhalb einer Datei ändern möchtest, erstelle zuerst eine Kopie, die du auf deinem Computer speicherst und lasse alle diese Backup-Dateien unberührt, bis du sicher bist, alles (wieder) nach Wunsch funktioniert.

Serverseitiges Backup

Der Vollständigkeit halber soll hier noch das von den WordPress Werkzeugen unabhängige Erstellen von Backups direkt auf dem Server erwähnt werden. Je nach Hosting-Anbieter hast du (normalerweise gegen Aufpreis) die Möglichkeit, einmal pro Tag, jede Stunde oder nach jeder Änderung in einer Datei ein automatisches Backup aller Dateien erstellen zu lassen. Im Notfall kannst du so deine Website auf eine vorherige Version zurücksetzen oder ein Backup auch herunterladen.

Natürlich ist es nicht sinnvoll, wenn diese Backups auf demselben Server gespeichert sind, auf dem auch deine Website liegt. Falls dieser ausfällt, wäre auch Ihr Backup verschwunden. Entweder dein Server-Betreiber bietet die Speicherung auf einem anderen firmeneigenen Server an oder, was der Normalfall wäre, er nutzt hierfür einen anderen Anbieter wie z. B. Hetzner oder AWS (Amazon Web Services).

Zustand der Website

Unter WordPress Werkzeuge findest du seit dem Update vom Mai 2019 einen neuen Menüpunkt – Website-Zustand. Hierbei handelt es sich um eine reine, aber sehr nützliche Informations-Seite. Einerseits bewertet WordPress den Gesamtzustand deiner Webseite in Form einer Prozentangabe. Anderseits erfährst du auch, wie du die Sicherheit und/oder Performance verbessern könntest bzw. ob und welche Probleme aufgetreten sind.

Außerdem siehst du in der Liste Bestandene Tests, was du alles richtig gemacht hast. Wenn du auf Bericht klickst, erscheinen alle Details zu deiner Website. Diesen Bericht kannst du auch kopieren. Anschließend fügst du ihn z. B. in den Text-Editor auf deinem Computer ein und speicherst ihn.

Vorlage für deine Datenschutzerklärung

Da du deine Website vermutlich im Geltungsbereich des EU-Datenschutz-Grundverordnung betreibst und sie innerhalb der EU aufrufbar ist, musst du die Regelungen der DSGVO beachten. Übrigens gilt das auch für alle Websites außerhalb der EU, denn das Internet kennt keine Grenzen. Grundsätzlich haben Besucher aus der EU auch auf internationalen Webseiten dieselben Rechtsansprüche wie innerhalb der EU.

Obwohl WordPress eine US-amerikanische Organisation ist, ist es sich zumindest ansatzweise seiner Verantwortung bewusst. So findest du unter WordPress Werkzeuge > Einstellungen > Datenschutz entsprechende Hinweise. Außerdem ist unter Seiten bereits ein Entwurf für deine Datenschutzerklärung von WordPress eingerichtet.

Zwar wurden dort viele relevante Punkte berücksichtigt und zum Teil sind auch schon Mustertexte eingefügt, die du nur noch mit deinen persönlichen Angaben vervollständigen müsstest. Aber natürlich kennt WordPress nicht alle datenschutzrelevanten Inhalte deiner Website und die Gesetzeslage ändert sich fortwährend bzw. viele Bestimmungen wurden verschärft. Deshalb muss die Vorlage in den meisten Fällen nicht nur einfach ergänzt, sondern am Besten gleich neue geschrieben werden.

Auf jeden Fall empfehle ich, sich zusätzlich sachkundigen Rat zu holen. Am besten wendest du dich an einen Anwalt für IT-Recht oder einen Website-Entwickler, der sich mit der DSGVO und den anderen relevanten Gesetzen auskennt. Alternativ kannst du das Angebot eines deutschen Rechtsberatungs-Portals nutzen. So bietet dir zum Beispiel die Website eRecht 24 an, kostenlos eine auf dich zugeschnittene Muster-Datenschutzerklärung zu erstellen. Deren Vollständigkeit hängt natürlich davon ab, wie korrekt deine Vorgaben hinsichtlich der tatsächlichen Datenerfassung auf deiner Website sind.

› eRecht24 Muster-Datenschutzerklärung

WordPress Werkzeuge – Personenbezogene Daten

Wie bereits in Teil 2 meines Tutorials beschrieben, sammelst du auf deiner Website u. U. personenbezogene Daten von Benutzern und/oder Kommentatoren. Gemäß DSGVO hat jeder, der auf deiner Website seine Daten hinterlässt, das Recht diese einzusehen, ändern und/oder löschen zu lassen. Um dieses Verfahren zu vereinfachen, gibt es zwei WordPress Werkzeuge.

Einerseits Personenbezogene Daten exportieren, andererseits Personenbezogene Daten löschen. Nachdem du von einem Benutzer eine entsprechende Anfrage erhalten hast, gehst du wie folgt vor:

1. E-Mail-Adresse des Anfragenden in das obere Feld eingeben
2. Anfrage senden = der Nutzer erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link
3. er/sie bestätigt über diesen Link die Anfrage
4. WordPress erzeugt eine Liste mit den Daten des Nutzers = in Ihrer Übersicht erscheint der Nutzername sowie der Status
5. Auf Daten per E-Mail senden klicken = der Nutzer erhält eine E-Mail mit dem Download-Link

Anschließend kann der Betreffende eine .zip-Datei herunterladen. Nachdem er sie entpackt hat, liegen ihm alle Daten als einfache .html-Datei vor.

Falls die Daten gelöscht werden sollen, funktioniert das nach dem gleichen Prinzip. Nur dass du in diesem Fall auf Daten löschen klickst.

Jedoch haben WordPress Werkzeuge diesbezüglich eine Einschränkung. Wenn es sich um einen Kommentator handelt, sind hinterher zwar seine personenbezogenen Daten verschwunden, i. d. R. aber nicht seine Kommentare. Deshalb müsstest du diese dann manuell aus deiner Kommentarliste löschen.

PDF: WP Tutorial Teil 3 mit zahlreichen Abbildungen

WEITERE WORDPRESS-TUTORIALS

• WP Login und Einstellungen
• Benutzer & Kommentatoren
• Plugins installieren
• Themes & Templates
• Design, Widgets, Menüs
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